V současné době stále více organizací využívá projektové řízení, a to jednak pro řízení zakázek v rámci své hlavní činnosti, jako je např. výroba, stavebnictví nebo servis, a jednak pro řízení interních změn. Vzhledem k tomu, že tyto změny probíhají prakticky v každé společnosti, potřebují projektové řízení téměř všichni. Pro podporu projektového řízení dnes existuje řada softwarových aplikací, které tuto činnost výrazně usnadňují. Jsou to jednak specializované samostatné nástroje, jednak nástroje zabudované do ERP systémů.

Odpověď na otázku, jaký nástroj pro podporu projektového řízení vlastně použít, vyplývá z toho, zda preferujete budování vašeho podnikového informačního systému na základě propojování specializovaných softwarových aplikací různých výrobců, nebo na základě zavedení komplexního informačního systému od jednoho výrobce. Tyto dvě koncepce spolu dlouhodobě soupeří a obě mají řadu zastánců i odpůrců. I když se již téměř 30 let zabývám vývojem komplexních informačních systémů (takže moje preference v této oblasti jsou zřejmé), pokusím se o objektivní porovnání výhod a nevýhod obou výše uvedených řešení.

Výhodou samostatných aplikací je zpravidla jejich mnohem větší propracovanost a kvalita uživatelského rozhraní. Nevýhodou je pak to, že pokud využívají stejná data jako další samostatné aplikace ve vaší firmě, je nutné tato data v rámci jednotlivých aplikací buď opakovaně ručně vkládat, nebo si nechat vytvořit vazební můstky pro jejich synchronizaci. Protože vývoj samostatných nástrojů různých výrobců probíhá nekoordinovaně, jsou vazební můstky při přechodech jednotlivých aplikací na nové verze častým zdrojem problémů, jejichž množství s počtem propojení progresivně narůstá. Ruční vkládání dat zase snižuje efektivitu práce a díky chybám lidského faktoru vede časem slušně řečeno k nekonzistenci datové základny.

Komplexní informační systémy, jejichž aplikace pracují nad jednotnou datovou základnou, tuto nevýhodu pochopitelně nemají. Zpravidla se však nemohou pyšnit tak propracovaným uživatelským rozhraním, jaké mají specializované aplikace. Snahou výrobců komplexních informačních systémů je tento handicap postupně odstraňovat.

Ukažme si nyní, jaké jsou nároky na synchronizaci dat softwarové aplikace určené pro podporu projektového řízení: Již při zakládání projektu je do jeho rámce nutné přiřadit potřebné zdroje, a to jak osoby, tak techniku. Informace o těchto zdrojích jsou běžně k dispozici v podnikovém informačním systému, takže je stačí k projektu jen připojit. To pak umožňuje plánovat a následně sledovat vytížení kapacit těchto zdrojů. Podobné je to se sledováním spotřeby práce a dalších nákladů vynaložených na realizaci projektu. Výkazy práce, skladové výdejky, pokladní výdejky či přijaté faktury jsou zpravidla v podnikovém informačním systému k dispozici. Pokud je tedy přiřadíme k projektu, můžeme průběžně sledovat nabíhající náklady i časový průběh celé akce. Výkazy práce vzniklé v rámci projektu mohou navíc sloužit jako podklady pro výpočet mezd. Výnosy lze zase sledovat na základě skladových příjemek na výrobky vzniklé v rámci projektu nebo na základě vydaných faktur za služby. Z uvedeného je zřejmé, že nároky této aplikace na synchronizaci dat jsou vysoké, takže její zabudování do komplexního ERP systému přináší velké výhody.

Co z toho tedy vyplývá? Pokud přece jen svůj podnikový informační systém budujete na základě propojování samostatných softwarových aplikací, nezbývá vám, než si pro podporu projektového řízení zakoupit další samostatnou aplikaci a rozhodnout, zda její synchronizaci se zbytkem systému zajistíte ručně, pomocí vazebních můstků nebo jiným hybridním způsobem. Pokud jste v situaci, kdy si pořizujete nový informační systém, a potřebujete nástroje pro podporu projektového řízení, je volba více než jasná: Vyberte systém, který má v sobě tyto nástroje zabudovány.

Ing. Jiří Melzer Autor článku je majitel a jednatel společnosti QI GROUP, která vyvíjí informační systém QI.