Karat: odborník na logistiku v průmyslu i obchodu

Informační systém Karat je přední český ERP produkt, který nachází dobré uplatnění v mnoha různých odvětvích. Rozsah funkcionality, možnosti uživatelského přizpůsobení, otevřenost a robustnost architektury z něj činí významného konkurenta pro všechna špičková ERP řešení na českém i slovenském trhu, zvláště pak v segmentu středně velkých a velkých podniků. Nejprve si představíme architekturu, použité technologie a moduly tohoto systému, následně na několika příkladech doložíme jeho kvality v oblasti nákupní a prodejní logistiky.

Zaměření

Karat představuje plnohodnotné ERP řešení určené středně velkým a velkým organizacím, které řadíme do kategorie all-in-one. Dokáže integrovat a funkčně pokrýt nejen všechny klíčové interní procesy – ekonomiku, personalistiku, výrobu a logistiku, ale také externí procesy, jako jsou řízení vztahů se zákazníky, elektronické obchodování apod. Karat disponuje rovněž funkcionalitou, která není pro tuzemské produkty zcela běžná, ať už jde o podporu pokročilého plánování a rozvrhování výroby nebo nejrůznější specializované moduly.
Karat využívá řada ve svém oboru špičkových organizací, jako například Beneš a Lát, společnost, která získala ocenění PX Firma roku 2007 a Národní cenu kvality v kategorii podnikatelský sektor v roce 2008. K dalším významným uživatelům patří například Rodinný pivovar Bernard, výrobce stavebních materiálů Cidem Hranice, provozovatel internetového portálu Atlas.cz společnost Centrum Hodings.cz, makléřská společnost Respekt, výrobce ovocných šťáv Linea Nivnice nebo Truck Trade, společnost zabývající se prodejem, pronájmem a servisem automobilů DAF. Největším referenčním zákazníkem je společnost Hortim – International, v níž informační systém Karat využívá 210 současně pracujících uživatelů.

Celková koncepce a použité technologie

ERP systém Karat byl vyvinut v prostředí Sybase PowerBuilder. I když podle současných měřítek nepředstavuje PowerBuilder právě tu nejmodernější platformu pro tvorbu informačního systému, přece jen poskytuje řešení Karat celou řadu podstatných vlastností. Tou nejdůležitější je bezesporu otevřenost, díky níž lze informační systém rychle a kvalitně implementovat, dotvářet zákaznické moduly a poskytovat vlastní uživatelská nastavení. V současnosti slouží pro vývoj funkcionalit systému Karat vlastní nástroj – Karat Modeler.
Karat lze provozovat na databázových strojích Sybase Adaptive Server Enterprise (i Anywhere) a Microsoft SQL Server. Prakticky je nasazován na obou uvedených platformách, a to tak, že zhruba polovina zákazníků volí Microsoft a polovina Sybase. Jako operační systémy serveru se obvykle používají Microsoft Windows Server nebo Linux. V praxi byla vyzkoušená i řešení na bázi Unixu, jako jsou IBM AIX nebo Sun Solaris.
Klientská část aplikace byla vytvořena v prostředí objektově orientovaných prostředků určených k vývoji komplexních, vysoce výkonných aplikací, které využívají transakční zpracování s podporou architektury klient/server a internetových aplikací v grafickém prostředí. Použité technologie poskytují vysokou úroveň škálovatelnosti a zabezpečení systému.
Karat umožňuje dynamické propojení se systémy třetích stran. Podporuje elektronickou výměnu dokumentů, přičemž jako standard využívá v jádru systému integrovaný formát XML/XSL.

Vícejaderná architektura systému

Informační systém Karat je založen na vícejaderné architektuře – soustavě vnitřních komponent, které slouží k implementaci a integraci stávajících a vývoji nových funkcionalit. Finanční jádro zahrnuje veškeré záležitosti týkající se předpisů plateb, jejich vzájemného propojení, oceňování, párování včetně výstupů finančního salda zákazníků z historie apod. Účetní jádro zabezpečuje veškeré účetní operace a práci se souvisejícími doklady. Skladové jádro tvoří dva vzájemně provázané celky. První z nich obsahuje veškeré skladové a odbytové číselníky, s nimiž pracují aplikace zaměřené na prodej a distribuci. Druhou část představují vlastní skladové transakce probíhající na konkrétních skladových zásobách – kartách.
Na výše uvedená tzv. aplikační jádra je napojeno vývojové jádro, které obsahuje systémové knihovny a Karat Modeler – CASE nástroj v maximální míře přizpůsobený pracovním postupům při vývoji a implementaci systému. Jeho nespornou výhodou je, že jej mohou používat také školení pracovníci uživatelských organizací. Zatímco specializovaní programátoři výrobce mohou zasahovat také do vývoje jader, pro uživatele-vývojáře nebo programátory implementačních partnerů představují jádra základní stavební kámen, do něhož nezasahují, ale na němž stavějí své funkční úpravy.
Úzké provázání funkcionalit na jádra systému, ať už jde o vlastní řešení výrobce, oborová řešení partnerů nebo zákaznické úpravy klientů, zajišťuje jednak plnou kompatibilitu, jednak možnost inovací systému (update, upgrade) a jejich promítnutí do samostatně vyvinutých aplikací při zachování jejich původních funkčních vlastností. Kromě možností integrovaného CASE nástroje poskytuje řešení Karat další dvě úrovně otevřenosti – možnost modifikace vzhledu a úpravu tiskových výstupů a sestav.

Základní funkcionalita a moduly systému

Informační systém Karat je typické modulární řešení. Jednotlivé moduly jsou členěny podle oblastí, z nichž data vstupují do systému ke zpracování. V oblasti řízení ekonomiky a financí zahrnují jeho moduly veškerou funkcionalitu důležitou k vedení účetnictví, plánování, výkaznictví a statistik, evidence majetku a zpracování dat z podniků v konsolidačním celku (vše v modulu Ekonomika), dále pak pro fakturaci a realizaci veškerých standardních typů platebních transakcí včetně vedení jednotných správních dokladů (v modulu Finance).
V oblasti řízení lidských zdrojů umožňuje Karat vedení veškerých běžných mzdových a personálních agend včetně vnitropodnikové spořitelny. Poskytuje rovněž volitelná rozšíření, k nimž patří například možnost napojení na elektronický docházkový systém nebo automatická komunikace s některými institucemi pomocí exportních šablon (modul Personalistika a mzdy). Dále také umožňuje řízení kapacit lidských zdrojů realizujících případné projekty či samostatné dílčí požadavky.
Karat nabízí široké možnosti také v oblasti plánování a řízení výroby. Pro organizace s jednoduchým typem výroby nabízí modul Malá výroba. Ten slouží k vedení výrobních evidencí, a to na operativní úrovni z hlediska plnění materiálových požadavků, bez možnosti komplikovanějším způsobem evidovat a účtovat rozpracovanou výrobu, sledovat operace, kooperace, kalkulace a další oblastí, které jsou součástí jiných výrobních modulů. Modul Malá výroba lze neortodoxně upravit pro různá použití. Například společnost Grapo jej využívá nejen pro řízení výroby strojů, ale také pro některé opakované reklamní zakázky.

Pro organizace s diskrétním, procesním i kombinovaným typem výroby nabízí Karat komplexní pokrytí tohoto procesu. To zahrnuje správu kusovníků, technologických postupů a receptur, plánování materiálových požadavků, řízení zakázek, operativní i pokročilé plánování a rozvrhování výroby, evidenci zmetků a kooperací. Karat rovněž dokáže zabezpečit zpracování souvisejících ekonomických a personálních agend, jako jsou kalkulace a úkolové mzdy.

Specializované moduly

Součástí informačního systému Karat jsou také specializované moduly. Ty byly vytvořeny na základě zkušeností se zakázkovými řešeními v daných oblastech a v současnosti představují „procesní standard“, na němž je možno stavět detailní úpravy podle pestré škály požadavků ze strany obchodních, servisních i výrobních organizací.
Modul Servis slouží k evidenci zařízení, jejich údržbě a komplexnímu řízení servisních zakázek. Modul Půjčovna se uplatňuje v nejrůznějších oborech k evidenci půjčeného nářadí, nástrojů a strojů, lze jej využít také v případě kdy evidování a řízení půjček představuje pro společnost jednu z hlavních podnikatelských činností. Modul Sekretářka pomáhá řídit evidenci přijaté a vydané pošty, a to jak v tištěné, tak elektronické podobě. Obsahuje v sobě řadu důležitých postupů, jako například řešení evidence doručení dobropisu pro určení data zdanitelného plnění dle novely DPH k vydané poště, nebo přenesení údajů pořízených do pošty do dalších vstupních dokladů (přijatých faktur, příjmových listů apod.).
K výše jmenovaným specializovaným modulům patří rovněž Workflow, který je určen pro jednoduchý návrh a realizaci oběhu dokladů ve vazbě na záznamy existující v tabulkách systému.

Podpora manažerského rozhodování

Na rozdíl od mnoha jiných tuzemských ERP systémů disponuje systém Karat vlastním řešením pro podporu manažerského rozhodování. To je soustředěno do dvou modulů – Manažer a Datové sklady. Modul Manažer slouží pro analytické vyhodnocování dat pořizovaných přímo z databáze provozního (transakčního) systému. Poskytuje především základní typy práce s datovými kostkami – rozpady v rámci datové zdroje (drill-down) a jednoduchou kriteriální analýzu dat (slice-and-dice). Důležitou vlastností je možnost vnoření se přes detailně zobrazená data zpět do příslušné evidence vedené na transakční úrovni systému Karat.
Modul Datové sklady nabízí práci nejen nad OLTP databází, ale umožňuje vytvořit externí OLAP databázi. Pomocí funkcí tohoto modulu pak uživatel může nad tabulkami systému Karat budovat potřebné datové struktury a procedury, jimiž se sklad naplní a v případě změn aktualizuje. Datové sklady jsou využívány zejména pro kumulované pohledy na data z modulu CRM (případně jiných komponent systému), a to v podobě seznamů a kontingenčních tabulek.

Možnosti v oblasti logistiky

Pro řízení hodnototvorného řetězce v oblasti nákupu a prodeje je v systému Karat určena sada odbytových modulů. Mezi tyto moduly patří Odbyt, Objednávky, Ceníky, Fakturace, Skladové jádro atd.
K silným stránkám a zároveň významným přednostem tohoto řešení patří:

• logická provázanost veškeré funkcionality pro řízení procesu nákupu a prodeje,
• široká škála možností cenotvorby, včetně předběžného oceňování, tvorby ceníků, slevových systémů atd.,
• práce se souvisejícími náklady, jejich přiřazování konkrétním dokladům a položkám, což umožňuje jejich souhrnné i individuální sledování a účtování,
• přesné a automatizované vedení ekonomické agendy včetně párování dokladů, vyhodnocování na úrovni saldokonta a dohledávání případných odchylek,
• systém oprav, který nenutí uživatele učit se mnoho různých postupů, ale funguje na bázi předem definovaných pravidel bez jejich zásahu, a to bezpečně a automaticky na úrovni jader systému.

Nyní si na několika příkladech ukažme detailnost funkcionality a výjimečné know-how, které v oblasti podpory nákupní a prodejní logistiky systém Karat nabízí.

Práce s citlivými cenami vstupů

Důležitou vlastností systému Karat v oblasti cenotvorby na vstupu je evidence plánovaných nákupních cen. Tu využívají klienti, kteří nakupují položky s vysokou citlivostí na vývoj cen. Dopředu si definují odhadovanou cenu a přípustnou odchylku, podle níž systém umožní nákupčímu ocenit vytvářenou zásobu dané položky a přijmout ji na sklad.
Možnost pracovat s vysokou citlivostí cen požaduje čím dál větší počet zákazníků. Nově ji objevují i ti, kteří systém Karat implementovali ještě před obdobím ekonomické recese a nyní tuto funkcionalitu doplňují do svého původního řešení. Karat rovněž disponuje tzv. referenčním ceníkem, který je doplněn kalkulačním vzorcem. Ten slouží k pružným úpravám cen reflektujícím aktuální pohyby měnových kurzů. V evidenci mohou mít uživatelé další desítky ceníků, které se automaticky přepočítávají podle nastavených vzorců a synchronizují se podle jednoho referenčního ceníku.

Ocenění podle požadovaných parametrů

Některé společnosti se potýkají s problémem, kdy v době příjmu zboží na sklad nemají k dispozici údaj o jeho ceně. Přitom ale potřebují toto zboží přijmout a následně zpracovat či prodat, což předpokládá, že mohou pracovat s jeho pravděpodobnou cenou a marží. Odbornou terminologií se tato operace nazývá účtování skladového pohybu. Při ní vzniká zápis nejen do účetní agendy, ale také v rámci dané oceňovací metody. Může se buď měnit průměrná cena, nebo se skladový pohyb ocení pevnou cenou.
V některých případech, například při nákupu obilovin, je třeba ocenit položku přijímanou na sklad dle její kvality a splnění požadovaných parametrů. Přitom se vychází z ceny dohodnuté s dodavatelem, která je definována pro vstupní surovinu stoprocentní kvality, a srážkového systému, který je třeba připravit na míru podle potřeb nákupu. Při příjmu suroviny jsou odebrány zkušební vzorky. Po jejich rozboru je stanovena úroveň kvality nakupované položky a podle ní pak aplikován srážkový systém. Cena vstupu je pak na základě splnění definovaných parametrů snížena procentuální sazbou nebo absolutní srážkou za nižší jakost, než jaká je požadována.

Práce s akčními cenami

Stejně jako proces nákupu, tak i řízení prodeje a výdeje zboží je úzce spjato s cenotvorbou. Ta je opět realizována na základě ceníků – odběratelských a partnerských. Podporovány jsou také akční ceníky, pro jejichž nastavení je k dispozici celá řada možností vycházejících z historických požadavků klientů.
Pružná a jednoduchá parametrizace v oblasti ceníků je základním předpokladem pro efektivní cenotvorbu v obchodních i výrobních organizacích. Tvůrci systému Karat tento předpoklad respektovali, proto dnes jeho uživatelé mohou jednoduše nastavovat funkční logiku při uplatňování akčních cen, výpočtech skont apod.
Odběratelský akční ceník je v systému Karat koncipován jako prodejní ceník s dočasnou platností a s přímou vazbou na konkrétní ceník. Akční ceníky jsou využívány ke stanovení krátkodobých cenových odchylek (např. pro jeden kód nomenklatury na jeden den) pro účely různých výprodejů, sezonních slev nebo akvizičních akcí pro konkrétní obchodní partnery. Při vytvoření akčního ceníku se nejprve definuje jeho vazba na výchozí ceníky. Tato vazba může být vztažena ke všem evidovaným, běžným či partnerským ceníkům a partnerům, pro jeden nebo více vyjmenovaných ceníků, nebo pro jednoho či více vyjmenovaných partnerů. Po dobu platnosti akčního ceníku je cena v běžném nebo partnerském ceníku nahrazena cenou akční. Existuje-li pro určitou položku ceníku v jednom okamžiku více platných akčních cen (ceníků), systém vybere vždy položku s nejnižší ceníkovou cenou.
Pružná práce s cenami je pro systém Karat na trhu důležitou konkurenční výhodou. Lze ji využít v tržních segmentech, které jsou náročné na včasnost a přesnost dodávky zboží zákazníkovi, tedy při výrobě, respektive prodeji vysokoobrátkového zboží. Karat umožňuje stanovovat prodejní cenu z ceny nákupní, a to s definovanou marží. Systém umožňuje nastavit jakoukoliv základnu pro prodejní cenu (první, poslední, nejvyšší nebo nejnižší ve FIFO, průměrná nebo pevná cena). Uživatelé mohou prodejní ceník tvořit z jednotlivých položek tak, jak je nakupují, a tento ceník průběžně modifikovat.

Jak na oceňování při opravách dokladů

K dalším, v praxi vysoce hodnoceným vlastnostem Karatu bezesporu patří možnosti oprav vstupních dokladů. Uživatel může na úrovni příjmového listu učinit jakoukoliv opravu. Může položku stornovat, změnit množství nebo cenu zboží. Systém je přitom nastavený tak, že rozdíl mezi vstupní a výstupní cenou, který vznikne opravou vstupní položky, je zaznamenán jako související náklad. Tyto náklady jsou po určité období kumulovány a poté rozpuštěny. Tento postup je schopno nabídnout více ERP systémů na českém trhu.
Karat je však schopen poskytnout ještě jednu neobvyklou možnost, která v podstatě zachová přesné oceňování položek při opravách dokladů. Umožňuje totiž dohledat veškeré oceněné pohyby a jejich přecenění způsobená opravami dokladů. Uživatel systému tak vždy obdrží informaci o reálné ceně výstupu, a to i v případě náročných transakcí.

Petr Sodomka je předsedou Centra pro výzkum informačních systémů a docentem Fakulty managementu a ekonomiky UTB ve Zlíně a jednatelem poradenské společnosti CVIS Consulting.
Hana Klčová je analytičkou Centra pro výzkum informačních systémů, odbornou asistentkou Fakulty managementu a ekonomiky UTB ve Zlíně a konzultantkou poradenské společnosti CVIS Consulting.