Výběr vhodného informačního systému

V předchozí části našeho seriálu o implementaci informačního systému jsme si řekli, co je potřeba udělat pro správné sestavení našich požadavků na nový informační systém (IS). Tyto požadavky jsou věcnou stránkou výběru. Pro vlastní realizaci musíme připravit ještě další vstupní podklady, které společně s již hotovým zadáním vytvoří celkový rámec výběru.

V prvním kroku je nutné sestavit seznam potencionálních účastníků výběru. Vhodné systémy lze na trhu vyhledat kombinací různých přístupů:

• sesbíráním informací o používaných IS od partnerů či konkurence v dané oblasti podnikání
• vyhledáním informací na odborných webech či zaměřením na odborná periodika, články typu „seznam IS“ jsou uveřejňovány v pravidelných intervalech

Shromážděné informace musejí obsahovat základní informaci o systému:

• z jakých modulů se systém skládá
• technické požadavky na infrastrukturu zákazníka
• cenové podmínky, zde postačuje pouze orientační rámec pro vytvoření představy
• reference daného produktu v dané oblasti podnikání

Z takto získaných informací je možné sestavit finální seznam potencionálních produktů na základě:

• filtrování technických požadavků – pokud jsou mimo reálně provozované technologie, případně jsou v oblasti, do kterých společnost nemá zájem investovat
• stanovení finančního rámce – před provedením výběru má společnost jasnou představu o výši prostředků, které je ochotna do systému vložit, produkty mimo tento rámec včetně určitého tolerančního pásma je možné z výběru vyřadit
• přihlédnutí k referencím produktu – v případě hledání produktu pro určitý segment/obor mohou být reference vhodným způsobem, jak se zaměřit na „osvědčené“ značky

Před zahájení výběrového řízení musí společnost učinit poslední krok, k již vytvořeným funkčním požadavkům na IS je nutné doplnit obecné podmínky výběrového řízení. Řada firem má pro realizaci výběrových řízení zpracovaná vnitřní pravidla, v každém případě je potřeba řešit především tyto záležitosti:

• kritéria hodnocení
• cenovou část nabídky
• smluvní pokrytí, licenční a provozní záležitosti

Kritéria hodnocení

Při vyhodnocení výběrového řízení je vhodné se přiklonit především k objektivním kritériím, případně mít pro tato kritéria stanovena výrazně vyšší váhu, než u kritérií subjektivních. Nejčastější rozdělení kritérií bývá v případě IS:

• splnění funkčních požadavků – v případě náročnějších řešení je dobré počítat s procentuálním hodnocením splnění jednotlivých funkčních požadavků, případně ucelených bloků, např. příjem a výdej ze skladu, zpracování faktur, komunikace s bankovním SW apod.
• cenová nabídka
• termín dodání produktu, dokončení implementace
• doložené reference

Cenová část nabídky

Pořízení informačního systému není jen záležitost jednorázového výdaje, ale nese sebou po celou dobu užívání specifickou část nákladů. Pořizovací náklady mohou být jen malou částí celkových nákladů, které v konci společnost do IS investuje. Proto je vhodné požadovat po dodavateli cenovou nabídku v následující či obdobné struktuře:

• pořízení licence v požadovaném rozsahu dle zadání
• implementační práce dle zadání
• provozní náklady, těmito náklady mohou být:
  • roční poplatek za údržbu (maintenance)
  • aktualizace verzí
  • konzultační činnost
• cenové podmínky pro rozšíření:
  • rozšíření počtu uživatelů
  • rozšíření počtu kmenových záznamů (např. v případě, že je systém/modul cenově vázán na tento atribut)
  • rozšíření počtu společností/databází v IS

• slevové podmínky – v rámci výběrového řízení je součástí nabídek celá řada slev, dodavatel musí uvést, jaké slevy poskytne v budoucnu společnosti v případě dodatečných prací apod.
• možnosti pronájmu licencí, hardware – celá řada dodavatelů nabízí možnost „splácení“ IS, závisí na požadavcích společnosti, zda tuto část požaduje v cenové nabídce

Smluvní pokrytí, licenční a provozní záležitosti

Záležitost smluvního pokrytí patří rozhodně k složité části celého výběru (v případě nadnárodních společností je věc o to komplikovanější), proto si jen v základních rysech řekneme, s čím je potřeba v této části počítat případně na co je potřeba znát odpověď od dodavatele:

• rozsah užívacích práv, pro koho jsou práva poskytnuta - důležité především pro společnosti patřící do skupiny firem s jedním vlastníkem
• jakým způsobem je poskytnutá licence vázána např. na smlouvu o údržbě (roční poplatek za maintenance)
• jakým způsobem je možné užívací práva rozšířit či omezit (např. z důvodu snížení provozních nákladů)
• stanovení sankcí v případě nesplnění termínů implementace, na základě čeho bude průběh implementace vyhodnocován (projektové fáze, akceptační testy)
• stanovení odpovědností a potřebné součinnosti obou stran

Výše uvedené kroky tvoří předpoklad pro realizaci výběrového řízení a dávají k dispozici funkční požadavky na systém. Stanovují jasné podmínky, co musí být součástí „odpovědi“ dodavatele na poptávku a vymezují princip vlastního vyhodnocení.

To vše s hlavním cílem, vybrat nejvhodnější IS pro potřeby společnosti a u vybraného systému se v budoucnu vyvarovat případných „překvapení“, která mohou souviset s jeho dlouhodobým využíváním.

Příští díl se již bude věnovat vlastnímu implementačnímu projektu a jeho organizaci.

Pavel Rek
Autor působí ve společnosti Infotea.