Microsoft Dynamics NAV patří k nejčastěji nasazovaným světovým ERP systémům v českých podnicích. Původně dánský software, známý pod názvem Navision, využívá více jak 770 českých organizací, počet implementačních partnerů dosáhl počtu čtyřicet. Rozsáhlá partnerská síť dlouhodobě vytváří zázemí pro rozvoj NAV. Aby posilovali svou konkurenceschopnost, vyvíjejí jednotliví partneři různá oborová řešení. Jedno z těch nejlepších si představíme v následujícím článku.

Zlínská společnost Axiom SW vstoupila do partnerské sítě Navision již v polovině devadesátých let. Za patnáct let působení na českém trhu získala mnoho významných zákazníků z nejrůznějších oborů podnikání. Jak se postupem času zaplňoval prostor na trhu, musela společnost přijít s něčím, čím by vynikala nad ostatními partnery Microsoft Dynamics NAV i dodavateli konkurenčních ERP systémů. Rozhodla se pro vývoj oborového řešení určeného dovozcům a prodejcům automobilů. K zaměření na tuto specializaci dospěla na základě více než desetiletého vývoje zákaznických úprav na bázi Microsoft Dynamics NAV.
Aby takovéto vertikální řešení bylo konkurenceschopné nejen na českém trhu, ale i ve světě, přišla společnost Axiom SW s myšlenkou ucházet se o jeho mezinárodní certifikaci. Pro partnery Microsoftu představuje nejvyšší úroveň certifikace možnost získat tzv. Certified for Microsoft Dynamics. V současnosti je na celém světě takto vysoko ohodnoceno několik stovek řešení. Jedno z nich nabízí právě společnost Axiom SW, a to pod názvem Automotive Business Solutions (ABS).

Certifikace podléhá přísným pravidlům, která stanovuje mezinárodní nezávislá agentura VeriTest. Tato společnost ve spolupráci s firmou Prometrik zaštiťuje standardní certifikace partnerů i osob pro produkty Microsoft, SAP, Oracle, ale i firmy, jako je Toyota, a další.
Status certifikovaného řešení zaručuje zákazníkovi především standardizaci procesů, vztahů se zákazníky i dodavateli v daném oboru a funkcionality informačního systému. Certifikaci předchází testování mnoha předepsaných parametrů, jako je on-line nápověda, způsob kódování, kompatibilita, instalace, zálohování, vzhled formulářů, technické materiály a další náležitosti, které ověřuje již zmíněná nezávislá autorita. Jedná se o nejlepší praktiky (best practices), které pak autor certifikovaného řešení může uplatňovat u dalších vlastních modulů či nově vytvářených oborových řešení.
Ocenění Certified for Microsoft Dynamics doplnil Axiom SW o další oborové standardy, například pro dealerství automobilů značky Ford nebo komunikace se značkami Mitsubishi, Hyundai, Mazda, Nissan, Infiniti nebo Škoda Auto a další. Typy jednotlivých osvědčení a podmínky pro jejich získání se u každého dodavatele liší, například pro způsoby komunikace s výrobcem či importérem.

Microsoft Dynamics NAV (dále jen NAV) je světově proslulé ERP řešení, určené pro středně velké organizace, které podnikají v oblasti obchodu, servisních služeb, montážní výroby či působí v sektoru zdravotnictví a dalších oblastech veřejné a státní správy. Používá jej sedmdesát tisíc organizací ve více jak třiceti zemích světa. V České republice, jak jsme již uvedli, NAV aktivně užívá 770 organizací. Výčet zajímavých čísel doplňme ještě o počet konzultantů k systému v České republice. Ke konci roku 2008 jich na našem trhu působilo 550, což je z hlediska podpory NAV impozantní číslo, srovnatelné jen se světem aplikací SAP.
Microsoft Dynamics NAV tvoří integrovaný celek funkcionalit, který lze dále rozšiřovat přesně dle potřeb firmy. Velkou výhodou systému je široká škála možností pro jeho úpravu a rozšíření. Zákazníkům jsou k dispozici tři úrovně navýšení funkční a uživatelské hodnoty standardního řešení. Základní možností jsou zákaznické úpravy, tzv. partnerské moduly. Druhou úroveň tvoří tzv. add-on moduly, což jsou na míru naprogramované speciální nadstavbové aplikace. Ty jsou registrované pro řešení Microsoft Dynamics a po celém světě bychom jich našli tisíce. Lze je uplatnit nadnárodně a za určitých podmínek jsou obsaženy v ceníku produktů Microsoft. Nejvyšší úroveň pak představují řešení oceněná jako Certified for Microsoft Dynamics.

Mezi úspěšně certifikovaná řešení se v roce 2008 zařadilo i Automotive Business Solutions (ABS) společnosti Axiom SW, určené především pro dovozce a prodejce automobilů. Již od počátku bylo jasné, že chtějí-li jeho autoři působit na tak úzkém tržním segmentu, pak budou nutně muset překročit hranice ČR. Řešení bylo proto kompletně lokalizováno nejen do češtiny a slovenštiny, ale rovněž do anglického jazyka.
Přímo je ABS dodáváno pouze zákazníkům v ČR. Klienti z ostatních zemí jsou oslovováni prostřednictvím partnerské sítě Microsoftu, která představuje významnou autoritu doporučující vhodného a seriózního partnera pro danou zemi. Jádro systému tedy vyvíjí společnost Axiom SW, dodává rovněž inovace aplikace a řídí její rozvoj. Prodej a implementaci zajišťuje lokální partner Microsoftu v dané zemi.
Společnost má obchodní partnery ve více než desítce zemí, zejména ve střední, východní a západní Evropě. Nové aktivity vyvíjí také na Blízkém východě a v Perském zálivu. Dokladem úspěšného partnerství je například mezinárodní implementace části řešení ABS ve společnosti AAA Auto v Maďarsku a Rumunsku. Část systému pro importéry (ABS IMS) se implementuje také v Holandské společnosti AutoBinck a jejích dceřiných firmách v Maďarsku nebo Slovinsku. Aktuálně byla dokončena implementace ABS IMS ve společnostech M Motors CZ a M Motors SK (import Mitsubishi pro Českou a Slovenskou republiku).

Řešení ABS je určeno pro import, maloobchodní a velkoobchodní prodej nových i ojetých osobních, užitkových i nákladních automobilů. Obsahuje také nástroje a funkcionality pro řízení dalších činností úzce spjatých s prodejem automobilů, jako je servis, operativní a finanční leasing nebo pojištění. Celé řešení je proto rozděleno do jednotlivých hlavních řad ABS IMS (import), ABS DMS (dealeři), ABS LS (leasing). Každá z těchto hlavních řad obsahuje množství dalších modulů, které zajišťují plnou podporu jednotlivých dílčích procesů, jako například autoservis, autosalon, komunikace atd.
V oblasti maloobchodu je řešení orientováno na dealerské společnosti dodávající auta koncovému zákazníkovi (vztah importér – prodejce – zákazník). V oblasti velkoobchodu nabízí speciální nástroje pro importéry vozidel (vztah výrobce – importér – prodejce).
Jádro systému ABS obsahuje základní nastavení z hlediska vozidel, zejména pak číselníky a importy, které slouží pro ostatní moduly (definice vozů, výbavy atd.). Jednotlivé oblasti NAV a ABS pak vyžadují vlastní konfiguraci. V rámci celého řešení je prosazován princip maximálního využití standardních funkcí NAV.

Jako příklad převzetí některé ze standardních funkčností z NAV je možno uvést například tzv. Centra odpovědnosti, která vývojáři rozšířili a upravili podle požadavků dealerů. Centra odpovědnosti jsou používaná například u prodejce automobilů v Praze s více pobočkami či autosalony. Poskytují víceúrovňové zabezpečení přístupu a práv. Zatímco odpovědní pracovníci v centrále mohou sledovat veškeré operace společnosti, lidé na pobočkách pracují pouze s vlastními doklady a omezenými číselnými řadami, přístupy apod.
Systém ABS dále využívá tradiční Dimenze, jednu z nejsilnějších zbraní NAV, což jsou předdefinované entity (značka modelu, pořadové číslo, VIN – vehicle identification number atd.). Záznam o každém automobilu, bude-li vyvolán v jakékoliv části systému, je díky dimenzím automaticky provázán s ostatními entitami, například prvotními doklady, se kterými je daná obchodní operace spjata. Samotné dimenze pak slouží především k tvorbě nejrůznějších typů analýz, například pro rozbor obchodních případů, a to jak v rámci NAV, tak s použitím obecně známých nástrojů Microsoft Excel.
Z páté verze NAV byly převzaty některé nové funkce. K nim patří možnost nadefinování šablon v MS Word a jejich plnění přímo ze systému, například pro tisky smluv. Dále se využívají standardní funkcionality pro schvalování, které potřebám prodejců automobilů plně dostačují. Podobně je tomu při správě dokumentů u menších zákazníků. Těm bývá nabídnuta standardní funkcionalita v podobě tzv. sponky. Klienti s většími nároky pak používají modul DMS (document management system) vytvořený společností Axiom SW.

Samostatný modul určený pro importéry – ABS IMS (Importer Management System) – se dělí na čtyři samostatné oblasti, které jsou kompletně integrovány do prostředí NAV. Lze jimi řídit nejen import a obchod s automobily, ale také s jinými dopravními prostředky.

Obr. 1: Importérský modul ABS IMS v prostředí NAV

ABS IMS obsahuje kompletní pokrytí obchodního cyklu dovozu vozidel. Přitom podporuje komunikaci v elektronické podobě, která obvykle probíhá prostřednictvím webového portálu. Pro importéra tak vznikají prodejní objednávky, pro dealera naopak nákupní. Nyní se podívejme, jak funguje obchodní cyklus importu automobilů.

Obr. 2: Webové rozhraní pro importéry

K transportu vozidel se často používá námořní doprava. Poté co jsou vozy vyskladněny v přístavu, uloží se do systému jejich seznamy, tzv. packing lists. Objednávka se nikdy nevykrývá celá, nýbrž postupně podle toho, jak se vozidla dováží. Jakmile automobily projdou celním řízením, účtují se na sklad. Následně dochází k propojení na dopravní služby, které jsou připraveny v přístavu. Následují dopravní příkazy pro transport vlakem nebo po silnici, včetně sledování stavu přepravy, její lokalizace apod. Následně se zaúčtuje nákupní faktura k vozům a dodatečné náklady spojené s dodávkami. Poté dochází k proclení a vozy jsou předány prodejci. Podobně funguje obchodní cyklus také u náhradních dílů a schvalování garancí.

Problematika importu nových automobilů je předmětem modulu Nové vozy. Obsahuje řešení komunikace s výrobcem, předobjednávky od dealerů a následnou distribuci vozidel. Tato část systému obsahuje také významné funkce sloužící ke zpracování bonusů pro prodejce. Výše bonusu se odvíjí od plnění nasmlouvané kapacity na odběr vozů (měsíčně, kvartálně nebo ročně).
Obchodní cyklus mezi importérem a výrobcem funguje následovně. Importér objednává typ automobilu, nikoliv konkrétně definované vozy. Poté co jsou vozidla přivezena, jsou jim přiděleny dané parametry, dostávají VIN a v systému se vytváří konkrétní karta sledování vozu. Tato karta je základním pracovním nástrojem mapujícím životní cyklus vozidla. Obsahuje řadu informací týkajících se nákupu, celních realizací, prodeje. Technická část karty je využívána v oblasti náhradních dílů, eviduje technické parametry vozu, výbavu apod. Mnoho z těchto údajů je upřesňováno přímo výrobcem.

Obr. 3: Karta sledování vozu

Nový model vozu znamená pro importéry evidovat v systému tisíce záznamů dokumentujících všechny možné kombinace výbav podporované v dané zemi a souvisejících údajů o náhradních dílech, typech servisních prací apod.

V ABS IMS modulu je celá řada dalších důležitých funkcionalit, bez nichž se importéři neobejdou. Patří k nim například Transfer vozů, pro řízení dovozu a distribuce automobilů od importéra. Transfer se uskutečňuje přes tzv. lokace (definované sklady) a má dvě vazby. První z nich směřuje na sledování, aby bylo možno určit polohu vozu v každém okamžiku, a druhou je návaznost na pojištění.
Modul Cenotvorba slouží importérovi pro stanovování cen vozu, modelu, barvy, výbavy a speciálních edicí pro danou zemi. Tato část vychází z ceníků, které jsou součástí standardní funkcionality NAV.

Obr. 4: Ceníky pro importéry

Důležitou součástí je rovněž řízení náhradních dílů do cílové země a jejich distribuce prodejcům. Modul Náhradní díly je postaven na oblasti řízení skladů z NAV. Zahrnuje také funkčnosti pro náhrady a záměny. S řízením náhradních dílů je úzce provázán modul Reklamace, který zajišťuje také veškerou komunikaci k daným položkám.

K zabezpečení poprodejního servisu slouží modul After-sales, který kompletně pokrývá tok garancí z pohledu importéra, a to jak vůči výrobci, tak dealerům. Modul automatizuje řízení garančních hlášení, kterých mohou být tisíce, a umožňuje tak efektivně řídit cash flow s tímto spojený.
Dovozci se dále neobejdou bez řízení marketingových aktivit a komunikace s dealerskou sítí a koncovými zákazníky. K tomu se využívá buď Microsoft Dynamics CRM nebo správce vztahů z NAV. Elektronickou komunikaci importéra s prodejci a výrobcem zajišťuje modul Komunikace. Obvykle zabezpečuje tisíce transakcí v podobě objednávek, rezervací vozů, sledování jejich stavu ve výrobě, potvrzování atd.

Další stěžejní funkční oblast ABS je určena prodejcům automobilů. ABS DMS (Dealer Management System) má více částí než ABS IMS, některé z nich jsou však podobné, jako například Nové vozy, Náhradní díly – ovšem z pohledu dealera. Dealerský modul je samozřejmě možné provázat s modulem importéra, pokud se oba nacházejí v dané zemi.
Importérský a dealerský systém provázaly například společnosti Auto Palace Praha nebo AutoBinck Holding. Dovozce používá svůj vlastní systém, dealer může pracovat s několika různými systémy importérů, například pro Mitsubishi, Hyundai a Škodu. Prodejce má k dispozici také portálové řešení, na němž může vybírat z nabízených vozidel a zadávat rezervace.
Dealeři se obvykle zaměřují na určitý tržní segment. Prodávají například japonská auta, protože vědí, že určitá skupina zákazníků kupuje pouze tyto vozy a málokdy mění své návyky. V případě, že se zákazníkovi nelíbí nový model jeho oblíbené značky, dokážou mu nabídnout podobný japonský vůz. Systém samozřejmě hlídá leasingové smlouvy a předem upozorňuje na jejich ukončení. V návaznosti na to lze nastavit automatické rozesílání nabídek na nový typ auta, včetně příslušných slev a zvýhodnění.

Výčet funkcionality pro prodejce vozidel je skutečně velmi obsáhlý. Zmiňme ještě alespoň modul Autosalon, pomocí něhož lze pracovat s vozy dostupnými na skladě. Skladová karta již obsahuje informace o konkrétním automobilu se zadanou výbavou, stavu, dokladech, prodejci, potenciálním zákazníkovi, identifikaci rezervace apod.
Pro prodejce je důležitá také Půjčovna, která slouží k řízení případů, kdy zákazník při dlouhodobějším servisním zásahu u svého vozidla požaduje náhradní automobil. Pomocí tohoto modulu může prodejce sledovat nejenom jednotlivé výpůjčky, ale rovněž vytížení vozů v grafické podobě. Autopůjčovna je typická složitějšími ceníky, které mají za úkol minimalizovat podvody s automobily. Sazby delších výpůjček jsou oproti jednorázovým obvykle nastaveny jako zvýhodněné. Pokud zákazník vrací auto před termínem, musí se cena přepočítat a upravit dle sazby za kratší období. Tato činnost probíhá na pozadí systému. Podobně jako u ostatních modulů, jsou i zde k dispozici sestavy – například statistiky půjčovny pro sledování vytížení, pronájem, placené kilometry, spoluúčasti atd. Modul Půjčovny umožňuje samozřejmě i výpůjčky dalších předmětů či vybavení, jako například střešní nosič apod.

ABS LS (Leasing System) představuje další samostatnou část, která rozšiřuje funkcionalitu pro automobilové dovozce a prodejce o oblast služeb. Má tři části: zpracování finančního leasingu, operativního leasingu a zpracování úvěrů.
Jednotlivé moduly nacházejí uplatnění jak u importérů, tak samostatně u leasingových či bankovních institucí. ABS LS je také možné kombinovat s importérským modulem. Leasingové řešení od Axiom SW využívají specializované bankovní instituce, například v UniCredit Bank či Leasing Slovenskej sporiteľne. Řešení je pak integrováno do jádra příslušného ERP systému (SAP, Oracle apod.), který používá mateřská společnost dané finanční instituce.
V systému je možné evidovat i grafické prvky. Například při evidenci leasingu je třeba pracovat s fotografiemi poškozených vozidel. Systém dále obsahuje šablony pro zaznačení poškození automobilu.

Leasing sám o sobě představuje významnou „nejlepší praktiku“. Ta se týká především matematických výpočtů, způsobů daňového zohlednění různých typů nákladů, účtování jednotlivých položek a jejich rozpouštění. Na kartě každé leasingové smlouvy jsou evidovány splátky skládající se z jistiny a anuity. Výše splátky se odvíjí od zvoleného modelu výpočtu. Splátky jsou provázané na deníky tak, aby došlo k jejich naplnění a zaúčtování jednotlivých položek. Vazba je provedena i na zálohové platby, faktury za služby, kurzové rozdíly, dobropisy, pojištění, které se musí rozpouštět do jednotlivých období a z hlediska daňového správně zúčtovat. Leasingové smlouvy musí mít nastaveno také workflow a stavy pro příslušné schvalovací operace. Leasingový systém je samozřejmě napojen na modul majetku a servisu.
Podstatou best practices v oblasti leasingu jsou tedy kalkulační vzorce. Ty musí být nastaveny flexibilně, neboť se často mění dle nabídky bank. Standardní vzorce vychází ze zvyklostí a desetiletých zkušeností společnosti Axiom SW v oblasti leasingu obecně. Kromě toho společnost zaměstnává specialistu, který se věnuje výhradně pojistné matematice a pomáhá tak celou oblast posouvat dopředu. Další nastavení a příprava kalkulačních vzorců je díky konstrukci systému ABS LS velmi rychlá a podporuje leasingové společnosti při jejich obchodních činnostech v návaznosti na přípravu nových finančních produktů.
Druhou významnou „nejlepší praktiku“ představuje řešení bankovních úvěrů pro financování vozidel leasingových společnosti. Tyto úvěry je potřeba taktéž do platby klienta promítnout. Proto je velmi důležité správně vyhodnotit půjčku od banky vůči financování poskytovanému na vozidlo. Je nutné správně propočítat zisk tak, aby byl úvěr pokryt. Přitom je třeba brát v úvahu cenu peněz na různých trzích a další faktory. Leasingové smlouvy jsou proto obvykle zajištěny tak, že lze měnit výpočet leasingových splátek na základě změny podmínek na trhu. Informační systém je schopen se těmto změnám pružně přizpůsobit. Je nastaven tak, že v kterémkoliv okamžiku lze změnit příslušnou kalkulaci, a tedy přepočítání konkrétních splátek.

Poslední modul certifikovaného řešení společnosti Axiom SW je určen pro obchody s ojetými vozy. ABS UCS (Used Cars System) je zaměřen na velkoobjemové obchody s množstvím pohybujícím se v tisících nebo desítkách tisíc kusů, s nímž podnikají společnosti, jako například AAA Auto, Auto ESA apod.
Při vývoji tohoto modulu bylo třeba zvládnout specifické know-how, které je jeho obsahem. To spočívá především ve znalostech, jak efektivně provázat a zpracovat velké množství údajů potřebných pro jednotlivé agendy systému. Například pro formulář servisní zakázky je třeba zajistit údaje o termínech objednávek, přistavení vozu, dokončení servisu, evidenci servisních prací, odpracovaném času atd. Při vkládání informací o automobilu se přitom používají importy z různých částí systému, které se volí na základě určitého přednastaveného modelu. Vše musí být navíc provázáno na všechny ostatní části systému.

Systém ABS přináší velkou výhodu ve změně procesů v oblasti dovozu a prodeje vozidel. Dříve bylo zvykem mnoho věcí dělat ručně a vyplňovat ke všemu papírové doklady, například pro každou servisní zakázku, příjem či prodej vozu. Dnes jsou tyto činnosti provázány a elektronicky doplňovány o nové informace, čímž se výrazně zkrátí a zefektivní celý proces.
Předností systému ABS jak pro importéra, tak dealera je jednotné úložiště dat ke všem agendám – evidenci automobilů, smluv, zákazníků, obchodních případů atd. Důležitá je také možnost sledování životního cyklu automobilů. Systém eviduje, kolik vlastníků vozidlo mělo, pokud se vrací ke stejnému dealerovi jako použité k prodeji a samozřejmě obsahuje všechny historické údaje, počínaje nákupem importéra od výrobce a konče prodejem a servisními zásahy pro koncového zákazníka. V neposlední řade systém poskytuje široké možnosti analýz a ekonomického vyhodnocování jak jednotlivých obchodních případů, tak celého podnikání, které je velmi citlivé na cenotvorbu a vývoj nabídky a poptávky na trhu.