Informační systémy pro plánování firemních zdrojů (ERP – enterprise resource planning) představují v současnosti naprosto nezbytnou komponentu pro úspěšné řízení firem. V souvislosti se změnou tržního prostředí se v poslední době objevily nebo zvýraznily některé změny ve využívání ERP systémů.
ERP systém je podle jedné z definic integrovaný počítačový systém, který se používá k řízení a plánování interních i externích zdrojů, včetně hmotného majetku, finančních zdrojů, materiálu a lidských zdrojů. Jedná se o softwarovou aplikační architekturu, jejímž cílem je řídit tok informací napříč všemi procesy uvnitř organizace a spravovat napojení na externí procesy. ERP systém se skládá ze vzájemně propojených modulů a obvykle zahrnuje výrobu, finance, marketing, obchod, logistiku, distribuci, sklady, expedici, lidské zdroje, řízení kvality…

S využitím centrálního úložiště dat a počítačové platformy tak firma získává prostřednictvím ERP systému konsolidované firemní procesy do jednotného a celofiremního prostředí. Tolik teorie. Z různých historických důvodů je však většinou realita ERP systému ve firmě mírně odlišná – větší počet vzájemně více či méně propojených aplikací na různé procesy ve firmě, větší počet datových zdrojů pro identickou informaci, nutnost údaje pro účely rozhodování a vykazování dodatečně shromažďovat a automatizovaně či ručně konsolidovat.

Obr. 1: Uživatelské prostředí založené na rolích zjednodušuje přístup k rozsáhlé funkcionalitě ERP systému

Současná ekonomická situace však při navrhování, pořizování a provozování ERP nutí vrátit se v úvahách znovu ke kořenům. Management organizací si dnes většinou uvědomuje, že pro rychlou reakci na změnu tržních podmínek, změny ve struktuře financování či chování zákazníků, nebo jenom pro prosté reálné vyhodnocování výsledků firmy v reálném čase potřebují především jednotný informační systém. V současných podmínkách je navíc nutno brát v potaz i omezení na straně finančních zdrojů. Z toho také vyplývají některá z témat, která se nyní u ERP dodavatelů dostávají do popředí jako reakce na požadavky zákazníků.

CRM – zákazník především

Z pohledu funkčnosti ERP systémů je nyní patrně jedním z hlavních trendů funkcionalita, která nabízí možnost lépe se soustředit na jeden ze současných hlavních problémů většiny firem, a tím je snaha si udržet stávající zákazníky a efektivněji vyhledávat zákazníky nové. Jedná se o samostatné informační systémy CRM nebo specializované moduly komplexních ERP systémů pro správu vztahů se zákazníky. Mnoho zákazníků se k problematice CRM nyní vrací po letech, kdy se dařilo dosahovat obchodních výsledků bez zvláštního důrazu na aktivní vyhledávání zákazníků. Problematika marketingu, call center a dalších zákaznických aktivit je také dost často záležitostí zvláštního oddělení ve firmě, nebo dokonce bývá řešena dodavatelským způsobem, což nabízí možnost problematiku CRM také efektivně oddělit od zbytku informačního systému a nasadit za tímto účelem specializované CRM řešení nebo takové CRM řešení třeba provozovat v hostovaném prostředí bez nutnosti nakupovat vlastní licenci.

Manažerské nadstavby, controlling

Zvláštní pozornost se v poslední době také věnuje manažerským nadstavbám, podrobným analýzám, controllingu nebo nákladovému účetnictví. Dřívější přístup velmi často směřoval k tomu, že analytické nástroje byly brány jako drahá nadstavba firemních dat pro úzkou skupinku manažerů. Dnes se oproti tomu od analytických nástrojů vyžaduje dostupnější cena, lepší dostupnost pro široký okruh uživatelů ve firmě, mnohem flexibilnější samoobslužná forma tvorby analýz, sestav a grafů. Několikaměsíční ruční tvorba konsolidovaných výkazů nebo zdlouhavá příprava složitých analýz již v dnešní době nedostačuje.

Důležitým aspektem analýz a sestav je také jejich následná dostupnost v rámci týmů, nebo celé firmy. Snadné a efektivní sdílení, spolupráci při přípravě v rámci širších týmů nebo workflow oběhu dokumentů při schvalování mohou pomoci vhodně řešit kromě samotného ERP také některé portálové technologie.

Obr. 2: Moderní analytické a controllingové nástroje poskytují flexibilní možnosti pro tvorbu analýz, sestav nebo grafů, které si každý uživatel může dále modifikovat

Hosting aplikací

Jedním z trendů, který není nijak převratně nový, ale spíše se znovu vrací na scénu, je využití hostování provozu ERP nebo CRM aplikací. Celkový dlouhodobý přínos na snížení výsledné ceny za delší období nemusí být tak zásadní. Nezpochybnitelný je ale vliv hostingu právě v rychlejším zprovoznění systému, výrazně nižších vstupních nákladech, menším riziku, že bude funkční rozdíl mezi požadovaným a zprovozněným systémem nebo v řešení speciálních situací, jako je například sezonnost využívání licencí. V neposlední řadě má význam z pohledu struktury financování přesná předvídatelnost výše měsíčních plateb.

Virtualizace provozovaného prostředí

Dalším trendem, který je akcelerován úsporami na straně zákazníka, je tzv. virtualizace celé aplikační infrastruktury. Historicky je totiž dnes většinou situace se servery a aplikacemi taková, že zákazník má mnoho serverů pro různé účely, více databází a méně či více různých serverových aplikací. Tyto různé typy serverů je nutno spravovat a aktualizovat. Jejich provoz navíc něco stojí například jenom z pohledu energií nutných na provoz a chlazení. Do tohoto prostředí přichází implementace nového ERP nebo CRM systému a s tím zpravidla nutnost dokoupení nějakého nového hardwaru. Čímž se celá situace se správou prostředí a spotřebou energií nadále komplikuje. Serverová virtualizace však nabízí možnost provozovat více aplikací a různých serverových operačních systémů na jednom fyzickém serveru. Virtualizace aplikační a serverové infrastruktury tak nabízí příležitost celou situaci v tomto okamžiku přehodnotit a jako součást implementace nového systému výrazně snížit počet fyzických serverů, lépe využít výkon nového hardwaru, zjednodušit a zefektivnit administraci celého prostředí a v neposlední řadě snížit energetické nároky na provoz serverů.

Rozvíjet, či zakonzervovat?

V době krize se zákazníci samozřejmě věnují také analýze celkového stavu informačního systému ERP a CRM a vyhodnocují náklady spojené s jeho postupným rozvojem či údržbou. Často zjišťují, že jejich informační systém dosáhl velkého stavu roztříštěnosti a že platí za údržbu několika zastarávajících systémů, jejichž vzájemné propojování stojí pravidelně nemalé peníze. Obvykle také míra specifických úprav jednotlivých aplikací dosáhla mnohem větší míry, než bylo původně plánováno, a přesto není výsledná podpora firemních procesů zdaleka ideální. V mnoha případech se také již jedná o verze aplikací, které již dodavateli ERP systému nejsou podporovány a je u nich zvýšené riziko, že přechod na novější verze operačních systémů, databází či implementace jiných změn v infrastruktuře bude vyžadovat neplánované výdaje. Zejména v případě nepodporovaných aplikací a vysokých nákladů na administraci celého komplexu aplikací se zákazníci věnují přehodnocení celé situace. Otázky, které si kladou a na které jim současné moderní verze ERP a CRM systémů mohou pomoci dát odpověď, jsou například:

• Nešlo by s novou verzí a námi nabytými zkušenostmi nyní opravdu implementovat jednotné ERP, jehož celkové náklady by byly nižší než současný stav?
• Kolik zastaralých, nepodporovaných či nevyhovujících aplikací by mohlo být nahrazeno novým ERP?
• Dokázali bychom zvýšit využití standardních funkcí ERP a omezit tím míru nákladných uživatelských úprav?
• Dokážeme lépe a jednodušeji využít s novým ERP systémem ve firmě historická data pro strategické a operativní analýzy?
• Pomůže nové ERP lépe skloubit požadavky managementu, běžných uživatelů a IT oddělení, které celý systém spravuje?

Existuje i mnoho dalších rozvíjejících se trendů, například mobilní přístup k ERP a CRM, business process management, centralizace procurementu, integrované prodejní weby, integrované hledání napříč firemními daty a aplikacemi a další, ale v současné situaci se zákazníci i dodavatelé spíše soustředí na efektivnější využití toho, co již je k dispozici, případně přehodnocování situace, zda by se stejného či lepšího efektu nedalo dosáhnout levněji. Koncepční rozvoj ERP systému u zákazníka je dnes spíše výjimkou. Krize však dříve nebo později odezní a ti, kteří se dnes věnují rozvoji svých ERP a CRM systémů, budou v daleko lepší výchozí pozici pro rozvoj svých aktivit než ti, kteří vyčkávají. Ve finále totiž budou muset dohnat zpoždění, které tímto přístupem nabírají, což bude trvat minimálně dobu, po kterou budou posléze nový systém vybírat a nasazovat jej, a to u ERP systémů v součtu trvá mnoho měsíců, obvykle více než jeden rok. Problematika, kterou budou řešit, bude však nejspíše velmi podobná té dnešní, pouze se připraví o možnost využít nynější krize k preventivnímu vyčištění a optimalizaci svých procesů i za cenu nepopulárních opatření.

Milan Cvrkal
Autor je produktovým manažerem divize Microsoft Dynamics.