Reporting neboli výkaznictví je dnes jednou z klíčových firemních povinností. Na základě reportingu vlastníci společnosti, akcionáři a banky vyhodnocují stav podniku. Management činí svá rozhodnutí a zasahuje do vnitřních procesů firmy. Orgány státní správy sbírají podklady zejména pro statistické zjišťování. Jednotliví pracovníci jsou na základě výsledků z reportingu odměňováni. Jeho důležitost je tedy zřejmá, a ještě více to platí v případě čísel uvedených ve výkaznictví – jejich přesnost je zásadní.

V realitě samé výkaznictví často znamená pouze pověřeného pracovníka, nebo více pracovníků, jejichž úkolem je zabezpečit plnění reportingových povinností. To znamená, že mají k dispozici sadu reportingových struktur a zabývají se jejich naplňováním. V tom nejhorším a zároveň dosud nejčastějším případě prostě opisují data z ERP systému do tabulek. Při sofistikovanějším přístupu používají určitý stupeň automatizace, který je však velice choulostivý jak na změny ve struktuře samotných reportů, tak na změny ve struktuře a složení zdrojových dat. Zpravidla jde o sestavy z ERP systému, které jsou vytvořené dle zadání firmy. Ty však zase slouží spíše jako zdroj konsolidovaných dat.

V této fázi má tedy reporting velmi nepříjemný nádech. V předložených výsledcích jsou hledány a často i nacházeny chyby. Předkladatelé bývají za předložené reporty převážně kritizováni a zdůvodnitelnost předložených výsledků se stává dalším velikým problémem. A to vše bez ohledu na míru vynaloženého úsilí, které si sestavení reportů vyžádalo.

Jak z toho ven?

Při hledání způsobu jak firmám poskytnout co nejlepší nástroj, který jim usnadní plnění reportingových povinností a dokáže zajistit kvalitní manažerské výstupy, je třeba nejdříve definovat požadavky, které bývají všem uživatelům společné:

Úroveň manažerských výstupů

Manažeři potřebují rychlou, aktuální a zdůvodnitelnou odpověď na tyto otázky:

• Jak na tom firma je?
• Proč tomu tak je?
• Kam zmizely peníze?
• Jak a kdy byly provedeny úhrady faktur?
• Potřebují rychle rozvahu a výsledovku.
• Potřebují mít možnost pracovat s daty i mimo firmu, tedy bez on-line přístupu ke zdrojové databázi.
• Reporty jsou většinou zpracovávány v tabulkách MS Excel.
• Každá firma má úplně jiné reporty.
• V konkrétních reportech dochází průběžně ke změnám struktur, tj. řádků reportů, a ke změnám obsahu, tj. přiřazení zdrojových segmentů k těmto řádkům.
• Zpravidla se opisují data ze sestav vygenerovaných v ERP systému.
• Hodnoty zapsané do reportu jsou velice obtížně zdůvodnitelné – vyžaduje to sestavení dalšího reportu.

Úroveň reportingu

• Reporty jsou většinou zpracovávány v tabulkách MS Excel.
• Každá firma má úplně jiné reporty.
• V konkrétních reportech dochází průběžně ke změnám struktur, tj. řádků reportů, a ke změnám obsahu, tj. přiřazení zdrojových segmentů k těmto řádkům.
• Zpravidla se opisují data ze sestav vygenerovaných v ERP systému.
• Hodnoty zapsané do reportu jsou velice obtížně zdůvodnitelné – vyžaduje to sestavení dalšího reportu.

Co s tím dále?

Pro potřeby kvalitního reportingu je tedy nutné poskytnout uživateli nástroj, který nějakým způsobem zautomatizuje načítání dat do reportingových struktur a zároveň bude schopen absorbovat změny jak ve struktuře, tak v obsahu. Zároveň je nutné zajistit, aby bylo možné zobrazená čísla verifikovat – zdůvodnit jejich platnost. Dalším požadavkem pak bude schopnost reporty někam odeslat, archivovat je, a zejména umožnit zmrazení dat.

Reporty a na ně navazující systém kritérií hodnocení by dále měly být uspořádané tak, aby byly pro řídící pracovníky srozumitelné. Reportingové nástroje by měly být schopné aktuálně, snadno, flexibilně a přehledně zajistit klíčové informace pro příjemce zpráv. Systém vyhodnocování by měl zahrnovat všechny oblasti podniku a výsledky by měly být k dispozici včas a v požadované struktuře, protože základem kvalitního rozhodování jsou správně interpretované informace.

Jak ze hřbitova dat udělat datový poklad?

Každá firma disponuje jistým objemem dat, který je uchován v datových strukturách ERP systému, takže se logicky nabízí možnost tato data využít jako zdroj pro proces data – informace – znalosti. Za nejcennější segment datové struktury pak lze považovat data finančního účetnictví, protože:

• většina firemních činností najde v těchto datech svůj finanční odraz – proplacení závazku, úhrada pohledávky, zařazení majetku nebo nákup materiálu,
• jsou to nejpřesnější data, která ve firmě najdete – je to dáno samotnou strukturou podvojného účetnictví, kontrolní prací ekonomů, daňových poradců a auditorů,
• mají svoji předem definovanou a čitelnou strukturu, jsou konsolidovaná.

A jak začít?

Nejprve je nutné data z ERP systému načíst, potom je zpracovat a připravit do struktur vhodných pro další zpracování – vytvořit jisté podoby datových kostek. Vlastní načítání dat probíhá na úrovni databází a vyžaduje rozsáhlé znalosti struktur zdrojové databáze, podvojného účetnictví, metod pro přístup k datům, jazyka SQL a řadu dalších.

Dále je důležitá forma a struktura, do které budou data, informace a znalosti integrovány. Struktura musí být logická, jednoduchá a zdůvodnitelná. Jde také o schopnost data zpracovat tak, aby jim porozuměl i člověk neznalý podvojného účetnictví. Taková struktura bývá určena především manažerům, a je tedy spíše nemodifikovatelná, ale uživatel v ní najde odpověď na všechny základní otázky. Nemusí nic vymýšlet a opisovat, vše má k dispozici na stisknutí několika tlačítek. Jeho úloha se tak omezuje na vydání pokynu k aktualizování zdrojových dat a na výběr firmy a roku, které chce analyzovat, vše ostatní by mělo být sestaveno a načteno automaticky na základě využití schopností aplikace.

Zároveň je v neposlední řadě důležitá také možnost akcentovat potřeby reportingu (což v podstatě představuje pravý opak předešlého), tedy poskytnout uživateli nástroj, který umožní efektivně vytvářet, modifikovat a měnit strukturu i obsah jednotlivých reportů, a to vše při zachování verifikovatelnosti zobrazených dat. Nástroj, který dokáže reporty vytvořit, odeslat je cílovým skupinám a takzvaně freezovat neboli ukládat reporty se zamrzlými daty kvůli pozdější identifikaci a verifikování.

Za pomoci takového reportingového nástroje je pak teprve možné vytvořit z odkladiště dat – ze hřbitova dat – datovou pokladnici. Data, která doposud sloužila pouze jako úložiště informací požadovaných orgány státní správy, se najednou změní ve zdroj aktuálních informací a znalostí o firemní ekonomice a mnohém jiném. Ještě cennější však je, že tato data se do manažerských výstupů nemusí přepisovat a zadávat ručně, využijí se totiž již jednou data do ERP systému zadaná.

Realita

V praxi si pak funkčnost takového nástroje lze představit jako samotnou aplikaci, která pracuje tak, že na pokyn uživatele načte data ze zdrojové databáze a uloží je do vlastní databáze. Tato aplikace přitom pracuje v on-line napojení na zdrojová data jen v momentě aktualizace, jinak pracuje v off-line režimu. Pro uživatele to znamená, že přijde do práce, napojí se na firemní data, stáhne si je do svého počítače a dále již nepotřebuje připojení na data zdrojová, vše má u sebe na notebooku nebo jiném výměnném médiu. To dává manažerům možnost pracovat s daty i mimo firmu.

Aplikace dále uživateli připraví manažerské výstupy, přičemž:

• Segment výstupů je tvořen finanční analýzou s originální strukturou, která odpovídá na první tři výše uvedené manažerské otázky a zdůvodňuje je (jak na tom firma je, proč tomu tak je, kam zmizely peníze).
• Segment pohledávek a závazků zpracovává firemní údaje o závazcích a pohledávkách a jejich úhradách a předkládá uživateli tyto seznamy s možností jejich řazení a filtrování, což nám dává odpověď na další z nejčastějších manažerských otázek (jak a kdy byly provedeny úhrady faktur).
• Segment zákonných výkazů umožňuje rychle sestavit a odeslat nebo vytisknout zákonné výkazy ve standardním formátu, což vlastně splňuje poslední požadavek manažera (potřebují rychle rozvahu a výsledovku).

Zároveň jsou data připravena pro generátor sestav, který je vytvořen v uživatelům známém prostředí MS Excel. Zachovává si veškerou jeho funkčnost a přidává i něco navíc – vlastní opisování dat z účetnictví nahrazuje schopností načítat data do buněk z databáze pomocí vlastních speciálních funkcí. V závislosti na argumentech těchto funkcí jsou pak do příslušných buněk reportů vráceny příslušné hodnoty obratů (zůstatků) účtů, pohledávek a závazků či skladových položek.

Tím že je použit MS Excel a je zachována jeho standardní funkčnost, dostává uživatel do rukou nástroj, se kterým je jednak obeznámen, pracuje ve známém prostředí, a navíc má možnost místo otrockého opisování dat (a generování neúmyslných chyb) tato data načítat do buněk na základě definovaných argumentů vzorců. Přičemž argumenty vzorců jsou zadány do vybraných buněk – pracuje se s nimi jako se standardními vzorci MS Excel. Tedy jakákoli změna struktury nebo obsahu se velice rychle vyřeší vložením řádku, úpravou definic.

Další oceňovanou funkčností je možnost verifikace hodnot, které generátor sestav vrátí svými funkcemi. Vrácené hodnoty lze zdůvodnit rozkladem datových řad až na prvotní záznamy v databázi (účetní zápisy, jednotlivé pohledávky a závazky a jejich úhrady, skladové pohyby). Může to vypadat složitě, ale v praxi jde zpravidla o jednoduchý postup, kdy uživatel kliknutím pravým tlačítkem myši vyvolá detail z konkrétní buňky, na které stojí kurzor, a dojde k zobrazení detailu, který vrácené číslo zdůvodňuje seznamem účetních zápisů – prvotních dokladů. Tato možnost kontroly vede ke zvýšení důvěryhodnosti reportů, což ve výsledku značně zvyšuje i důvěryhodnost firmy jako partnera, a to může být především ve vztahu k vlastníkům či bankám doslova životně důležité.

Nakonec je nutné zmínit se o důležitosti freezování dat, kdy si uživatel může po odeslání reportu jeho příjemci stávající stav, včetně zdrojových dat, uložit tak, aby bylo možné se k němu kdykoliv vrátit kvůli případnému vysvětlování.

Závěrem

Výše uvedený způsob řešení manažerských výstupů a reportingu tedy využívá stávajících dat, která v systému již jsou, nahrazuje jejich manuální zadávání automatickým načítáním a poskytuje značný komfort při práci s tabulkami v MS Excel. Navíc data lze načítat jak ze všech struktur ERP systému, tak zároveň i z databází jiných systémů. Manažeři a pracovníci sestavující reporting tak nemusejí většinu času věnovat opisování dat, ale mohou se soustředit pouze na kontrolu jejich přesnosti a správného využívání, tedy činnostem, jež jsou hlavní náplní jejich práce. Výsledkem pak je, že se efektivita jejich činnosti může posouvat dále napříč celou společností.

František Ježek
Autor článku je autorem manažerského, controllingového a reportingového modulu Excellent, který pracuje jako nadstavba nad ERP systémy Byznys společnosti J.K.R., kterému také odpovídají postupy uvedené v článku.