Sněžná kalamita, záplavy či stávky vyžadují rychlé reakce. Úroveň služeb, výroba a dodávky zboží nesmí být ničím narušeny. S podporou správného informačního systému pro Asset Management není nic lehčího. Nejen pro podniky, ale i pro veřejný sektor.

Řada procesů, činností a služeb podniku či organizace veřejné správy přímo nesouvisí s jeho základními aktivitami, přesto jsou pro jeho chod nezbytné. Tyto procesy a služby v sobě zahrnují jak technické činnosti (např. správa energií, údržba, revize a opravy technického zařízení budovy, odpadové hospodářství, úklidové práce, informační a telekomunikační služby, skladové hospodářství, péče a údržba venkovních prostor, správa a údržby vozového parku, apod.), tak činnosti administrativní povahy, jako je např. provoz recepce, poštovní a kurýrní služby, tiskové a kopírovací služby, sledování a účtování nájemného a dalších poplatků). Všechny výše zmíněné činnosti představují pro každou organizaci značné nákladové zatížení. Když se však pro jejich řízení využijí moderní informační systémy, nejen že dojde ke značným úsporám, ale zároveň se předejde zmatkům v případě nenadálých a nečekaných událostí.

Asset Management

Ke slovu tedy přichází asset management (AM). Z angličtiny se tento pojem překládá jako řízení, resp. správa aktiv a znamená řízení veškerého, ale především hmotného majetku (nemovitosti, stroje a zařízení, infrastruktura...) v organizaci. Norma ISO 55000 definuje asset management jako „koordinovanou činnost, jejíž pomocí organizace realizuje hodnotu svých aktiv".

Specifické požadavky veřejného sektoru

Důraz na hmotná aktiva by mohl naznačovat, že AM se uplatňuje především pro výrobní firmy, strojírenství, dopravu, logistiku či retail. Ve skutečnosti ale systémy asset management prostupují i celou řadou dalších organizací včetně služeb a veřejného sektoru. Efektivní poskytování veřejných služeb, které zajistí jejich požadovanou úroveň při nižších celkových nákladech, vyžaduje systémy pro řízení aktiv, které jsou dostatečně agilní („rychlé") a využívají moderních technologií typu cloudu. Veřejný sektor po celém světě potřebuje mít přehled o svých zdrojích a v případě potřeby je rychle nasazovat. Ať už jde o živelné pohromy, sněhové kalamity či stávky, zákazníci veřejného sektoru (potenciálně prakticky všichni občané) závisí na tom, že účinné kroky jsou realizovány bez časových prodlev.

Přitom veřejný sektor samozřejmě musí postupovat podle svých vlastních formalizovaných pravidel, norem a regulací, navíc řídí aktiva celé řady typů, od budov (např. školy, úřady) po dopravní prostředky a další zařízení. Sněhový pluh jistě potřebuje občas projít technickou kontrolou vyžaduje servis, současně ale musí být v každé oblasti vždy nějaký k dispozici pro případ aktuální krizové situace. Celkový objem aktiv ve veřejném sektoru je obrovský, drtivou většinu z toho představují právě provozní aktiva.

Řešení dost dobré i pro armádu

Z toho všeho vyplývá, že aby řešení pro asset management a související podpůrné služby vyhovělo požadavkům veřejného sektoru, musí být dostatečně komplexní. Vyžaduje se dostupnost služeb, jejich spolehlivost a současně velká flexibilita, která umožní v reálném čase řešit množství různých scénářů, provádět optimalizaci nákladů i sledování všech zařízení během jejich přesunů, údržby a oprav. Zaznamenává a analyzuje se aktuální využití prostředků i očekávané trendy.

Informační systém IFS Aplikace dokáže tyto náročné požadavky splnit. Jedná se o komplexní řešení, jehož základem je systém pro plánování podnikových zdrojů (ERP). Jako základ systému pro asset management se IFS Aplikace již osvědčily např. na britském ministerstvu obrany v projektu JAMES (Joint Asset Management Engineering Solution). Nasazené řešení umožňuje zajistit již od roku 2005 požadovanou kvalitu služeb, nabízí prakticky 100 % dostupnost, podporuje až 11 000 uživatelů a zpracovává měsíčně přibližně 4 miliony transakcí.

Odpovědí je IFS Enterprise Asset Management

Specializované řešení IFS Enterprise Asset Management, které je součástí komplexního podnikového řešení IFS Aplikace, lze bezproblémově integrovat i s jiným podnikovým softwarem – například se systémy orientovanými na nehmotná aktiva (duševní vlastnictví, lidské zdroje...). Je dostatečně modulární, což ve státních organizacích umožňuje splnit různorodé regulační standardy a zajistit požadovanou úroveň služeb. IFS Enterprise Asset Management umožňuje modernizaci služeb veřejného sektoru. Propojuje informace napříč organizací, pomáhá odstranit izolovaná „informační sila", podporuje stanovení plánů a priorit a rovněž tak metriky výkonnosti, které kvantifikují, jak jednotlivá aktiva splňují očekávané požadavky. Řízení toku informací zajišťuje, že nové informace se ihned šíří v rámci celého systému, takže se neustále pracuje s aktuálními daty.

Jakmile je řízení aktiv integrováno do celkového fungování organizace, snadno a rychle lze z IS získat komplexní přehled o provozních procesech, zjednodušit poskytované služby a pro každý typ aktiv nastavit optimalizovaná pravidla.