Středem pozornosti je při implementaci nového informačního systému vlastní realizační fáze obsahující zavádění a nastavování aplikace, ostatní fáze jsou mnohdy podceňovány a zjednodušovány. Pokud má firma definovat, co od budoucího nástroje bude požadovat, sklouzne často pouze k obecným formulacím typu „potřebujeme účetnictví, jsme standardní firma“. Tento přístup ovšem vede pouze k tomu, že při následné fázi výběru pomyslným sítem projde široký pelmel systémů a aplikací, které poskytují velký rozsah funkcionality. Z toho se pak odvíjí i cena těchto systémů a fáze výběru je pak záležitostí několika kol, řady týdnů či měsíců. Následně i po ukončení výběru zůstane v mnohých manažerech či klíčových zaměstnancích špatný pocit, zda opravdu zvolený systém je správnou volbou.

Úvodní fáze celého procesu je jednou z nejdůležitějších, na jejím zvládnutí závisí finální volba produktu. Managementu firmy dává tato fáze prostor k uspořádání svých představ a očekávání, co má informační systém pro potřeby společnosti plnit. Jak lze tedy tuto fázi absolvovat z pohledu firmy úspěšně?

Důležitým prvním krokem je stanovení odpovědné osoby za tvorbu zadání (vedoucího projektu) a definice pracovního týmu. Vedoucí projektu nemusí být nutně osoba z managementu firmy, pro správný průběh je ovšem nutné vytvořit „komunikační kanál na management“. Složení pracovního týmu bude záviset na celkovém rozsahu procesů a činností, které bude budoucí systém pokrývat. Pro každou oblast/proces společnost definuje klíčového zaměstnance (garanta), který je pak odpovědný za definování požadavků a který dle potřeby zajistí komunikaci dovnitř společnosti. Pro efektivní fungování je nutné udržet pracovní tým v rozumném rozsahu 6 až 10 lidí.

Častým problém bývá opomenutí některých oblastí, jejichž zástupci v pracovním týmu často chybějí a jejich „požadavky“ se řeší až v průběhu implementace a to včetně všech návazných komplikací, které díky tomu vznikají. Jednou z nich jsou požadavky managementu, především v oblasti reportingu. Pokud se chcete vyvarovat následných komplikací, je potřeba při tvorbě zadaní stanovit i představu managementu o výstupech, které budou požadovat. Jedná se především o analytické a statistické reporty, případně různé stavové informace. Pokud je s těmito požadavky počítáno již v úvodu, je možné „bezproblémově“ připravit patřičnou strukturu dat a celé výstupy maximálně automatizovat. V opačném případě mohou následné požadavky znamenat celou řadu „ručních“ vstupů či úprav, o efektivní využívání systému v takovém případě nemůže být řeč.

Další z oblastí, která je často z úvodních diskusí vynechána nebo je řešena jen částečně, je vlastní oblast IT. Ve většině případů je tato oblast vyřešena stanovením základních technických podmínek pro provoz systému - serverová část, HW požadavky, typ a verze databázového serveru, operační systém na pracovních stanicích. Pod oblastí IT je ale potřeba řešit také celkové začlenění informačního systému do firemní infrastruktury. Je potřeba zvážit, jaké stávající systémy budou s novým nástrojem komunikovat a pro které bude potřeba vytvořit či modifikovat datová rozhraní. Součástí zadání musí být informace o využívaných standardních SW nástrojích, jako je typ a verze kancelářského balíku, jaký produkt firma využívá pro firemní emailovou komunikaci. V celé řadě projektů opomenutí těchto zdánlivě samozřejmých či jednoduchých věcí následně generuje vyvolané investice, jako je např. vynucená obměna kancelářského balíku na aktuální verzi.

Garanti za danou oblast v průběhu tvorby zadání zajišťují sběr dílčích informací a komunikaci uvnitř firmy, jejich hlavním úkolem je ovšem vytvoření a sumarizace požadavků. Velký důraz je nutno klást na stanovení důležitosti u jednotlivých požadovaných funkcionalit a stanovit přínosy jejich nasazení. Součástí by měla být stručná charakteristika činnosti a požadované výstupy.

Zakončením první fáze je vytvoření finální verze zadání. Pro tuto činnost je potřeba zajistit účast management firmy, který společně s vedoucím projektu a garanty projde sumarizované požadavky z jednotlivých oblastí. Snahou by mělo být udržet rozumný rozsah požadavků a posoudit, co všechno opravdu společnost od systému požaduje. Společnost často platí za funkcionalitu, která se pak v mnoha případech nevyužívá, nebo generuje výstupy „do šuplíku“. Účast managementu je vhodná z několika důvodů. Prvním je získání jasného povědomí ze strany managementu, co všechno firma od systému požaduje a možnost se k těmto požadavkům vyjádřit. Dále pak je možné za účasti vedení provést rozhodnutí o požadavcích, které nebyl schopen rozhodnout garant za danou oblast, např. z důvodu vazby na jiné požadavky, oblasti. V neposlední řadě pak účast managementu na tvorbě zadání dává jasný signál do firmy o důležitosti projektu a vytváří tak dobré podmínky pro následnou realizaci projektu.

Takto vytvořené zadání bude vstupním podkladem pro provedení výběru informačního systému, tato fáze bude probrána v následujícím pokračování tohoto seriálu.

Pavel Rek
Autor působí ve společnosti Infotea