Úspěšná implementace systému plánování podnikových zdrojů (ERP) je výsledkem spolupráce specializovaných odborníků na straně dodavatele i zákazníka, kde vyžaduje nasazení a kooperaci uživatelů, otevřenost vůči změnám, kvalitní plánování a zkušené vedení. Kromě výběru správného řešení ERP, které splní současné i budoucí potřeby společnosti, je nejdůležitější součástí zavádění podnikového systému plánování a celková správa projektu.

Efektivní metodika implementace ERP je nezbytným předpokladem rychlé a efektivní návratnosti investice (ROI) a obchodního růstu. Pro úspěch implementačního projektu je důležitá koordinace zdrojů, plánování projektu, organizace a vedení týmu, přepracování procesů, řešení problémů, komunikace a další aspekty. Kromě skupiny oborových expertů dodavatele je důležité dát dohromady tým vedoucích pracovníků na úrovni společnosti, který pomůže s vedením implementace. Posláním tohoto týmu je, aby všichni od skladníků až po členy představenstva měli jasno ve své roli při nasazení a následném používání nového systému.

12 faktorů úspěchu

Má-li mít implementace úspěch, je třeba vzít v úvahu následujících dvanáct faktorů:

1. Podpora a zapojení managementu

Úspěch projektu si žádá, aby členové vedení nebo manažeři jednotlivých oblastí hráli roli názorových vůdců: oni musí věřit ve změnu, dát o ní všem vědět a sami být její součástí. Přenesou tak důvěru na budoucí uživatele řešení.

2. Řízení změny

Změna softwarového nástroje po třech, pěti, deseti nebo patnácti letech, kdy se věci dělaly stále stejně, obvykle vyvolá ze strany zaměstnanců okamžité odmítnutí. Recept na otupení obav a zdůraznění přínosů ERP zní: dát zaměstnancům všechny možné informace o novém řešení včetně termínů školení, seznámit je s očekávanými přínosy projektu a s oblastmi a pracovníky, jichž se to týká. Pro tento účel jsou velmi užitečné interní komunikační kampaně.

3. Informovaný a aktivní řídící výbor

Od ředitelů společnosti se odvíjí veškerý pokrok projektu. Z toho důvodu je velmi důležité, aby se aktivně účastnili navazujících jednání. Jsou totiž skvělým referenčním bodem pro úkoly a navazující fáze.

4. Dobře definované role a oblasti odpovědnosti

Všichni účastníci procesu musí velmi dobře znát své funkce a termíny odevzdání. Jasná a srozumitelná komunikace je nezbytným předpokladem dosažení cílů implementace s dostupnými zdroji a v očekávaném čase.

5. Přidělené interní projektové řízení

Tým projektového řízení zahrnující účastníky ze společnosti implementující ERP pomůže udržet soustředění a cíle a zajistit kontinuitu od začátku do konce.

6. Dostatečné zdroje

Před zahájením implementace ERP je nezbytné počítat s lidskými a ekonomickými zdroji, jež budou v průběhu celého procesu třeba.

7. Patřičně definovaný a vyškolený projektový tým

Je důležité pečlivě vybrat interní členy projektového týmu. Musí v něm být specialisté na jednotlivé podnikové procesy. Právě tito specialisté budou zárukou, že změny realizované spolu s ERP budou funkční a přiměřené pro operace společnosti.

8. Jasně zaměřená definice projektu

Je nezbytné, aby pokrok projektu odpovídal původnímu plánu. Pak budou výsledky odpovídat očekáváním řídícího výboru.

9. Kvalitně definovaný rozsah a podnikové cíle

Sladění rozsahu projektu s podnikovými cíli pomůže udržet implementaci ERP srozumitelnou a úspěšně ji uskutečnit.

10. Krátkodobé milníky a revize

Je důležité definovat týdenní cíle a při pravidelných schůzkách dostávat zpětnou vazbu od šéfů jednotlivých procesních týmů. Velice se to hodí pro sledování pokroku.

11. Komplexní simulace a pilotní používání

Před spuštěním je žádoucí uskutečnit komplexní simulace a v pilotních provozech vyzkoušet moduly a procesy pokrývané novým systémem. Pomůže to omezit nejistotu a minimalizovat rizika, která by se mohla objevit při ostrém spuštění.

12. Nástroje pro sledování úkolů a otevřených problémů

Je důležité sdílet týdenní výkazy prostřednictvím nástroje jako SharePoint. Pomáhá to udržovat komunikaci mezi řídícím výborem, konzultanty a ostatními účastníky procesu implementace.

Slevy nebo sdílení rizik?

S ERP projekty dále souvisí nebezpečí v podobě neschopnosti dokončit implementaci včas nebo nákladově efektivním způsobem, což může mít velmi negativní dopad na každodenní běh firmy. Časové prodlevy zcela zákonitě způsobují u zákazníků nedůvěru a obavy, čehož si začínají být vědomi také samotní poskytovatelé, a proto nyní přicházejí s novými nástroji, které pomáhají prokázat návratnost investice do ERP a tím zákazníky přesvědčit o smysluplnosti celého projektu. Kromě tradičního poskytování slev se společnosti zaměřují také na dosahování konkrétních měřitelných cílů nebo zatraktivnění licenční politiky. Zajímavým přístupem v poslední době je například také rozdělení rizik i přínosů implementace ERP systému rovným dílem mezi obě strany, dodavatele a zákazníka. Obě strany společně tak přebírají odpovědnost za definici projektu, která je založena na detailním zmapování projektu a dohodě o přínosech a návratnosti investice. Při nevyčerpání rozpočtu na celý projekt tak bývají úspory rozděleny mezi dodavatele a zákazníka v poměru padesát na padesát, a naopak jestliže projekt při svém dokončení překročí rozpočet, je zákazníkovi zase účtováno padesát procent ze smluvně dohodnutých hodinových sazeb za profesionální služby, které jsou nad původními rozpočtovými náklady. Zákazník i dodavatel jsou pak tímto finančně motivováni k pevnému a jasnému řízení projektu podle dohodnutého plánu, aby dokázali minimalizovat prostoje a omezit rizikové faktory.

Neopomenutelné náklady

Při nasazování informačního systému je nutné vzít v úvahu také ty náklady, které se přímo netýkají vlastního ERP, nicméně nelze bez nich systém nasadit. V první řadě jde o technické inovace hardwaru a softwaru, které jsou zpravidla závislé na velikosti zákazníka, náročnosti provozu, pořizování a vyhodnocování dokladů a v neposlední řadě také na nárocích jednotlivých ERP produktů (i ty se mohou velmi významně lišit směrem k optimalizaci produktů a možnosti komunikace s otevřenými formáty či řešeními). Dalším faktorem hodným zohlednění v rámci plánu a vlastního nasazení ERP je proces převodu dat. Je nutné si uvědomit, že nikdo není schopen převést sto procent dat ze starých systémů do systému nového, a proto je třeba zvážit, která data jsou pro potřeby práce či analýzy stěžejní, a která naopak mohou zůstat archivována v původním systému pro potřeby občasného nahlédnutí.

Tým především

Nejdůležitějším aspektem každého úspěšného projektu nasazení ERP je však součinnost obou stran. Nezapomeňte, že implementace je dokonalým příkladem týmové práce. Každý dílek skládačky je pro dosažení požadovaného cíle nezbytný. Budete-li věnovat pozornost všem aspektům, bude váš projekt ve všech směrech úspěšný. Využitím osvědčených postupů při implementaci získáte řešení ERP, které přispěje k větší agilnosti firemních provozů, k dosažení rychlejší návratnosti investic a k větší spokojenosti uživatelů, protože se zaměstnanci budou cítit jako součást změny, která je vidět na optimalizaci firemních procesů.

Autor působí jako territory manager ve společnosti Epicor Software Czech.