Cílem každé společnosti je pracovat s co možná nejvyšší efektivitou. K tomu značnou měrou napomáhají moderní informační systémy, které v případě propojení s mobilními zařízeními umožní pracovníkům přístup k relevantním datům odkudkoliv a kdykoliv. Tím napomohou nejen zvýšit efektivitu, ale zároveň i snížit náklady a rizika při zpracování a interpretaci informací. V případě zapracování mobilních technologií přímo do procesního fungování společnosti se pak výhody maximalizují.

Mobilní technologie mohou usnadnit práci mnoha profesím napříč všemi segmenty trhu – využijí je nejen manažeři, ale i obchodníci, technici, či dokonce skladníci. Ke komunikaci s informačním systémem jim poslouží prakticky jakékoliv mobilní zařízení. Asi nejčastěji se používá smartphone či standardní mobilní telefon s komunikací pomocí SMS zpráv, naprosto běžně však i PDA, MID, minibooky, netbooky nebo notebooky připojené zpravidla pomocí datových přenosů mobilní telefonní sítě nebo wifi sítě. Mezi klasické způsoby propojení mobilních zařízení s ERP systémem patří zpravidla připojení z webových stránek či z elektronického obchodu (a to jak v podobě B2C, tak i B2B řešení) napojeného na podnikový informační systém, komunikace může být zajištěna i s pomocí SMS nebo WAP.

Krátkou zprávou k úsporám

Výhoda komunikace systém–SMS spočívá zejména v široké dosažitelnosti informace směrem k uživatelům celého ERP systému (dnes má totiž možnost získat či odeslat informaci s pomocí SMS či WAP už opravdu každý). Protože se v tomto případě jedná hlavně o komunikaci s mobilními telefony, musí být důraz kladen především na ergonomii a prezentaci poskytovaných informací. Je nutné zvažovat komplexnost získaného či zapisovaného údaje stejně jako přehlednost na samotném mobilním telefonu (v případě SMS je vhodné omezit rozsah optimálně na tři až pět informací v rámci jedné zprávy). Pokud se ale povede zoptimalizovat množství prezentovaných či zpracovávaných dat, mají mobilní telefony při komunikaci s ERP systémem vysoký potenciál.

Příkladem řešení SMS komunikace z ERP systému je nástroj „Časové události“ v systému Byznys, který dokáže v případě identifikace nežádoucí kontrolované hodnoty zaslat informaci na konkrétní mobilní telefon (pokud se například v systému vyskytne přijatá objednávka, pro níž existuje kompletní disponibilní množství sortimentu skladem, zašle systém odběrateli, jenž objednávku poslal, informaci o přípravě sortimentu k expedici)

Příkladem SMS komunikace může být marketingová kampaň spočívající v tom, že na základě letákové akce zašle kdokoliv objednací SMS na zboží, které je při objednání prostřednictvím SMS zprávy nabízeno za zvýhodněnou cenu. Na základě takové objednávky pak zajistí dodavatel dopravu sortimentu až k zákazníkovi. Díky tomuto způsobu komunikace může firma dosáhnout v rámci akce navýšení obratů, neboť zákazníkovi velmi zjednoduší celý proces nákupu, a to od výběru přes objednání až po dovoz zvoleného sortimentu. Zároveň tím dodavatel sníží i náklady na jednotku prodaného sortimentu v celém procesu, protože při příchodu SMS zprávy do ERP produktu proběhnou procesy objednání, vyskladnění a vyfakturování na pozadí (tedy bez zásahu obsluhy), čímž dojde k navýšení prodejů při zachování počtu pracovníků zajišťujících výše uvedené procesy. Jako vedlejší kladný efekt se následně projeví také snížení chybovosti prodeje sortimentu zákazníkovi.

WAP pro lepší informovanost

Způsob komunikace pomocí WAPové aplikace lze výhodně využít například u dealerských či subdodavatelských společností stejně jako u stavebních firem a jiných subjektů, které aplikují projektové řízení. Díky řešení zobrazených jednoduchých formulářů lze dosáhnout na agregované informace typu celková suma nezaplacených pohledávek odběratele, procento či fáze rozpracovanosti procesu s partnerem nebo informace o optimální cestě při rozvozu zboží.

On-line přístup pro lepší komunikaci

On-line komunikaci můžeme využít například v oblasti logistiky, kde je nutné v rámci skladu efektivně kooperovat s ostatními skladníky a přitom optimalizovat cestu příjmu, přeskladnění a výdeje zboží ze skladu, a navíc na takových lokačních pozicích, aby nedocházelo k rozmělnění stejných sortimentů či sériových čísel napříč celým skladem, a rovněž s přihlédnutím k tomu, aby veškerý pohyb po skladu fungoval na základě nastavených logistických pravidel. V této situaci je on-line aplikace neustále komunikující se skladovou a logistickou částí ERP systému nezbytným pomocníkem při práci. Aplikace schopná komunikace s ERP systémem může například v rámci vybraných sériových čísel skladníkovi ukazovat seznam lokací s daným číslem s disponibilním množstvím (to, že je sortiment na lokaci, ještě neznamená, že je k dispozici, neboť může být blokován pro jiné adresné objednávky), může zobrazit nejkratší cestu po skladu v takové podobě, aby během ní skladník zrealizoval vybraný soubor výdejových příkazů, přičemž na pozadí již může generovat doklady a zasílat pokyny k tisku takovým způsobem, aby tento proces nezdržoval obsluhu skladu. Navíc v případě vzniklých neshod s požadovaným stavem může skladník situaci ihned nahlásit, aby bylo možné s tímto stavem v ERP systému nadále pracovat.

Z jiného směru lze potenciál on-line komunikace využít v rámci terminálového zobrazení aplikací ze serveru. S touto možností lze již v dnešní době přenášet obrazovky aplikací pracujících na serveru nejen na běžná PC či notebooky připojené k internetu, ale už existují i PDA, která jsou schopna dané terminálové zobrazení zajistit na podobné úrovni, jako je tomu v případě klasických počítačů. V takovém případě, ve spojení s prvky uživatelské volnosti ERP systému, lze uživateli terminálového zobrazení jednoduše upravit klasické formuláře ERP produktu a tím mu zpříjemnit práci při připojení z PDA.

Off-line přístupy

Kromě výše uvedeného lze dále jmenovat také komunikaci mobilních zařízení s pomocí přenosových dávek, aby byl uživatel schopen pracovat mimo ERP systém, tedy off-line. Tato komunikace se v současné době (s výjimkou specifických aplikací) nejvíce využívá při práci s e-mailovými klienty (e-maily, kontakty a kalendář), ale také při synchronizaci souborů kancelářských aplikací. Například v kombinaci s DMS (data management system) integrovaném do ERP lze takto vhodně synchronizovat a verzovat dokumenty týkající se obchodního styku společnosti.

Široká škála možností využití mobilních technologií v praxi ukazuje, že tento směr představuje budoucnost moderních informačních systémů. Být mobilní a mít všechny potřebné informace na dosah už dnes není nemožné a je jen na rozhodnutí každého zákazníka, po které variantě sáhne.

Vlastimil Fousek
Autor je vedoucím analytického a vývojového oddělení společnosti J.K.R., která je producentem ERP systému Byznys.