více funkcí a vysoký uživatelský komfort

ERP systémy Byznys pocházejí z dílny společnosti J.K.R., která patří mezi pět největších českých producentů standardních ERP aplikací. Oba její produkty, Byznys Win i Byznys VR v sobě spojují jednoduchost a přehlednost ovládání s detailním propracováním jednotlivých funkčních oblastí.

Kvalita konzultantů jako kritický faktor úspěchu

Společnost J.K.R. vznikla v roce 1991 a v současnosti patří ke špičce českých producentů standardních ERP aplikací. J.K.R. je ryze česká firma bez jakékoliv zahraniční účasti nebo cizího know-how. Její obrat za rok 2008 činil téměř 83 milionů korun, přičemž zahrnoval tržby z licencí systémů třídy Byznys a veškerých souvisejících služeb. V centrále a dvou pobočkách společnosti pracuje sedmdesát zaměstnanců, z toho je 35 odborných konzultantů. Dalších více než padesát pracovníků se podílí na vývoji, implementaci a servisu v rámci partnerských organizací.

J.K.R. má kromě své centrály další dvě vlastní pobočky, pět partnerů pro české kraje a jednoho pro Slovensko. Partnerem (dealerem) se rozumí servisní středisko s ověřenými a certifikovanými konzultanty, kteří musí každé dva roky procházet prozkoušením a recertifikací z inovovaných oblastí systému. Tyto majetkově a právně samostatné společnosti se specializují výhradně na prodej a servis ERP systémů třídy Byznys. Jsou postavené na úroveň středisek J.K.R. a dostává se jim tak stejné péče jako vlastním pracovníkům společnosti.

Společnost se může pochlubit stabilním týmem zkušených konzultantů, kteří představují významnou konkurenční výhodu. Znakem profesionálního přístupu k vlastním zaměstnancům i pracovníkům partnerských organizací je především nízká fluktuace, která jinak trápí mnoho IT dodavatelů na českém trhu.

ERP systémy Byznys

Systémy Byznys Win a Byznys VR spadají do kategorie all-in-one a zaměřují se především na požadavky středně velkých a větších organizací. Své uplatnění nacházejí v mnoha oblastech komerčního sektoru, dokonce i v některých typech organizací veřejné a státní správy (školství, městská samospráva atd.).

Byznys Win je nástupce staršího řešení Byznys historicky postaveného na bázi DOS, které společnost přestala distribuovat v roce 2007. Je vhodnou volbou pro méně náročné klienty, což se promítá i do jeho ceny v porovnání s Byznys VR. Jedná se o komplexní nástroj pro řízení a plánování všech klíčových podnikových procesů.

Byznys VR principiálně vychází z architektury systému Byznys Win, je však robustnější, má rozvinutější funkcionalitu, rozšířenou uživatelskou vrstvu a obsahuje navíc některé moduly (například Projektové řízení nebo komponentu Byznys Office). Byznys VR je vhodný spíše pro větší firmy s náročnějšími požadavky na funkcionalitu.

Významné reference

Ke konci loňského roku používalo systémy Byznys více jak 1 200 výrobních, obchodních nebo servisních organizací. K významným zákazníkům patří například vydavatelství Vltava-Labe-Press, v němž se systémem Byznys pracuje čtyři sta uživatelů. Kromě standardních funkcionalit tato společnost využívá také reporting do Německa, mezinárodní účetní standardy, podporu finančního řízení a jednotné řízení pohledávek. Další zajímavou referenci představuje Letiště Brno, kde má systém Byznys na starosti správu veškeré podnikové agendy a integraci vyúčtování služeb poskytovaných leteckým společnostem a ostatním uživatelům letiště.

Jedním z největších zákazníků je společnost Ravak, přední výrobce sprchových koutů, van a koupelnového zařízení ve střední a východní Evropě. Patří mezi první uživatele řešení Byznys Win. V Ravaku nyní se systémem pracuje 180 uživatelů a společnost má i své vlastní vývojové IT oddělení. Byznys používají i výrobní společnosti, jako například ITW Air Hammer, která se zabývá výrobou hřebíků do pneumatických kladiv, nebo hutnická společnost Poldi. K atraktivním a zároveň netypickým klientům patří Český svaz ledního hokeje nebo Knihovna Václava Havla.

Vývoj systému s cílem maximální kompatibility

Vývoj systému probíhá ve vývojovém centru J.K.R. v Příbrami. Některé moduly, jako je například Výroba, Doprava, Excellent nebo iByznys, připravují programátoři a analytici partnerských organizací tzv. on-line. Nakonec musí veškeré jejich aktivity projít vývojovým centrem, v němž se ukládají zdrojové kódy systému. Cílem tohoto přístupu je zajistit maximální kompatibilitu všech součástí Byznysu a zamezit vzniku možných problémů při přechodu na nové verze.

Co se týče technologických limitů: vývojáři neustále pracují na optimalizaci systému z hlediska objemu zpracovávaných dat. Po několika letech neustálého zdokonalování je nyní systém schopen pojmout několik milionů záznamů bez toho, aby došlo k jakýmkoliv komplikacím. Pro použití ve středních a větších firmách je tento objem dat dostačující. Z hlediska počtu uživatelů může v jedné nabídce (například příjem a párování faktur) pracovat několik desítek lidí, aniž by se vzájemně blokovali.

Základ tvoří technologie od Microsoftu

Společnost J.K.R. se dlouhodobě specializuje na využití technologických prostředků Microsoftu, s nímž také spolupracuje na adekvátním výběru vhodných nástrojů. Oba produkty Byznys jsou vystavěny na dvouvrstvé architektuře klient/server, a to výhradně na databázovém stroji Microsoft SQL Server 2005 nebo 2008.

Byznys Win využívá vývojové prostředky Microsoft Visual FoxPro v aktuální verzi 9.0, které jsou plně zakomponované do prostředí Microsoft Windows. Postupně se však přechází na technologii Microsoft .NET.

Byznys VR, jehož technologický základ vychází z řešení Byznys Win, má jádro systému už napojeno na Microsoft .NET. Veškeré rutinní operace probíhají nadále v prostředí Microsoft Visual FoxPro, ale nové komponenty jsou už vyvíjeny v novém programovacím jazyku. Při tvorbě Byznys aplikací se tak kombinují výhody obou prostředí. U Visual FoxPro je to zejména rychlé zadávání, editace a přístup k datům, možnosti formátování textů, vyhledávání napříč produktem apod. Výhodou prostředí Microsoft .NET je zase možnost práce s uživatelskou plochou, tvorby webových a mobilních aplikací nebo rychlejší kód.

Architektura systému a komunikační standardy

Všechny současné implementace ERP systémů Byznys jsou postavené na architektuře klient/server. Byznys využívá primárně tlustého klienta, pouze u aplikací vybudovaných na bázi Microsoft .NET je realizován tenký klient.

Se systémy Byznys je možné komunikovat jak v on-line, tak i v off-line režimu. Drtivá většina on-line přístupů je vybudována na bázi terminálového provozu, pouze asi pět procent klientů využívá možnosti přímého přístupu do databáze. Off-line přenosy probíhají buď prostřednictvím časovače, nebo příkazu (zmáčknutí daného tlačítka) a jsou komplexní včetně zpětných vazeb a zamykání dokladů po jejich odeslání. V souvislosti se způsoby komunikace musíme zmínit ještě jednu speciální komponentu Byznysu (BOutsale), která zabezpečuje replikaci dat na prodejnách v případě on-line spojení.

Jednoduché provázání s kancelářskými aplikacemi

ERP systémy Byznys umožňují oboustranné propojení s programy kancelářského balíku MS Office. V případě verze MS Office 2007 a vyšší, využívá Byznys možnosti tzv. placeholders, tj. komponent, které uživateli umožňují přihlásit se do ERP systému přímo z okna zvolené aplikace. Uživatel tak může například tvořit dokumenty v MS Wordu a nahrávat do nich číselníky on-line z informačního systému. Vyplněný dokument se následně uloží do databáze Bynysu a zároveň se ve formátu MS Word přidá k danému formuláři jako příloha.

Dokumenty vytvořené v kancelářských a jiných aplikacích se pak ukládají buď v lokálním úložišti pracovní stanice, nebo ve speciální samostatné databázi nazvané Centrum sdílení dokumentů (CSD). Jedná se o obdobu DMS s možností nastavení přístupových práv jednotlivým uživatelům. Výhodou CSD je to, že se uložené dokumenty nenacházejí v hlavní pracovní databázi Byznysu, a zbytečně tak nezpomalují systém. Podporuje také autorizaci dokumentů a uchování historie jejich verzí.

Přívětivé prostředí a prvky uživatelské volnosti

Výrobce ERP systémů Byznys se snaží o maximální jednoduchost, přívětivost ovládání a splnění náročných ergonomických požadavků. Z tohoto důvodu nejsou ani jednotlivé formuláře generovány automaticky, konzultanti je ručně skládají dle požadavků konkrétního uživatele systému. Na stejném principu je založena také nápověda, která je psaná ručně a sestavují ji přímo konzultanti, nikoliv programátoři.

Jednou z významných předností podnikových informačních systémů třídy Byznys je unikátní technologie, která umožňuje maximálně přizpůsobit systém požadavkům klienta. Jedná se o nástroj označovaný jako prvky uživatelské volnosti (PUV), pomocí kterého může dané úpravy provádět k tomu oprávněný uživatel dokonce i sám. PUV umožňují mnoho různých modifikací, jak na úrovni celé firmy, tak i na úrovni jednotlivých uživatelů nebo jejich skupin.

Kromě prvků uživatelské volnosti existuje v systému také komplexní generátor sestav, do něhož si mohou uživatelé kromě přednastavených polí přidávat také vlastní pole, které si vytvořili prostřednictvím prvků uživatelské volnosti v daném formuláři.

Nadstandardní propojení s Windows

K uživatelským úpravám řadíme také práci s plochou, kterou je možné modifikovat pro každého uživatele zvlášť. Lze měnit podbarvení, případně i vložit vlastní obrázek. Tyto možnosti mají své opodstatnění zejména u firem, které pracují s více samostatnými databázemi (účetní firmy) a dle podbarvení okna se v systému mnohem lépe orientují.

Formuláře si může uživatel spustit také přímo z operačního systému bez toho, aby bylo aktivní okno Byznysu, a naopak na plochu Byznysu může vložit ikony pro spuštění běžně využívaných aplikací. Ikony na ploše informačního systému jsou jistým způsobem i základem workflow, protože je možné například nastavit poznámku s připomenutím úkolu kolegovi a následnou kontrolou jeho plnění.

V Byznysu VR má uživatel dále možnost zvolit si způsob zobrazení menu. Může si vybrat mezi klasickým nebo tzv. ribbonovým zobrazením, které je typické pro nové verze MS Office (2007 a vyšší). Byznys VR přináší také další užitečný nástroj, a to tzv. gadgety. Jedná se o miniaplikace umístěné přímo na pracovní ploše operačního systému, které zobrazují aktuální informace o požadovaných položkách (např. stav financí na bankovních účtech, seznam nejvyšších pohledávek, nesplněných úkolů apod.), a to i bez potřeby spouštět ERP systém.

K prvkům uživatelské volnosti jistým způsobem patří také možnost připojování příloh. Uživatel je na existenci přílohy u daného formuláře upozorněn graficky (žlutá sponka) a přílohu může zobrazit v několika variantách náhledu. Fyzicky je příloha umístněna buď přímo na disku, nebo ve speciální databázi CSD.

Funkcionalita systému – bohatší, než jsme očekávali

ERP systémy Byznys jsou klasifikovány jako all-in-one s modulárním uspořádáním funkcionality. Uživatelé mohou vybírat z celkem 21 modulů, které lze rozdělit do tří základních skupin: nezbytné pro jakoukoliv společnost (např. Finanční účetnictví, Pokladna nebo Mzdy), specifické pro jednotlivé typy firem a odvětví průmyslu (např. Výroba nebo Doprava) a moduly pro podporu managementu (např. Manažer nebo BI).

Nyní si představíme nejzajímavější funkčnosti systému, a to v oblasti řízení pracovních toků, projektů, výroby, vztahů se zákazníky a podpory manažerského rozhodování.

Řízení pracovních toků

Modul Workflow nabízí speciální funkcionalitu pro řízení toku práce a schvalovací procesy. Struktura modulu je procesní, objektová a všeobecně velmi přehledná. Umožňuje jednoduché zobrazení celého toku práce a identifikaci míst, kterými již workflow „proteklo“, popřípadě kde se zastavilo, nebo s vynechaným procesem. Modul Workflow se nachází přímo v jádře systému a obsahuje i cyklické možnosti, to znamená, že po nesplnění úkolu se vše vrací zpět k jeho zadavateli.

Uživatelé ale mohou využít i jednodušší možnosti schvalování dokumentů přímo na samotných formulářích. Například formulář Přijaté faktury musí být před zaúčtováním schválen odpovědnou osobou. Schvalování probíhá přímo na formuláři prostřednictvím tzv. autorizace dokladu, kde lze nastavit mimo jiné i počty požadovaných autorizací. Po potvrzení dokladu může být předán účtárně k dalšímu zpracování.

Řízení projektů

Řízení projektů je samostatný modul nacházející se ve standardu systému Byznys VR. Umožňuje definovat projekty, strukturu jednotlivých činností v projektu a přiřazovat jim potřebné zdroje (lidé, stroje, nástroje atd.). Ke všem zdrojům přistupuje stejně a dokáže je řídit i z hlediska kapacit, a to jak jednotlivě, tak i ve skupinách.

Projektové řízení

Modul Projektové řízení lze provozovat ve dvou režimech. První je na nižší úrovni, ve formě určité nástěnky, kde se nepočítá s kapacitami a sleduje se pouze, zda byl daný úkol splněn, nebo nikoli (případně může být tato informace doplněna procentem). Druhá, vyšší úroveň, představuje komplexní projektové řízení včetně sledování kapacit, rozpracovanosti, tvorby plánů a s možností napojení na mobilní aplikace jako PDA apod. Výhodou modulu Řízení projektů oproti sofistikovanějšímu řešení Microsoft Project je především jeho vazba na zakázky přímo v informačním systému, možnost on-line verifikace platební morálky zákazníků nebo schopnost řízení výnosů.

Plánování a technická příprava výroby

Modul Výroba umožňuje komplexní řízení výroby s cílem co nejvíce automatizovat, zpřesnit a zprůhlednit většinu navazujících administrativních činností. Má přímou vazbu na zakázky a zajišťuje oboustrannou komunikaci se skladovým hospodářstvím. Je vhodný pro řízení opakované i zakázkové výroby, případně umožňuje snadno kombinovat oba způsoby. Protože je navržen jako univerzální řešení, lze jej úspěšně využívat v různých průmyslových odvětvích.

Modul Výroba se skládá z technické přípravy výroby (TPV), řízení výroby a vyhodnocování. V rámci TPV je možné vytvářet kusovníky v takovém rozsahu a podrobnostech, které si určí sám uživatel. Počet jeho úrovní není omezen a lze do něj zahrnout i technologické postupy s jednotlivými operacemi. Stromové zobrazení a možnost hromadných změn v technologických postupech zvyšuje uživatelský komfort. Z TPV lze přímo získat nákladové kalkulace.

Řízení a sledování výroby

Řízení výroby se skládá z plánování a sledování výroby. Základem jsou výrobní zakázky, které slouží jako podklad pro vytváření materiálových rezervací, objednávání materiálu a jeho výdej do výroby. Výrobní operace a kooperace se mohou zaplánovat podle časových nároků na jednotlivá pracoviště a dostupnosti materiálu. Systém podporuje plánování do omezených kapacit a jednotlivým zakázkám lze určovat priority. Plánování se týká všech zdrojů, tj. konkrétních operací, směn, strojů i pracovníků a všechny informace se automaticky promítají do kalkulací (včetně mzdových nároků).

Obchodníci rádi využívají možnosti zkušebního zaplánování, někdy označovaného jako funkcionalita „co-když“, která jim pomáhá ověřit, zda je možné objednávku splnit do zákazníkem požadovaného termínu. Systém při zadání požadavku zkusmo zaplánuje zakázku do reálných dat dříve zaplánovaných kapacit. Pokud výsledek nevyhovuje, zakázka se nepotvrdí a systém zaplánované kapacity uvolní.

Grafické přehledy, hodnocení výroby a Ganttův graf

Pro sledování výroby existuje v systému speciálně graficky upravený přehled, který má tzv. semaforovou strukturu. Obsahuje seznam všech zakázek a u každé lze pomocí funkce drill-down zobrazit detail jednotlivých činností (včetně přesného času, kdy činnost probíhala).

V rámci hodnocení výroby lze zobrazit skutečné ceny a náklady, mzdové podklady, počet a příčiny zmetků atd. Vše je možné sledovat z libovolného úhlu pohledu, tj. po dnech, pracovnících, zakázkách apod. Modul Výroba má přímou vazbu na Skladové hospodářství a výrobní proces končí právě příjmem hotových výrobků na příslušnou lokaci.

Do modulu Výroba se promítají některé principy projektového řízení, jako je například možnost přehledného zobrazení a sledování výroby pomocí Ganttova grafu. Jedná se o elektronickou podobu plánovací tabule, která poskytuje přehled o vytížení kapacit jednotlivých zdrojů.

Řízení vztahů se zákazníky a kontaktní centrum

Modul CRM poskytuje podporu při navazování nových a udržování stávajících vztahů s partnery (zákazníky, dodavateli) společnosti. Eviduje informace o komunikaci s daným partnerem (operativní CRM) a umožňuje analyzovat údaje o partnerovi či příslušném sortimentu (analytické CRM).

Kromě základních funkcí umožňuje CRM modul také efektivně plánovat, řídit a vyhodnocovat marketingové kampaně. Nepostradatelnou součástí CRM je rovněž řízení kontaktů prostřednictvím vícekanálového kontaktního centra. To podporuje všechny základní funkce, jako je automatická identifikace volajícího, nastavení automatického nebo ručního přesměrování hovoru, vytočení telefonního čísla přímo z ERP systému, sledování veškerých hovorů z různých úhlů pohledu a vytváření statistik apod. Pro automatickou identifikaci volajícího existuje v systému Byznys speciální formulář, který se zobrazí při zaregistrování přicházejícího hovoru, a to i v případě, že samotný systém není spuštěn. Prostřednictvím tohoto formuláře může uživatel ještě před přijmutím hovoru zjistit, kdo volá, jaké má realizované objednávky, výši pohledávek apod.

Podpora manažerského rozhodování

ERP systémy Byznys nabízí několik aplikací pro podporu manažerského rozhodování. Tím nejjednodušším je modul Excellent, který představuje oblíbený reportingový nástroj určený pro manažery na různých úrovních. Jedná se o aplikaci vytvořenou v MS Excel, do níž se zkopírují požadovaná data přímo z Byznysu, a dále lze s nimi pracovat. Excellent umožňuje přehlednou grafickou analýzu dat a zobrazení jejího detailního rozpadu. Každý oprávněný uživatel se může prostřednictvím funkce drill-down dostat například až do účetních dokladů bez vstupu, a tedy zásahu do modulu Účetnictví.

Dalším podobným modulem je Manažer, který umožňuje zobrazení různých pohledů na analyzovaná data. Pracuje nad transakční databází systému a obsahuje předem připravené ekonomické výstupy, které ulehčují řídícím pracovníkům vyhledávání důležitých informací. Jeho specifikem jsou tzv. časové události. Jedná se o nástroj, pomocí něhož lze nastavit různé druhy upozornění a akcí souvisejících se sledovanými informacemi.

Nejkomplexnějším nástrojem pro podporu manažerského rozhodování je nadstavbový modul Byznys BI, který umožňuje přímý přístup k analytickým informacím a přispívá k účinnému řešení problémů a optimalizaci strategického plánování. Modul používá tzv. OLAP nástroje. Ty prostřednictvím datových kostek a správně nadefinovaných parametrů poskytují užitečné přehledy o aktuální situaci firmy.

Petr Sodomka je předsedou Centra pro výzkum informačních systémů, docentem Fakulty managementu a ekonomiky UTB ve Zlíně a jednatelem poradenské společnosti CVIS Consulting.

Denisa Ferenčíková je studentkou doktorského studijního programu Fakulty managementu a ekonomiky UTB ve Zlíně. Specializuje se na výzkum v oblasti ERP a APS systémů.