Abra G4: ERP řešení bez hranic

Společnost Abra Software nazývá svůj ERP systém G4 jako „Unlimited ERP“. Zda je toto označení oprávněné a systém poskytuje skutečně vysokou úroveň škálovatelnosti, flexibility a neomezenosti rozvoje, se pokusíme zodpovědět v následujícím článku. Kromě charakteristiky univerzálnosti řešení a výhod, které poskytuje svým uživatelům i organizaci jako celku, nabídneme také několik konkrétních příkladů praktického využití systému a jejich stěžejní přínos pro podnikovou praxi.

Abra Gx a její hlavní technologické aspekty

Produktová řada Abra Gx byla uvedena na trh v roce 2001. Její jádro v té době tvořily systémy G2 a G3. V roce 2004 byly doplněny nejvyšším produktem řady, nazvaným G4, a o dva roky později naopak systémem G1, směřujícím do nejnižšího segmentu trhu.
Systémy Abra jsou vyvinuty v prostředí Delphi. Plně podporují technologii klient/server a jejich architekturu výrobce označuje jako třívrstvou. Základ tvoří databázový server Firebird (systémy G1 až G3) nebo Oracle (G4), který může být provozován pod operačními systémy Linux nebo Microsoft Windows.
Druhou vrstvou architektury je aplikační server, který zprostředkovává komunikaci mezi běžnými klienty (uživateli) ERP systému, dále v rámci otevřeného rozhraní od „nevizuálních“ klientů, kteří ve spojení s aplikačním serverem využívají OLE technologii, a konečně mezi vzdálenými klienty a serverem přes webové služby a externí aplikace. Třetí vrstvu představují „tlustí klienti“ nebo tzv. vzdálení klienti a externí aplikace. Na straně uživatele jsou podporovány operační systémy Microsoft Windows.
Abra G4 je typická svou robustní architekturou, která vychází z vlastností databázové platformy Oracle Database. Proto je také pořizována středně velkými a velkými výrobními a obchodními organizacemi, které dokážou dobře využít její výkonnost, škálovatelnost a zabezpečení pro několik desítek nebo i stovek současně pracujících uživatelů.

Logika systému a způsoby komunikace

Aplikační server „géčtyřky“ disponuje svou vlastní vnitřní logikou. Ta upozorňuje klienta, například v případě vystavování faktury, kdy uživatel ukládá jednotlivé položky, zda je vůbec možné tyto položky uložit, či zda systém potřebuje další informace pro založení faktury.
V případě externího klienta je zapotřebí externí aplikace, která komunikuje s aplikačním serverem prostřednictvím OLE technologie. Tato komunikace neprobíhá typickým způsobem, jak je to běžné u jiných ERP systémů – tedy tak, že uživatel otevře databázi a zapíše informaci, kterou následně uloží.
Komunikace se odehrává prostřednictvím objektů. Uživatel zadá příkaz na založení příslušného objektu, naplní jeho řádky a data uloží. V tomto okamžiku logika systému vyhodnotí, zda je vše v pořádku, a v případě nesrovnalostí danou operaci nepovolí. Tímto je zaručeno, že je příslušná faktura stoprocentně konzistentní, tak jako v případě klasického uložení do databáze přes ERP systém. To znamená, že uživatel může vystavit plnohodnotně fakturu v externí aplikaci, jakou je například Microsoft Excel, a ta se přes OLE technologii bezpečně uloží v databázi ERP systému.
Abra G4 zatím neumí využít technologii tenkého klienta, disponuje však podporou webových služeb. Ty lze využít prostřednictvím doplňku k webovému serveru Apache, který skrze server webových služeb, aplikační server a modul Webové služby zpřístupňuje požadovaná data či funkce systému G4. Například společnost oXy Online napojila svůj elektronický obchod do systému Abra právě prostřednictvím webových služeb. Uživatelé systému tak mohou bez přímého vstupování do systému Abra vystavovat faktury a vést další evidenci přímo v prostředí aplikace elektronického obchodu.

Jak přejít na vyšší verzi během víkendu

Všechny produkty řady Gx jsou založeny na stejném datovém modelu, vyznačují se plnou datovou kompatibilitou a stejným ovládáním. Díky těmto vlastnostem může firma bezproblémově přejít z nižší verze systému na vyšší. Zákazník se tak může rozhodnout pro implementaci té verze produktu, která mu vyhovuje jak funkčností, tak z hlediska nákladů. Pokud se v budoucnu rozhodne pro přechod na výkonnější a robustnější verzi, pak je pro něj implementace relativně snadnou záležitostí.
Jako příklad může posloužit společnost Stavmat IN ze Slovenska, významný velkoobchodní i maloobchodní prodejce stavebních hmot. V roce 2006 začala tato firma používat systém Abra G3. Během dvou let se však počet současně pracujících uživatelů zněkolikanásobil na více jak sto, velikost databáze „gétrojky“ (Firebird) dosáhla čtyř gigabajtů a rychlost odezvy se stala úzkým místem celého systému. Proto bylo nutné přejít na verzi G4. Přechod se uskutečnil během víkendu, kdy byl na nový hardware nainstalován databázový server Oracle a Abra G4. Dále byla zálohována veškerá data „gétrojky“ a převedena do systému G4. Když v pondělí ráno uživatelé spustili své klientské aplikace, mohli díky stejnému uživatelskému prostředí bez jakéhokoliv školení ihned normálně pracovat. V době uzávěrky našeho článku (prosinec 2008) využívalo „géčtyřku“ v této organizaci 165 současně pracujících uživatelů a velikost databáze činila zhruba deset gigabajtů.
Jednoduchost upgradu na vyšší verzi produktu patří k hlavním konkurenčním výhodám řady Gx, umožňuje totiž minimalizovat celkové náklady na vlastnictví a maximalizuje ochranu investic do informačního systému.

Ovládání systému

Abra G4 poskytuje nesporný uživatelský komfort v podobě příjemného pracovního prostředí a intuitivního ovládání. Po otevření systému má uživatel k dispozici hlavní okno agend, které lze nastavit v grafické podobě jako interaktivní ovládací plochu znázorňující všechny jemu zpřístupněné funkčnosti. Způsob zobrazení jednotlivých agend záleží individuálně na každém uživateli. Ten si může nastavit jak zobrazení na základě seznamu agend, tak pomocí tzv. navigačního stromu, který lze tlačítkem v levém dolním rohu okna vypnout. Zpřístupnění jednotlivých agend je řízeno přístupovými právy uživatele.
Hlavní okno spuštěné agendy nabízí uživateli také ovládání pomocí panelu nástrojů s definovanými funkčními tlačítky. Veškerou funkcionalitu systému je možné ovládat pomocí klávesnice, a to bez nutného použití myši. Uživatelům mohou zpříjemnit práci klávesové zkratky, které jsou k dispozici v rámci celého systému. Při spouštění agendy v levé části okna se uživateli zobrazí příslušná ikona s uvedenou klávesovou zkratkou, pod kterou lze tuto agendu vyvolat.

Vnořování a číselníky

Další charakteristickou vlastností „géčtyřky“ je možnost vnořovat se do systému. Uživatel tak může vstupovat hlouběji do dokladu, a to až na úroveň, kterou mu Abra G4 dovolí. Například při práci s vydanými fakturami je pro uživatele pohodlné vstupovat do detailů faktury až na úroveň jednotlivých položek ve skladu. Nemusí tak procházet další agendu ke zjištění příslušného detailu a otevírat další okna.
Další atribut usnadňující práci se systémem představují číselníky. Uživateli umožňují plynule procházet i vzájemně nesouvisejícími agendami. Například v agendě Účetnictví může uživatel při vystavování faktury vstoupit pomocí číselníku do adresáře firem, který je zdrojem informací pro hlavičku vystavované faktury. Tento obecný princip je charakteristický napříč všemi číselníky v systému. Jednotlivé agendy není potřeba zavírat, uživatel pracuje interaktivně pomocí ikon, které mu Abra G4 sama nabízí.

Jak přizpůsobit systém na míru uživatelům

Možností přizpůsobení nabízí Abra G4 hned několik. První z nich poskytuje nástroj Quick reporter, kterým lze uživatelsky přizpůsobovat dodávané systémové tiskové sestavy a tiskové formuláře, nebo tvořit vlastní. Dalším důležitým „customizačním“ nástrojem jsou agendy Definovatelné položky a Definovatelné formuláře, jimiž lze v databázi vybrat potřebné položky pro úpravu agend. Takto lze přizpůsobovat v podstatě jakékoliv položky na formulářích.
Nejmocnějším nástrojem pro uživatelské úpravy je tzv. skriptování. Skripty představují kód programu, který si pokročilý uživatel může do systému sám napsat. Tímto skriptem lze posléze měnit téměř vše. Umožní například skrýt nevyužívané záložky, přesouvat je nebo připisovat další požadované validace bez zásahu specialisty na implementaci systému.
Nativní kód „géčtyřky“ obsahuje tzv. háčky. Chce-li uživatel použít skript, pak jej připojí na háček v příslušném místě programového kódu. Tvůrce skriptu musí být seznámen s místy, kde se tyto háčky vyskytují a musí je umět využívat. Pokud háček v požadovaném místě kódu chybí, lze jej na dané místo naprogramovat. Informace o aplikaci skriptů jsou volně dostupné v nápovědě systému.

Funkční jádro systému

Všechny produkty řady Gx charakterizuje nejen jednotné uživatelské rozhraní, ale ve velké většině také společná funkcionalita, kterou lze nasadit a rozvíjet podle potřeb uživatelské společnosti. Abra G4 je jako nejvyšší produkt této řady plnohodnotným ERP systémem, který dokáže již ve standardu pokrýt všechny klíčové podnikové procesy: výrobu, logistiku, ekonomiku a personalistiku. Funkčnost pro pokrytí těchto i dalších (externích) procesů integruje Abra G4 v agendách, které jsou vzájemně velmi úzce provázané.
Základní stavební kámen „géčtyřky“ představuje jádro systému. Jeho úkolem je zabezpečit přístup do systému, sledování změn, vést adresář entit (firmy, osoby, dokumenty, přílohy apod.), poskytovat nástroje pro správu a přizpůsobení systému, otevřené programové OLE rozhraní, nástroje pro replikaci dat mezi pobočkami a další systémové služby. Součástí jádra je rovněž kompletní nápověda ke všem modulům a částem systému, a to s výjimkou vybraných procesů, které jsou popsány v samostatném souboru nápovědy Quick start.
Důležitou součástí jádra systému je agenda Administrace. Ta je určena ke správě hlavních číselníků, zálohování dat a nastavování přístupových práv. Specialitou této agendy je sledování změn. Systém loguje veškeré provedené změny v položkách agend, a to podle uživatelů a jejich přístupových práv, nebo na základě přesných časů, kdy byly změny provedeny. Vedoucí pracovník může například kdykoliv zkontrolovat práci svých podřízených, a to bez dlouhého vyhledávání. „Géčtyřka“ umožňuje také sledovat veškeré změny, které byly provedeny na záznamu do systému. Na základě kurzoru myši lze sledování změn vyvolat příslušným záznamem. Abra G4 umí také zobrazit odstraněné řádky ze systému včetně jejich obsahu a hodnot.

Pokrytí hodnototvorného řetězce a podpůrných procesů

Funkcionalita modulů Abra G4 dokáže kompletně pokrýt potřeby obchodní společnosti, a to v rámci celého hodnototvorného řetězce (logistika: nákup, prodej, skladové hospodářství) zahrnujícího také základní pokrytí externích procesů (SCM, CRM). Abra G4 obsahuje celou řadu detailních funkčností, například pro potřeby maloobchodu nebo splátkového prodeje. Umí nejen evidovat stav zásob a objednaného zboží, ale také sledovat sériová nebo výrobní čísla a šarže. Abra jde až do takového detailu, jako je vkládání obrázků zboží do skladových karet a možnost detailní evidence o poloze zboží ve skladu – adrese (tzv. Polohované sklady).
Funkcionalita pro pokrytí některých procesů je dělena do více na sebe navazujících modulů. Například modul Kompletace umožňuje řídit sestavování vlastních produktů ve skladu – vyskladněním použitého materiálu počínaje, hotovými výrobky připravenými k expedici konče. Přitom je úzce provázán nejen s modulem Skladové hospodářství, ale také s agendou, která řídí objednávky, dodací listy a faktury. Uživatelé tak nejsou nuceni manuálně sestavovat kompletační listy a nedopouštějí se tak zbytečných chyb.
Podpůrné procesy jsou řízeny v modulech Podvojné účetnictví, Pokladna, Banka a homebanking, Majetek, Mzdy a personalistika. Některé speciální agendy často požadované zákazníky jsou součástí samostatných modulů tvořících standardní funkční nabídku systému. Patří sem Evidence pošty pokrývající veškeré administrativní činnosti spojené s poštovními službami, Projektová dokumentace, která slouží k plánování, vyhodnocování projektů, alokaci zdrojů a sledování plnění úkolů, a Workflow, nezbytný prostředek pro modelování a řízení podnikových procesů.

Řízení vztahů se zákazníky a kontaktní centrum

Softwarové nástroje pro podporu obchodu a služeb se postupem času staly integrovanou součástí většiny ERP systémů. Nejinak je tomu v „géčtyřce“, která touto podporou pokrývá také klíčový externí proces – řízení vztahů se zákazníky. Funkcionalitu pro jeho řízení obsahují dva moduly – CRM a Call centrum. CRM zahrnuje základní funkčnost v oblasti evidence aktivit orientovaných na zákazníky a jejich členění podle středisek, zakázek, obchodníků a dalších sledovaných entit, plánování a řízení potřebných zdrojů, evidence obchodních příležitostí a správy obchodních smluv a dalších dokumentů. CRM je úzce provázáno s Call centrem a uživatelé tak mohou přímo pracovat s jeho agendou.
Call centrum je pro využití jednotlivými zákazníky natolik specifickou záležitostí, že bývá v „géčtyřce“ vždy přizpůsobováno na míru, což ovšem s nástroji systému není nijak složité. Modul Call centrum využívá například cestovní agentura Asiana zabývající se prodejem letenek, ubytování, pronájmem vozidel a dalšími službami, komunikační a mediální agentura About CZ nebo společnost Murexin, dodavatel speciálních stavebních materiálů.

Abra G4 pro výrobní podniky

Abra G4 obsahuje modul Výroba, na který úzce navazují agendy Skladového hospodářství, Objednávek, Účetnictví, CRM, Personalistiky a mezd atd. Integrace výroby s dalšími moduly zajišťuje splnění dvou důležitých požadavků na moderní ERP systém:

• Informační systém musí pracovat jako sjednocený funkční celek poskytující jednu verzi pravdy na všech svých výstupech.
• Data, která již v systému existují, se opětovně v jiné agendě znovu nepořizují.

Z hlediska spojitosti výrobního procesu podporuje „géčtyřka“ především diskrétní výrobu a teoreticky i výrobu procesní. S opakovatelnou linkovou výrobou závislou na plánování výrobních buněk – jednotek s uzavřeným strojovým parkem a jednostranně definovaným tokem materiálu – by již měla nemalé problémy. Většina funkcionality by musela být řešena formou výrazných zakázkových úprav, ostatně jako u většiny tuzemských ERP systémů, které v této oblasti mohou jen těžko konkurovat specializovaným světovým řešením. Podobně je tomu u procesní výroby, která je charakteristická pro potravinářský nebo farmaceutický průmysl.
Z hlediska odběru produkce podporuje „géčtyřka“ především výrobu na sklad i na zakázku, a to v malých i velkých sériích. Podobně je tomu u zakázkové montáže. Pro realizaci inženýrských prací na zakázku by musela být Abra G4 při implementaci výrazně upravená dle požadavků zákazníka.
Těžko ovšem uvedené funkční nedostatky výrobci systému vyčítat. ERP systém nemusí nutně představovat rozsáhlý funkční balík, který se hodí na „téměř vše“. Pak by jen těžko mohl na trhu konkurovat výhodným poměrem cena/kvalita, což je případ většiny tuzemských ERP řešení.

Pro jaké typy organizací je Abra G4 vhodná?

Abra G4 najde uplatnění především ve středně velkých průmyslových organizacích orientovaných na zakázkovou výrobu nebo opakovanou produkci na sklad. Hlavní výhodou „géčtyřky“ je dobrá provázanost výrobní funkcionality s ostatními agendami a schopnost nepříliš nákladných zakázkových úprav. Agendu výroby lze při implementaci nastavit podle potřeby konkrétní organizace bez ohledu na standardní verzi systému.
Abra G4 se rovněž umí vypořádat s kombinovaným charakterem výrobního procesu. Dokáže tedy uřídit výrobu, která se v určitých fázích procesu chová jako sériová (např. doplňující cyklus v řetězci) a v jiných jako zakázková (např. při výrobě strojního zařízení pro jiné průmyslové výrobce). Uplatnění najde také v těch organizacích, které kombinují více typů výrob v rámci několika hodnototvorných procesů, které obsluhují. Typickým příkladem je výroba pro automobilový průmysl závislá na taktu nadiktovaném dominantním klientem – montážní továrnou – a zároveň existence dalších typů výrob, například zakázková produkce, která firmě umožní udržet si jistou nezávislost na automobilové vertikále.
K významným výrobním organizacím užívajícím „géčtyřku“ patří například Quittner & Schimek, firma zabývající se výrobou a distribucí elektronických součástek pro letecké a vojenské aplikace, společnost MGM, která vyrábí číslicově řízené pálicí stroje, nebo firma Spel vyrábějící zařízení pro automatizaci a řízení technologických procesů.
Abra G4 nachází také uplatnění ve společnostech podnikajících v oblasti velkoobchodu s průmyslovým nebo spotřebním zbožím, jako jsou firmy Promsat CZ nebo Stav-Invest střešní systémy. Robustní a výkonnou špičku řady Gx ocení rovněž firmy vydávající tištěná či elektronická média, jako například společnosti Portál nebo již jmenovaná oXy Online.

Eva Vořechová je analytičkou Centra pro výzkum informačních systémů, odbornou asistentkou Fakulty managementu a ekonomiky UTB ve Zlíně a konzultantkou poradenské společnosti CVIS Consulting.
Petr Sodomka je předsedou Centra pro výzkum informačních systémů a docentem Fakulty managementu a ekonomiky UTB ve Zlíně a jednatelem poradenské společnosti CVIS Consulting.