Investice do podnikového informačního systému je imperativem současnosti. Skoro se zdá, že firma bez ERP nemůže existovat. Přínosy implementace pro řízení podniku jsou ve většině případů nesporné a zásadní. Zavedení ERP je ale zároveň finančně i časově náročnou záležitostí. Nejde pouze o nákup univerzálního a samospasitelného softwaru/hardwaru, ale o výsledek společné práce dodavatele systému se zákazníkem.

Před a po ERP

Praxe potvrzuje, že v drtivé většině případů je implementace ERP pozitivním přínosem. A nejvíce ve firmách, které se dostaly na strmou růstovou trajektorii. Přibývá zakázek, výběrová řízení mají stále náročnější kritéria, je třeba řešit stav skladu a expedici, zákazníci mají individuální požadavky, roste počet inovací, rozjíždí se e-shop, vzrůstá potřeba elektronické výměny dat atd. Právě v těchto situacích podniky nejčastěji narážejí na problém, kdy forma sdílení a předávání informací mezi jednotlivými oblastmi pokulhává a brzdí potenciální dynamiku.

Typickou situací je, že stávající informační platformy neumí akcentovat nové požadavky trhu a rozvoje podniku. Nelze do nich promítnout inovační aktivity, neumí efektivně komunikovat se zákazníkem. Není výjimkou, že firma používá řadu (různě starých) systémů, které mezi sebou nejsou propojeny a zaměřují se jen na dílčí agendy. Podnik je tak informačně rozdělen na řadu izolovaných „ostrovů", z nichž každý sleduje svá data a především své cíle. Ve fotbalové terminologii by se tato situace dala nazvat řadou sólistů, kteří ale nemají celkový tah na bránu a neumějí vstřelit gól. Velkým nedostatkem bývá, že zastaralé systémy neumí vůbec reflektovat specifika oboru, v němž firma podniká. Zcela jiné potřeby a požadavky totiž mají strojírenské firmy, potravináři, síťová odvětví (například vodárenství), obchodníci nebo poskytovatelé služeb.

Jak se mění situace při implementaci špičkového ERP například ve výrobním podniku? Špičkový ERP by měl v ideálním případě propojit všechny podnikové agendy do jednoho srozumitelného a přehledného celku a zároveň by měl pokrýt specifické oblasti vyplývající z oblasti činnosti firmy. Samozřejmostí je pak průběžná aktualizace a možnost úprav či doplnění. Právě tomuto „ideálnímu" stavu ale předchází proces implementace informačního systému.

Klíčová je komunikace

Vlastní implementaci je třeba řídit tak, aby byla návratnost investic do ERP systému co nejrychlejší. Plynulý a ekonomický přechod na ostrý provoz z velké části závisí na otevřené komunikaci mezi zákazníkem a dodavatelem informačního systému.

Základním kamenem pro precizní implementaci je tedy oboustranná důvěra zúčastněných subjektů a jejich součinnost. Důležité je, aby obě strany vnímaly zavádění ERP systému jako společné dílo a dopředu si nastavily principy komunikace a řízení. Zásadní je individuální přístup ke každému zákazníkovi – jedině podle pravdivých a přesných informací o chodu firmy může dodavatel definovat přínosy i náklady a zákazníka tak detailně připravit na nový ERP systém. Na základě získaných informací potom závisí rozsah řešení, podle kterého se bude řídit i implementace.

Proč mít ERP?

Především je třeba se oprostit od přístupu typu „mají to všichni, tak já to chci taky". Firma, která zvažuje zavedení ERP, by měla mít alespoň rámcovou představu, proč vlastně systém potřebuje a jaké přínosy od něho očekává.

Prvním krokem je zmapování stávajících firemních procesů a jejich přenesení do schémat, která poté slouží k parametrizování a optimálnímu nastavení ERP systému. Erudovaný dodavatel si musí poradit s každým zákaznickým požadavkem. Aktuální tendencí je jednotné řešení pro celou firmu – tedy řízení chodu společnosti od otevírání dveří přes vydávání obědů až po pokročilé plánování výroby a užívání nástrojů pro finanční analýzu. Dalším trendem je projektově řízená zakázková výroba. Ve většině organizací totiž probíhají vedle procesního řízení složité jednorázové akce, které je nutné vést projektově. I přesto, že jsou přínosy projektového řízení neoddiskutovatelné, nebývá součástí většiny ERP systémů na českém trhu. Výrobní firmy si moderní softwary nejčastěji pořizují proto, aby zlepšily využití kapacit strojů i pracovníků, a díky tomu zvýšily produkci, snížily chybovost všech činností v rámci podporovaných procesů a efektivně sdílely firemní know-how. ERP systémy také zrychlují výpočty cenových kalkulací, což firmám umožňuje pohodlně rozšířit manévrovací prostor při tvorbě nabídek – výsledkem je zvýšení úspěšnosti ve výběrových řízeních a eliminování prodeje pod nákladovou cenu.

Co ERP neumí

Je na místě zmínit i limity ERP. Sebelepší podnikový informační systém neumí vyřešit zcela zásadní otázky fungování jakékoli firmy. Mám produkt, o který je na trhu zájem? Umím jej vyrábět a prodávat nebo poskytovat služby se ziskem? Mám kvalifikované zaměstnance a dokážu je motivovat?

Pokud nějaká společnost nemá smysluplnou náplň činnosti a nesplňuje alespoň základní podmínky efektivity, ERP ji z toho rozhodně „nevytáhne".

Martin Bubeníček Autor článku je obchodním ředitelem společnosti DC Concept a. s., která vyvíjí informační systém QI.