Spektrum firem realizujících projekty či poskytujících služby je velmi široké a řadí se sem zejména stavební firmy, architektonické kanceláře, právní a konzultační společnosti, mediální či reklamní agentury, úklidové, personální či bezpečnostní agentury nebo jakékoliv firmy, jejichž podstatná část činnosti je poskytována jejich lidmi přímo u zákazníků. Vhodný informační systém by těmto firmám měl umožňovat sledovat správně ziskovost jejich zakázek, podchytit komplikované smluvní vztahy, správně kalkulovat očekávané výnosy ze zakázek a přesně sledovat finanční, lidské i materiálové náklady a výnosy. Vhodně vybraný ERP systém umožní efektivně řídit projektové týmy, zvýšit utilizaci zdrojů a také vylepšit služby zákazníkům.

K podpoře projektových týmů patří velmi často také podpora přípravy projektů již v nabídkové a přípravné fázi. V této fázi je velmi často potřebná podpora informačního systému při přípravě dokumentace a smluvních podkladů, schvalovací workflow nad navrhovanými dokumenty, automatická podpora verzování a archivace projektových dokumentů. To vše uloženo na společném portále, který je pak přístupný odkudkoliv po celou dobu trvání projektu.

Specifickou problematikou bývá často práce v terénu. Ať už se jedná o práci na stavbě, servisní činnosti nebo činnosti konzultační povahy přímo u zákazníků. Zde je zejména v dnešní finančně složitější době nutná podpora informačního systému, aby umožnil pomocí jednoduchého zadávání časových a materiálových nákladů přímo přes nějaké vhodné mobilní zařízení zrychlit a zpřesnit evidenci činností a následně fakturaci projektů. Pracovník či konzultant tak má několik způsobů, jak může okamžitě činnost zadat do informačního systému – od inteligentního mobilního telefonu s klientem ERP přes přístup do ERP přes prohlížeč na telefonu či notebooku až po propojení přes kancelářské aplikace. Tento způsob rychlé a přesné evidence vede také k přesnější a spravedlivější metodě měření výkonnosti a profitability na úrovni zakázky, projektu, zákazníka, či celé společnosti, což ve své podstatě umožňuje také například spravedlivější odměňování. Podle povahy činnosti v terénu a jejího objemu lze u většiny firem dosáhnout významných přínosů. Jako příklad lze zmínit, že některé firmy dosáhly úplného odbourání poštovného za rozesílání faktur poštou, zkrátily dobu od skutečného provedení činnosti po její správnou fakturaci až o třicet nebo i čtyřicet pět dnů nebo omezily chybovost zadávání dokladů všeho druhu až o 95 procent.

Mobilní přístup do ERP umožní okamžitý, přesný a konsolidovaný přehled o zakázkách a financích

Zejména v nadnárodních firmách, ale nejenom u nich, se extrémně projevuje také další rys projektových firem, a to je velmi členitá struktura spolupracujících firem, které spolu musejí komunikovat a velmi často by v ideálním případě měly používat jednotný informační systém ERP s možností flexibilní konsolidace dat. V reálné situaci však firmy ze skupiny prošly rozdílnou historií v rozdílných zemích a téměř vždy tak mají různé ERP systémy. Velmi často se tedy objevuje potřeba nalézt nový ERP systém, který jednak umožní konzistentní spolupráci v mnoha firmách či zemích, ale také umožní plynule přejít na tento nový systém se zachováním propojení do stávajících systémů a jejich postupným vyměňováním v několika vlnách. Jako ilustrační příklad může posloužit holding Omnicom Group se sídlem v New Yorku, který vlastní po celém světě stovky mediálních a marketingových agentur. Za účelem správy financí a reportovacích možností provedl Omnicom strategické rozhodnutí standardizovat postupně ERP systémy do jednoho, aby se v různých zemích co nejvíce standardizovaly procesy a zrychlily a zpřesnily konsolidace údajů.

Výběr vhodného ERP systému pro projektové společnosti je tedy ovlivňován zejména specifickými problémy, se kterými se tyto společnosti denně setkávají. Mezi nejčastější problémy, kterým společnosti čelí v rámci projektového řízení, patří:

Nedostatečná včasnost a přesnost

Vykazování jednotlivých projektů je silně ovlivněno lidským faktorem. Velkým problémem mnoha firem je tak to, že nejsou schopny organizačně zajistit včasnou a přesnou evidenci projektových transakcí a dostávají tak zkreslený obrázek nedokončené výroby. S termínem schválení či docházek žádný systém asi nepomůže, ale přesnost evidence ovlivnit lze, a to velmi výrazně.

Roztříštěnost projektů

Naprosto klíčovým parametrem pro úspěch celého projektu je odhad jeho velikosti. V souvislosti se špatně zvolenou velikostí projektů můžeme pozorovat dva jevy. Efekt malých projektů, kdy je nedokončená výroba během roku nadhodnocována a při roční inventarizaci spadne její hodnota třeba i o několik desítek procent. Efekt velkých projektů naopak podhodnocuje výši nedokončené výroby a roční uzávěrkou se její hodnota reálně navýší.

Mnoho firem ve snaze o co největší detail dává přednost velkému množství malých projektů (jak z hlediska finančního objemu, tak počtu transakcí). Operativa s těmito projekty (založení, plánování, vyhodnocení atd.) tak končí značnou chybovostí evidence. Zaměstnanec stráví vlastní evidencí zbytečně mnoho času, ale často neřeší sdílení zdrojů, protože jde o velmi malé projekty, a v některých případech to ani není možné (dojezd na více vzdálených staveb, kdy cesty nelze spravedlivě rozdělit) nebo to obnáší další náklady (rozúčtování subdodávky či fakturace). Nepřesnosti ve fakturaci (stejný odběratel má více podobných projektů) mají pak za následek ty největší chyby v nedokončené výrobě. Může se tak například stát, že v jednom projektu je fakturace bez reálných nákladů, a ve druhém zůstává rozpracovanost. Výnos tak vidíme vlastně dvakrát.

Efekty úspěšné implementace ERP systému

Zkušenost s úspěšnou implementací ERP systémů v oblasti projektově orientovaného podnikání má například společnost COM Plus CZ. Jde o společnost, která je projektově (zakázkově) řízená a z charakteru její činnosti je důležité mít reálný obraz nedokončené výroby, protože jde o objemově velmi důležitou složku výkonů. Na základě výběrového řízení se v říjnu 2008 rozhodla pro nasazení informační systému Microsoft Dynamics AX.

Na projektech společnosti COM Plus CZ vzniká celkem pět typů transakcí. Čtyři nákladové (náklady na auta a techniku, náklady na lidské zdroje, náklady na položky ze skladu a náklady na subdodávky) a jedna výnosová (fakturace). Dynamics AX dokáže identifikovat každý z těchto typů transakcí, a to již na úrovni záznamu v tabulkách, a dovoluje jejich další členění na úroveň nákladových druhů s možností zaúčtování na samostatné analytiky.

Z výčtu projektových transakcí je jasné, že náklady na subdodávky, položky ze skladu a fakturace se dostávají do modulu Projekt ve stejné výši, jako jsou účtovány v hlavní knize. Nákladovou cenu zaměstnanců a aut (techniky) je však třeba vykalkulovat a do projektů zadat skutečný stav ujetých kilometrů či odpracovaných hodin. Tato cena se jednoduše stanoví jako poměr přímých nákladů s již zadaným počtem měrných jednotek (tedy odpracovaných hodin či ujetých kilometrů) v předchozích obdobích. Přepočet této ceny se provádí v dané periodě, například měsíčně. Pokud se data z docházkového systému či jiných výkazů zpracovávají právě měsíčně, nemá menší perioda přepočtu ani smysl.

Inventarizace pod kontrolou

Snahou společnosti bylo na maximum využít možnosti informačního systému a usnadnit tak projektové řízení svým projektovým manažerům při vhodně zvolené velikosti projektu, a to včetně inventarizace nedokončené výroby, která je přímo součástí Dynamics AX. Málokterá firma řeší systematičtěji zodpovědnost projektového manažera za nedokončenou výrobu. Nicméně hmotnou zodpovědnost má podepsanou každý skladník a svěřená finanční hodnota skladových zásob je často řádově nižší než u nedokončené výroby. Proces inventarizace nedokončené výroby představuje výkonný nástroj, se kterým má firma rozpracovanost pod plnou kontrolou.

Správné určení velikosti projektu

Společnost COM Plus CZ zpracovala několik matematických modelů, kde se ze zadaných parametrů (počet odběratelů, projektů, transakcí, výše transakcí atd.) stanovila přiměřená projektová velikost. Dojde-li k tomu, že by byl někde potřeba větší detail evidence (například jako požadavek zákazníka), jsou projekty členěny na etapy. Vykazování transakcí je pak možné vztáhnout na tyto etapy, ale pro výpočet nedokončené výroby je základní jednotkou nadále projekt. Znamená to, že proti fakturám se mohou vyvádět i náklady z jiných etap stejného projektu.

Automatizace činností souvisejících s projekty a nedokončenou výrobou

Zaměstnanci během měsíce zadávají docházkové události (příchody, odchody, přestávky, lékař atd.) na terminály v jednotlivých pobočkách a v sídle společnosti. Terminály jsou umístěny i ve vozech, kde kromě zadávání událostí slouží i k zadání projektu pro probíhající jízdu. Informace o projektu je pomocí GSM modulu přenášena z vozů spolu s GPS souřadnicemi jízdy do databáze knihy jízd. Informace z docházkových terminálů jsou spolu s knihou jízd zpracovány a automaticky vygenerují všem zaměstnancům docházku a knihu jízd. Systém hlídá veškeré zákonné limity. Tyto informace má zaměstnanec zobrazeny na intranetu a může je zčásti editovat, případně zadat chybějící projekty.

Tyto údaje jsou pátý den každého měsíce importovány do ERP systému a slouží jako podklady ke zpracování mezd a zároveň jsou nataženy do modulu projektu s aktuální nákladovou cenou. Během měsíce jsou samozřejmě kontinuálně zpracovávány došlé faktury, doklady ze skladu a jsou vystavovány faktury vydané. Všechny tyto transakce vstupují do nedokončené výroby ve dvou fázích. Systém nejprve provede tzv. navedení nedokončené výroby, kdy se nákladové transakce dostanou do nedokončené výroby, a vzápětí vyvedení na základě fakturace. Tento proces probíhá přesně do výše fakturace, což znamená, že některá z nákladových transakcí může být zčásti vyvedena a zčásti zůstávat v rozpracovanosti. Ve společnosti COM Plus CZ probíhá navedení a vyvedení nedokončené výroby každých čtrnáct dní a je kompletně vyřešeno v rámci Dynamics AX.

Již zmiňovanou podstatnou součástí celého procesu řešení nedokončené výroby je inventarizace projektů. Ta je prováděna typicky na konci účetního období, ale je možné ji provést i v kratší periodě, nebo například pouze u jednoho projektového manažera, jehož projekty vykazují nějaké anomálie. Inventarizace je pro projektové manažery velmi snadná. Systém vygeneruje strukturu projektů včetně jejich nákladů a výnosů za inventarizované období. Pověřený pracovník doplní pouze očekávané výnosy a náklady v budoucích obdobích. Z těchto informací se automaticky vygenerují opravné položky a provedou se veškeré náležitosti související se zaúčtováním inventury nedokončené výroby.

Autor Milan Cvrkal je produktový manažer divize Microsoft Dynamics, spoluautor Jaroslav Hercík je generálním ředitelem společnosti COM Plus CZ.