V současné době je více než kdy jindy vyžadován rychlý přístup k informacím, a to v jakoukoliv dobu a z kteréhokoliv místa. Expanze mobilních technologií, jejichž funkcionalita se přibližuje možnostem stolních počítačů, tak logicky zasáhla i pořizování, zpracování a prezentaci dat z informačních systémů a chytré mobilní telefony se stávají běžným přístupovým bodem do ERP systémů.
Když se podíváte na dnešní elegantní mobilní zařízení s jejich širokou funkčností a velmi malými rozměry, která se snadno vejdou do kapsy, je nesnadné uvěřit, že ještě před pár lety se lidé hnali do obchodů a nadšeně si kupovali „cihly“, které byly těžké, velké, téměř nic neuměli a jejichž cena začínala na hranici deseti tisíc korun. Dnes je na trhu k dispozici nepřeberné množství různých přenosných přístrojů, od běžných mobilních telefonů přes PDA, tablet PC až po notebooky. Mobilní operátoři nabízejí relativně rychlý a cenově dostupný přenos dat. Lidé na ulici prostřednictvím svých zařízení surfují po internetu, poslouchají hudbu a sledují videa. Před deseti lety bylo luxusem být dosažitelný kdekoliv po telefonu, nyní je to pro každodenní aktivity nezbytné.

Být mobilní

Cesta k co možná největší mobilitě v současné době zpravidla vede přes takzvané kapesní počítače či PDA, které představují jakýsi elektronický diář, do kterého si lze zaznamenat kontaktní informace, plánovat si schůzky nebo editovat soubory nakopírované ze stolních počítačů pomocí kancelářských aplikací. Pro tyto účely lze ale již využít i mobilní telefony, které byly dříve chápány spíše jako prostředky pro podporu komunikace skrze volání a odesílání textových zpráv. Postupem času se totiž vlastnosti a parametry obou typů mobilních zařízení začaly přibližovat do takové míry, že je dnes velmi obtížné v extrémních případech rozpoznat, zda je dané mobilní zařízení spíše telefonem, nebo naopak kapesním počítačem.

Pro mnoho uživatelů začíná být nezbytně důležitá také možnost práce s uloženými daty, a proto se poslední dobou hodně prosazuje zobrazování některých typů souborů i v menších PDA či mobilních telefonech. Podpora souborů typu TXT, RTF, DOC, XLS či PDF, komunikace pomocí SMS, MMS, WAP, SMPT, WWW a dalších rozhraní a funkcí, které byly dříve myslitelné pouze pro standardní PC, nyní přinášejí nevídané možnosti spolupráce mobilního zařízení s jinými systémy, a to v poměrně širokém spektru činností.

Používání mobilních zařízení je však stále trochu „konzervativní“, protože ke své každodenní práci využívá většina z nás pouze základních funkcí, aniž bychom si přitom uvědomovali přínos z využití funkcí ostatních, které nám mohou umožnit například napojení na tenké (mobilní) podnikové aplikace se stejnou datovou základnou, na niž je napojen i ERP systém.

ERP v pohybu

Jak již bylo řečeno, prostřednictvím mobilních technologií se lze spojit s daty, která jsou uložena v informačním systému společnosti. Praktickým příkladem mobilního řešení jsou obchodní zástupci, mobilní konzultanti či pracovníci, kteří shromažďují data z různých průzkumů trhu. Ti totiž často potřebují okamžitě v terénu zjistit důležitou informaci, obvykle ve spěchu nebo ve stresu, přičemž jejich rozhodnutí je závislé na aktuálních datech. Základním předpokladem tedy je, aby rozhraní mobilní aplikace bylo velmi efektivní a zároveň intuitivní. Výhody takového řešení pak jsou:

• nepřetržitá dostupnost informací, které je možné si zobrazit jak pomocí notebooku, tablet PC či PDA, tak i rozličných smartphonů nebo jednoduchých mobilních telefonů,
• nízké provozní náklady, konkrétně pak náklady na komunikaci či přenos dat a na vyhledávání podkladových materiálů,
• přesnost zpracování při využití stejných algoritmů, jako jsou na straně daného ERP,
• časová nenáročnost, protože výsledek se dostane k uživateli do několika sekund.

Díky mobilním zařízením dochází k možnosti použít i některé moduly ERP systému pro mobilní pracovníky či pro partnery, kteří kooperují na daném projektu společnosti. Prostřednictvím internetových či wapových prohlížečů mohou uživatelé v terénu kontrolovat přehledy vztahů, komunikací a dokladů se zákazníky a získávat přehledy o sortimentech, obchodních případech či zakázkách. Samozřejmostí bývá rovněž editace základních charakteristik partnerů, jejich zástupců, adres či kontaktů, generování nové objednávky či práce s vlastními interními záznamy. Pokud ERP disponuje podporou workflow či řízení projektů, je možné odesílat úkoly uživatelům, jež jsou zodpovědní za splnění dílčí části projektu či workflow. Uživatelé tuto informaci získají, mohou s ní dále pracovat a potom, co splní úkol, se dotáhne zpětná vazba k projektu, respektive k workflow ve standardní podobě, z níž moduly nadále vychází a mohou pokračovat v běhu.

Vzájemná komunikace

Mobilní aplikace lze v zásadě rozdělit do několika základních skupin, podle druhu mobilního zařízení nebo způsobu komunikace s ERP produktem. Existují aplikace, které jsou určené speciálně pro osoby využívající při své práci mobilních telefonů, smartphonů, pocket PC či ostatních mobilních zařízení s internetovým prohlížečem. Takové aplikace bývají vytvořeny jako takzvané tenké aplikace, to znamená, že na straně uživatele nezáleží na platformě či určitém druhu zobrazovacího zařízení. Dalším typem může být aplikace, která představuje tenkého klienta optimalizovaného pro standardní a přenosná PC. Oproti předchozímu řešení se však z hlediska ovladatelnosti více přibližuje samotnému ERP, a to například v možnostech editace nebo rozvržení přehledů a detailů. Takovým nejzákladnějším typem komunikace mezi mobilním zařízením a ERP produktem je pak jednoduchá SMS zpráva. Kdy se pomocí mobilního telefonu či PDA zašle do firmy dotaz na nějakou informaci z ERP systému a po zjištění práv na požadované údaje se případně odešle odpověď, opět v podobě jedné až několika SMS zpráv, nazpět uživateli. Kromě dotazování na informace z databáze je prostřednictvím pokynů ve formě SMS také možné například informaci do ERP produktu zapsat či na základě autorizačních prvků spustit funkci přímo v ERP systému, stejně jako kdyby uživatel funkci spouštěl přímo ze stolního PC přihlášeného k ERP. Dále existují různá mobilní řešení vhodná zejména pro interní pracovníky, jako jsou skladníci nebo vedoucí provozu, která umožňují dotažení formulářů z informačního systému na displeje pocket PC či radiofrekvenčních čteček.

Mobilní technologie efektivní

Cílem každé společnosti působící na trhu je pracovat na svých projektech s co možná nejvyšší efektivitou. Jednou z cest, jak dosáhnout vyšší efektivity, tudíž snížení nákladů a rizik při zpracování a interpretaci informací, je komplexní zapracování mobilních zařízení v souladu s procesním fungováním společnosti.

Zpracování veškerých informací v jediném informačním zdroji bez použití jakéhokoliv mezičlánku, tedy s minimalizací informačního šumu a vynaložených nákladů při přenosu informace mezi ERP systémem a uživatelem mobilního zařízení, zvyšuje celkovou kompletnost informace, která navíc vzrůstá s každou další sdílenou informací z mobilních zařízení ostatních uživatelů. Na základě toho pak lze například do rozhodování zahrnout údaje z kalendáře či zápisy schůzek od kolegů, které následně umožní lepší pochopení důvodu návštěvy u zákazníka nebo kvalitnější naplánování kapacitní zajištěnosti na smluvené zakázce. Dalším příkladem může být využití firemního adresáře s veškerými kontakty při volání. Také pokud některý z uživatelů do adresáře přidá nový kontakt, mohou jej využívat i ostatní pracovníci napojeni na stejnou datovou základnu. To vše je ale jen začátek z celkového efektu mobilního zařízení, z něhož může každá organizace v konečné fázi určitým způsobem těžit. Typem zjištěných či zapsaných informací mohou být také například seznamy dlužníků, pohledávek či jednotlivých faktur, informace o cenících a stavech sortimentů na skladech, evidence kalendářových záznamů, pořizování objednávek, faktur či dodacích listů přímo z mobilního zařízení včetně následného tisku či odeslání sestavy na požadovanou e-mailovou adresu, přičemž obsáhlost souboru funkcí záleží na potřebách společnosti, na rolích uživatelů a na přístupových právech do datové základny ERP systému.

Navíc počet využívaných funkcí v mobilním zařízení není zpravidla vůbec závislý na vzrůstu celkové efektivity při zjišťování informací. Lze naopak dokonce říci, že se počet používaných funkcí sníží, a tím i vytíženost pracovníka, v případě správně vyvinuté a naimplementované mobilní aplikace nad ERP systémem. Uživatel totiž ušetří čas ze zápisu duplicitních informací, jako například kontaktů, kalendářových záznamů nebo poznámek z jednání, či z případné analýzy informací na oddělených nosičích.

Vlastimil Fousek
Autor je vedoucím analytického a vývojového oddělení společnosti J.K.R., která je producentem ERP systému Byznys.