IFS Aplikace: ERP systém, který udává trendy

IFS Aplikace pocházejí ze Švédska. Ze systému původně zaměřeného na řízení údržby postupně vzniklo komplexní řešení patřící dnes do první desítky světového ERP trhu. Předností řešení IFS Aplikace, které užívá mnoho podniků především výrobních a projektově zaměřených organizací, je vyspělá detailní funkcionalita a využití moderních technologií. Podívejme se nyní podrobněji, co se skrývá pod kapotou tohoto podnikového systému. Pro lepší představu o jeho možnostech uvedeme i několik příkladů využití ERP systému IFS Aplikace v praxi.

Co nabízí komponentová architektura?

Síla IFS Aplikací, které na českém trhu zastupuje IFS Czech a již řadu let implementuje společnost Altec, spočívá ve schopnosti širokého přizpůsobení se různým oborům podnikání a jejich rozvoji. To by nebylo možné bez moderní technologické platformy, jejíž podstatu tvoří servisně orientovaná architektura druhé generace (SOA) a další integrované otevřené standardy (pro provoz webových služeb, podnikového portálu apod.). Komponentově uspořádané jádro IFS Aplikací obsahuje nejen velmi širokou funkcionalitu, reprezentovanou více jak šedesáti aplikačními moduly, ale také celou škálu moderních metod řízení výroby (Seiban, Kanban, JIT, TOC atd.).

Obr. 1: Komponentová architektura systému

IFS Aplikace ale nejsou tvořeny pouze jádrem, obsahují i integrovaná odvětvová řešení. Zajímavým příkladem je IFS Automotive nebo IFS Defence, které vzniklo jako výsledek joint venture mezi společností BAE Systems a IFS.
Z technologického pohledu jsou IFS Aplikace postaveny na třívrstvé architektuře. Nezávisle jsou uložena data, klientské prostředí a aplikační logika. Jádro systému tvoří tzv. IFS Foundation zahrnující metodologii a nástroje pro návrh, vývoj, instalaci a správu IFS Aplikací. O úroveň výš stojí nabídka obecných komponent, například document management, jejichž funkcionalita se prolíná celým systémem. Další vrstvu tvoří komponenty rozdělené podle hlavních procesů v podniku, které se dále člení dle konkrétní funkcionality.

Uživatelské rozhraní na výběr

IFS Aplikace nabízí dvě základní možnosti práce v systému. První z nich představuje klasické zobrazení v prostředí MS Windows. Zde je možno zvolit otevření celé aplikace nebo pouze používané části, upravené například pro nákup, prodej apod. Druhou možnost pro práci v systému v plném režimu představuje webový klient.
V nabídce je i portálové řešení (IFS Osobní portál), které ocení zejména manažeři. Uživatel může využít přednastaveného rozvržení portálu, nebo si jej sám upravit. Osobní portál může obsahovat vlastní uspořádané části z IFS Aplikací, ale i věci obecného charakteru, například kalendář, vývoj kurzu EUR, nově získané zakázky, seznam problémových zákazníků, aktivity a úkoly ze CRM. Na portálu lze nastavit i ukazatele podnikové výkonnosti (business performance), jako je vývoj objednávek v čase, a to v různých grafických pohledech (graf, tabulka, celá uživatelská plocha s vyobrazením stavu jednotlivých ukazatelů). Přes portál lze vykazovat i práci na projektech.
Speciální druh klienta je určen pro PDA zařízení. Toho využívají zaměstnanci pracující v terénu, typicky servisní pracovníci, kteří potřebují mobilní kancelář. Uplatnění nachází také ve skladové evidenci.

Obr. 2: Standardní obrazovka v prostředí MS Windows

Obr. 3: Webové rozhraní

Plánování a řízení výroby

IFS Aplikace nabízí široké spektrum funkcí a metod pro plánování a řízení výroby. Dokážou pokrýt specifické procesy jak v oblasti diskrétní, tak i procesní výroby. Pokud jde o výroby z hlediska způsobu odběru produkce, IFS Aplikace mají nástroje pro všechny známé typy výrob:

• výroba na sklad (make-to-stock),
• výroba na zakázku (make-to-order),
• montáž na zakázku (assembly-to-order),
• vývoj na zakázku (engineer-to-order),
• konfigurace na zakázku (configure-to-order).

IFS Aplikace se uplatní také u kombinovaných výrob, kde se v různých fázích produkčního procesu vyskytují různé typy výroby, či tam, kde existuje více výrobních závodů s rozdílným typem a složitostí výrobku.
Pokud jde o řídicí metody, IFS Aplikace mají ve svém kódu zakomponovány principy tlačných metod (MRP, MRP II), ale i tažných principů řízení (JIT, dílčí metodu Kanban včetně podpory tzv. elektronického kanbanového systému). Navíc však oproti konkurenci umožňují pracovat se sofistikovanými metodami, které kombinují tlačný a tažný princip. Konkrétně jde o teorii omezení (TOC) a její metodu určenou k řízení výrobních a logistických procesů DBR (Drum, Buffer, Rope).
Méně známou, avšak velmi užitečnou metodu rovněž obsaženou v jádru systému představuje Seiban. Tato metoda je založena na adresném řízení výroby včetně propojení na objednávkový cyklus, logistiku a skladování. Dokladem úspěšnosti této metody je její využití nejen v nadnárodních korporacích ale i v českých a slovenských podnicích (Toshulin).

Obr. 4: IFS Osobní portál

Přehled a kontrola nad výrobou pomocí DOP

IFS Aplikace nabízí sedm základních metod pro plánování výroby. Pro každou z nich je doporučeno určité časové období, pro které má smysl daný nástroj využít, a tedy plánovat. Jednou z metod je dynamické zpracování objednávky (DOP), která je založena na kombinaci metody MRP a Seiban. DOP nachází uplatnění zejména u výroby či inženýrských prací na zakázku. Příkladem může být společnost Armatury Group, kde při příjmu požadavků ještě nejsou zpracovány konstrukční výkresy ani technologický postup. Pro plánování výroby existuje proto množství tzv. fantomových položek, které reprezentují obdobné zakázky z minulosti. DOP se používá i při investičních akcích, kde vždy nějaký čas trvá, než zákazník přesně definuje své požadavky na výrobu, a tudíž i jednotlivé částí. Je to ukázka toho, že i komplikované procesy ve výrobě, které mohou trvat půl roku, nebo využívat kooperace, se dají řídit jako jedna zakázka.
Vše, co se k výrobě vztahuje včetně nákupu, je spojeno a udržováno právě pod jedním číslem DOP. V DOP struktuře se promítají předběžné zakázky, zakázky s přislíbeným termínem, které jsou barevně odlišeny. DOP umožní zaplánovat zakázky nové, a to mechanismy dopředného a zpětného plánování. Navíc ještě pracuje s metodou Just-in-Time (JIT), což je plánování s vazbou na odvolávky od zákazníků (množství a typ zboží, které má být dodáno v určitém časovém období), které se v pravidelných intervalech (denní, týdenní) upřesňují. Odvolávky se používají místo klasických objednávek především v automobilovém průmyslu. To znamená, že den dopředu přicházejí odvolávky od zákazníka na JIT dodávku a tomu je uzpůsobena veškerá příprava, expedice, balení a výroba.
Na základě objednávky zákazníka se vytváří unikátní DOP objednávka, která provede rozmístění požadavků, a komunikuje tedy s omezeným plánováním (constraint by scheduling), technickou přípravou výroby atd. Na ni pak dále navazuje řízení jednotlivých dodávek (sklad, výroba, nákup). Tento způsob využití DOP je typický například pro společnost Imtradex, která implementovala IFS Aplikace na konci loňského roku.
Hlavní výhodou DOP je možnost zobrazit z jednoho místa jedinečnou strukturu zakázky a podzakázek včetně nákladů, rozpracovaných zakázek, pracovníků podílejících se na výrobě v současnosti i budoucnu.

Kolaborativní plánování v řetězci

Multisite (kolaborativní plánování – CPFR, collaborative planning, forecasting and replenishment) umožní v IFS Aplikacích spravovat a řídit více společností (obchodní, výrobní, servisní) propojených v řetězci, v jedné databázi, a to i regionálně a legislativně odlišných. Každá společnost může mít jiné logické a organizační rozčlenění, včetně vlastních výrobních a distribučních závodů, velkoskladů apod.

Obr. 5: IFS Mobilní klient

Způsob plánování prostřednictvím Multisite se odvíjí od charakteru výroby, rozdíl je, zda se vyrábí na sklad, nebo zakázkově. Příkladem může být společnost Austin Detonator vyrábějící v režimu opakované výroby. Bod rozpojení, kdy se výroba stává zakázkovou, se zde nachází až na úrovni finálního výrobku. Každá rozbuška se pak dělá zakázkově pro konkrétního zákazníka, je specifická provedením a zabalením.
Plánování v řetězci zahrnuje nastavení mnoha parametrů (např. kódy způsobu přepravy navázané na místa a dodavatele, od nichž se odvíjí očekávané průběžné doby, náklady). Kolik se bude vyrábět jednotlivých typů výrobků, určuje Hlavní plán. Tvoří se základní obchodní plán pro všechna místa. Stanoví se, který závod bude vyrábět obaly, a který naopak výrobek. Hlavní plán je možno vytvořit i jako finanční plán, například dosáhnout obratu ve výši deset milionů korun. Na jeho základě udělá systém rozklad předpovědi do jednotlivých míst. Vypočítá a navrhne průměrnou prodejní cenu, ukáže, za kolik se prodává, rozpočtuje, kolik je potřeba prodat až na úroveň stanovení počtu kilogramů surovin pro nákup.
V daných místech se dle plánu musí propočítat kapacity a vše ostatní, aby bylo možno říci, zda je naplánovaný objem výroby možný. Detaily se poté promítají zpět do hlavního plánu a dochází k agregaci předpovědí. U výroby na sklad, například ve společnosti IDC Holding, výrobce vysokoobrátkového potravinářského zboží, je možné čerpat data pro hlavní plán také na základě předpovědí prodejů a rozpočtů jednotlivých firem řetězce (obchodní společnosti, výrobní, distribuční apod.).

Obr. 6: Schéma Multisite

Prostředí Multisite nabízí různé možnosti komunikace. U dodavatelů lze vytvořit plán pro odvolávky a ty realizovat pomocí EDI (electronic data interchange). Jednotlivé položky je také možno převést do režimu EMI (enterprise manufacturing intelligence), kde je zásoba řízena dodavatelem. Významní dodavatelé mohou mít přístup do portálu, kde lze nahlížet na své dodávané položky, včetně údajů o konsignaci. Hovoříme o konceptu VMI (vendor managed inventory), kdy dodavatel zajišťuje požadované množství zásob na skladě a řídí jejich dodávky.

Servis a údržba pro interní i externí potřeby

Pro potřeby servisu a údržby je určen modul IFS Údržba, který dokáže postihnout všechny oblasti zahrnující záruční a pozáruční opravy, preventivní prohlídky a údržbu, a také reklamace. Součástí této komponenty je funkcionalita pro enterprise asset management – komplexní řízení životního cyklu a údržby majetku, strojů, zařízení, budov atd. V této oblasti patří IFS Aplikace k naprosté světové špičce, což potvrzuje mimo jiné jejich klasifikace mezi předními produkty tohoto typu v magickém kvadrantu analytické agentury Gartner (2008).
Komponentou IFS Údržba lze postihnout nejen servis poskytovaný k prodaným výrobkům a komplexní EAM pro vlastní majetek. Využívají ji rovněž společnosti, jejichž hlavním předmětem podnikání je poskytování servisu jako takového.
Součástí funkcionality servisu je také příjem a reakce na požadavky zákazníků přijaté prostřednictvím call centra. Zákazník přitom nemusí být evidován v systému, což je běžným jevem u společností, které poskytují servis k vlastním výrobkům, prodávaným ale prostřednictvím obchodních partnerů. Zde je důležitá rychlá reakce, až v dalším sledu se řeší evidence požadavku, jeho vyřízení, informace o zákazníkovi, typu opravy a fakturaci.

Zpětná dohledatelnost ve výrobě i servisu

Ve výrobě i servisu hrají klíčovou roli informace o vyrobených dílech a jejich přesné identifikaci, což je důležité pro automobilový průmysl i další průmyslová odvětví. Dojde-li například k chybě na určité výrobní dávce brzd, není problém tyto komponenty dohledat dle výrobních čísel či šarží a zjistit, kde se právě nachází. Zároveň lze bez obtíží zjistit, kde byl výrobek prodán, a cíleně oslovit majitele vozů k bezplatné náhradě nebo opravě. V oblasti servisu je pak možno stejným způsobem sledovat zápůjčky, náhradní díly. Tohoto využívá například dodavatel čerpacích stanic, společnost Adast-Systems.
Zpětná dohledatelnost je důležitá i pro výrobce železničních dvojkolí, společnost Bonatrans. Ta odebírá kontislitky (ocelárenský polotovar), kde musí sledovat několik významných ukazatelů (číslo tavby, chemické složení tavby v jednotlivých dodávkách atp.). Přesně eviduje, do kterých kol či dvojkolí byl materiál použit a kterému zákazníkovi byl výrobek dodán. K přesné identifikaci výrobku a na něm provedených činností slouží ve výrobě odhlašování každé operace pomocí čárových kódů. Snímače čárových kódů jsou bezdrátové a on-line propojitelné s IFS Aplikacemi.
Významnou vlastností IFS Údržby je možnost vrátit k opravě pouze část výrobku. Nevyhovující komponenta se vrátí na sklad, poté se opraví, repasuje nebo vyřadí. Opravenou část lze evidovat jako náhradní díl a dále ji nabídnout k prodeji za zlomkovou cenu. Pro přesné sledování komponent je dobré nastavit sledování výrobních čísel již ve výrobě a na základě toho automaticky vygenerovat strukturu výrobku, nebo ji ručně vytvořit.

Široká paleta nástrojů pro projektové řízení

Projektové řízení se v IFS Aplikacích opírá o čtyři základní roviny, jejichž zvládnutí je pro úspěch projektu klíčové. Na prvním místě je časová rovina projektu, která se odvíjí od struktury projektu (projekt, podprojekt, činnost). Činnost je nositelem termínů a nákladů.
Druhou nezbytnou součástí a významný limitující faktor je přiřazení zdroje pro každou činnost. Mezi hlavní typy zdrojů patří pracovníci (hodiny práce) a výrobní stroje (kapacita zařízení), případně i finance. V rozšířeném pohledu to mohou být vlastní i externí vývojové kapacity.
Řízení projektů se neobejde také bez řízení dodávek na projekt. Jedná se o interní a externí činnosti či služby, které musí být zakomponovány do plánu projektu. Tyto dodávky jsou pak k dispozici v požadovaném množství a kvalitě a včas dle daného harmonogramu. Podle toho se pak výrobce rozhoduje, zda pro danou činnost alokuje vlastní kapacity, nebo dá raději přednost dodavatelskému plnění. Činnost je možné zajistit prostřednictvím dvou základních druhů dodávek – nákupní objednávkou a výrobní zakázkou. Nakupované nebo vyráběné položky jsou dvojího druhu, jedny jsou primárně řízeny projektem a jsou vyráběny pouze pro účely projektu, ostatní jsou plánovány anonymně (např. materiálové vstupy nebo polotovary pro projektově dodávané položky).
Poslední rovinu představuje řízení nákladů, které je na počátku postaveno na kvalifikovaném odhadu ceny materiálu, mezd a času. IFS Aplikace nabízí nástroje, které pomáhají determinovat s relativně dostatečnou přesností plánované náklady, nejde však o propočítávání detailních položek. Poté, co je znám odhad nákladů, následuje fáze rozplánování jednotlivých činností dle termínů, zdrojů, dodávek.
Po započetí realizace projektu se musí sledovat náběh skutečných nákladů na projekt a rozdíly mezi dosaženými a odhadovanými položkami rozpočtu. Sledovat náklady je třeba nejen v okamžiku, kdy vznikají. Je třeba umět předvídat, jakým způsobem může náklad překročit plánovanou hodnotu, odhadnout rizika projektu atd.
IFS Aplikace nabízí vyhodnocení prognózy spotřeby nákladů a dokážou upozornit na možné problémy, například v okamžiku dvacetiprocentního plnění činnosti je již navázáno sedmdesát procent pevných nákladů. Obsahují ukazatele SPI (schedule performance index), případně CPI (cost performance index), které informují o tom, jak si projekt stojí časově a nákladově.

Řízení projektů ve výrobních organizacích

Řízení projektů poskytuje dostatečné množství rozmanitých nástrojů, ať už pro zajištění hlavní, nebo podpůrných činností společnosti. Pro začlenění projektového řízení do IFS Aplikací se rozhodli také dva významní strojírenští zákazníci, kteří provozují tento systém již několik let. Prvním z nich je dceřiná společnost Českých drah, Traťová strojní společnost, která pokrývá prostřednictvím projektového řízení hlavní pracovní činnost, jíž je provoz traťových strojů, opravárenství a drážní doprava.
Druhou společností je JSP, přední český dodavatel a výrobce měřicí a regulační techniky. JSP má naopak řízení projektů jako podpůrný proces pro řízení dodávek. Cílem jeho aplikace byla strukturalizace rozsáhlých projektových zakázek, které nelze efektivně realizovat pouze prostředky modulu IFS Distribuce. Tyto zakázky zahrnují dodávku projektu (dokumentace), hmotnou dodávku, montáž na stavbě, realizaci záručního a pozáručního servisu.
Nadstandardní integrace projektů s ostatními moduly byla hlavním důvodem, proč společnost ZAT Příbram, dodavatel automatizovaných systémů kontroly a řízení pro tepelné, jaderné a jiné elektrárny, dala přednost IFS Aplikacím před jinými světovými řešeními. Tato společnost navrhuje a dodává unikátní systémy v období i několika let a řádu miliard korun. ZAT Příbram se od ostatních projektových organizací liší tím, že projektově řídí nejen vlastní zakázky, ale i samotné dodávky.
Společnost MTH Praha, která vyrábí speciální stroje a vozy pro čištění tratí, využívá projektové řízení pro zaplánování průběhu zakázky a souvisejících činností (konstrukční, testovací včetně získání certifikátu apod.). Samotná výroba projektově řízena není, k tomu je použit modul Výroba na zakázku formou DOP objednávek.
Ve společnosti Adast-Systems se formou projektu řídí a plánují investiční celky (komplexní dodávka benzínové čerpací stanice) a také interní vývojové projekty zahrnující návrh nového výrobku. Jedná se pouze o evidenční a plánovací nástroj pro řízení nákladů, výroba je řešena pomocí DOP.

Hana Klčová
Autorka je analytičkou Centra pro výzkum informačních systémů, odbornou asistentkou Fakulty managementu a ekonomiky UTB ve Zlíně a konzultantkou poradenské společnosti CVIS Consulting.