Řada organizací se rozhoduje pro architekturu, v níž je ERP systém základním úložištěm, jsou v něm pokryty některé procesy, další pak probíhají nad ním. Je důležité, aby IT manažeři rozuměli, co chtějí mít přímo uvnitř systému, co mimo něj a proč. Může jim to ušetřit spoustu práce, zvýšit spokojenost uživatelů i urychlit návratnost investice do ERP.

Když čteme časopisy nebo posloucháme přednášky o trendech, můžeme nabýt pocitu, že dobrá organizace je taková, kde je plně implementována servisně orientovaná architektura, pracuje se s nadstavbovým nástrojem pro řízení procesů napříč aplikacemi, funguje jednotná správa dat ve všech systémech a databázích a totéž platí i o rozhodovacích pravidlech. O životní cyklus každého procesu je pečováno od samého začátku a existuje jasná představa o technologii, jakou má být pokryt.

Vedle toho je tu ale těch 99 procent organizací, kde nemají čas ani zdroje takové věci řešit. Těm se zpravidla stane, že narazí na dilema, zda mají své procesy přizpůsobit nejlepším praktikám zaneseným v ERP systému, nebo se má ERP systému upravovat na míru pro konkrétní organizaci. To není jen případ menších výrobních podniků, ale i třeba korporace Avon, která před pár měsíci zrušila implementaci SAP právě kvůli obavám, že by to mohlo vést k narušení unikátních procesů společnosti.

Pokrytí procesů: základní možnosti

Hodně by ulehčilo, kdyby firma měla alespoň v hrubých rysech předem promyšleno, jak chce s procesy pracovat, které mají být pokryty v přímo v ERP a které jinde. Jinak se pravděpodobně nevyhne tomu, že některé procesy pokryje takovým způsobem, že to bude neustále působit problémy a vyvolávat nespokojenost uživatelů. S určitým zjednodušením můžeme konstatovat, že je na výběr z několika následujících možností.

Zaprvé lze využít procesy tak, jak s ním počítá ERP systém. Firma se prostě přizpůsobí. Ostatně, možnost pracovat podle oborových nejlepších praktik je přece jedním z důvodů, proč za systém platí. Možné je také přizpůsobit informační systém konkrétní podobě procesů ve firmě. Je to cesta nejobtížnější, nejnákladnější a s nejvyššími riziky (i kdyby se vydařila implementace, můžeme počítat s problémy při každém upgradu), každý před ní varuje, přesto se s ní setkáváme až překvapivě často. Možná zejména díky tlaku těch prodejců ERP systémů, kteří v některých situacích nemají co jiného nabídnout.

Další alternativou je nasazení speciálního systému pro jediný proces, skupinu procesů, ať už se jedná o produkt či systém na míru. Taková architektura byla v minulosti využívána hodně, protože řešila výše zmíněné dilema. Jestliže je dnes tento trend na ústupu, má to dva důvody. Za prvé, má-li být kvůli každé skupině procesů nasazován další systém, časem to vede k nezvládnutelné složitosti. Za druhé, vede to k vytváření kolidujících zdrojů dat. Pokud jsou údaje o stejném obchodním partnerovi vedeny v ERP, aplikaci pro správu pohledávek a aplikaci pro schvalování příchozích faktur, bude velmi obtížné udržet „jedinou verzi pravdy".

Procesy lze také řídit nad informačním systémem. Tato varianta spočívá v tom, že jsou data načtena do nějakého formuláře, dynamické aplikace, miniaplikace, interaktivního dokumentu nebo jiného nástroje, jehož workflow je centrálně řízeno. Proběhne schvalovací nebo jiný proces a data jsou vrácena do systému. To vyžaduje, aby firma měla k dispozici nástroj pro řízení workflow, o němž platí, že dokáže bez problémů načítat data z informačního systému a zapisovat do něj, poskytuje možnosti velmi snadných a okamžitých změn workflow, pokud ukládá data do vlastní databáze, tak jen pro podporu jednotlivé instance procesu. Rozhodně nevytváří paralelní zdroj dat.

Poslední variantou je neřídit proces vůbec. Někteří konzultanti to doporučují zejména tam, kde se jedná o proces málo četný (probíhá kupříkladu jen několikrát ročně) a je hodně kreativní povahy.

Ideální skupiny procesů

IT manažer, který řeší, jaké procesy umístit přímo do ERP, a jaké řešit jinak, by si měl položit několik kontrolních otázek.

Přináší proces konkurenční výhodu? Pokud jde, řekněme o schválení, že někomu může být vytištěna vizitka, tam firma dramatickou výhodu nezíská, ani kdyby schvalovala mnohem efektivněji než konkurenti. Na druhou stranu, příprava nových produktů, poskytování služeb, přidělování slev apod. – to jsou oblasti, kde unikátní podoba procesu bývá právě tím, co firmě dává náskok před konkurencí. A pak jsou záležitosti, které na první pohled vypadají banálně, ale nemusí být. Například přidělování služebního vozu nebo schvalování služebních cest může významně ovlivnit schopnost poskytovat nějakou unikátní službu.

Kolik má proces variant? Zmíněná vizitka může být manažerská, obchodní nebo „ostatní", více možností asi nemáme. Oproti tomu schvalování příchozích faktur vede k desítkám variant procesu a vždy zůstává možnost, že se vyskytne atypický případ, který nebude zapadat do žádné z předdefinovaných variant.

Jak často probíhají změny? Přidělování vizitek bude nejspíš probíhat celé roky stejně. Ale třeba pravidla pro přidělování slev a zákaznických bonusů se mohou měnit každý týden, a lze si představit, že obchod bude požadovat změny v řádu hodin.

Kteří uživatelé budou do procesu zapojeni? Jsou to pouze stálí uživatelé ERP? Jsou mezi nimi i jiní zaměstnanci? Účastní se někteří obchodní partneři? A co „anonymní uživatelé", tedy uživatelé, kteří nejsou nijak registrováni? Budou uživatelé potřebovat i plný přístup z mobilních zařízení?

Jak často proces probíhá? Kolikrát ročně, měsíčně nebo denně?

Na základě těchto otázek můžeme definovat něco jako ideální skupiny procesů. Máte ve firmě procesy, které probíhají často, jsou pracné, potřebujete je v maximální míře automatizovat, chcete je dělat úplně stejně jako ostatní a jsou ve standardní nabídce ERP? Není co řešit. Do systému s nimi! Máte ve firmě procesy, které provádíte jinak a lépe než konkurenti? Nebo máte procesy, u kterých se vyskytuje příliš mnoho variant a kde budete potřebovat časté změny? Pak je namístě řídit proces nad systémem nějakým nástrojem, kde můžete snadno naklikat workflow. Máte ve firmě procesy, které probíhají jen párkrát do roka a ještě k tomu pokaždé trochu jinak? K již zmíněnému doporučení rezignovat na jejich řízení bychom se nepřipojili. Lepší je využít nástroje, který obsahují vyspělá řešení pro řízení workflow nad informačními systémy a který prvnímu uživateli v řadě umožní, aby naklikal konkrétní proces – pořadí uživatelů, paralelní nebo následné zpracování, termíny ke zpracování atd.

Co z toho vyplývá pro architekturu a pro výběr ERP?

Za prvé, v roce 2014 už správná otázka nezní „jak dobré máte ERP", ale „jak dobré máte ERP a nástroj pro řízení procesů nad ním". Za druhé, vršit další a další speciální jednoúčelové systémy je poněkud zastaralý přístup. Za třetí, není zapotřebí budovat systém na míru. Smysluplné je investovat do toho, aby byl ERP systém robustní, aby v něm byla data bezpečná a aby byl rozumně otevřený vůči nadstavbám. To znamená, aby bylo možné do něj zapisovat data a načítat z něj bez nutnosti platit drahé hodiny konzultantů za dodatečné nastavení. Rozumnou strategií pak je už při výběru ERP myslet i na to, v čem budou řízeny procesy nad ním. Přepisování do tabulek a posílání e-mailem sice nevyžaduje implementaci, ale nadlouho asi stačit nebude.

Antonín Drahovzal Autor je obchodním ředitelem pro komerci ve společnost Software602.