Altus Vario 12

Úterý, 25 Srpen 2009 11:02

Představení a recenze podnikového systému

Systém Altus Vario od společnosti Altus software představuje ve verzi 12 komplexní informační systém koncepčně vhodný zejména pro použití v menších a středně velkých firmách. Lze jej provozovat jak ve firmách věnujícím se obchodu, firmách působících v sektoru služeb, tak i ve výrobních podnicích.
Altus Vario 12 je podnikový informační systém modulární koncepce. K základním modulům systému patří modul Účetnictví, modul Evidence majetku, modul skladového hospodářství, moduly Mzdy, Vydané doklady, Přijaté doklady, Banka a Pokladna. Modul Adresář, který slouží k evidenci obchodních kontaktů, se může stát základem CRM systému. Pro Altus Vario 12 jsou k dispozici také dva moduly pro řízení výroby. Jde o vlastní modul Výroba sloužící pro jednoduché řízení menších výrobních zakázek. Pro výrobní podniky, které potřebují komplexní systém pro plánování a řízení výroby, nabízí Altus modul Výroba Asepo, což je partnerské řešení, které vyrábí a v praxi implementuje firma Asepo SW.

Základní vlastnosti

Jednotlivé moduly systému Altus Vario 12 jsou vzájemně velmi dobře provázané, což se projeví ve způsobu pořizování dat. V průběhu testování jsme pozitivně hodnotili intuitivní práci se systémem a možnost data pořizovat variantně z různých modulů – například likvidaci faktur lze provést z agendy přijatých či vydaných dokladů, ale i z pokladny či banky, výdejku lze dle potřeby vystavit v agendě sklad, ale i ve vydaných fakturách apod.

Modul účetnictví

Modul Účetnictví je v Altus Vario velmi přehledný. Záznamy lze pořídit přímo v modulu účetnictví, stejně jako je převzít připravené z jiných agend. Za tímto účelem je možno uživatelem v číselníku nadefinovat účetní předkontace, které lze omezit jak použitím v určitém modulu či knize, tak například i časovým horizontem možného využití. Číselník lze však naplnit pouze v podobě konkrétních analytických účtů z účtového rozvrhu účetní jednotky, nelze zadat pouze účtovou třídu či skupinu, kdy by konkrétní účet byl doplňován až dodatečně při účtování. Předkontace stejně jako účtový rozvrh lze následně kopírovat z období do období. Program ale nedisponuje možností zadávání zřetězených předkontací, tj. účetních zápisů, které jsou obvykle účtovány souběžně.

Obr. 1: Systém obsahuje obvyklé moduly ERP systémů, další moduly je možno případně dokoupit. Systém obsahuje i prvky CRM systému, tedy systému řízení vztahů se zákazníky. V programu lze například evidovat údaje o současných i potenciálních obchodních partnerech, zaznamenávat společností provedené reklamní kampaně či zákaznické akce a údaje o potenciálních obchodních příležitostech.

Účetní případy mající původ v jiných modulech nejsou do deníku zaúčtovány okamžitě, uživatel je musí do deníku přenášet hromadně v modulu účetnictví prostřednictvím průvodce se zadáním omezení například na moduly a období, což je systém vyhovující spíše společnostem, v nichž je prvotní pořizování dokladů (např. faktur) odděleno od jejich účtování.
Na prvotním účetním dokladu lze v případě potřeby evidovat hospodářské operace ve dvou měnách, přičemž pro přepočet na české koruny je možno využít buď kurz zadaný, například pevný kurz, nebo kurz denní stažený automaticky z kurzového lístku České národní banky. Systém je možno nastavit na automatické doúčtování kurzových rozdílů při platbách, respektive při přepočtu na aktuální hodnotu k rozvahovému dni, program myslí i na řešení případů, kdy platba proběhne v jiné měně, než na kterou byl původně vystaven doklad.
K libovolnému záznamu v deníku (jakož i k jednotlivým záznamům v jiných agendách) si lze evidovat libovolné poznámky (např. kdo zaúčtování zkontroloval), související dokumenty či úkoly, které je v souvislosti s účetním případem ještě nutno provést. Pro urychlení účtování opakovaných případů lze využít jak možnosti kopírování záznamů, tak i tvorby uživatelských šablon.

Opatrný uživatel by však mohl postrádat možnost jednodušeji uzamknout vybrané doklady nebo celé období DPH proti nechtěnému zásahu či vrátit rychle poslední operaci (např. smazané záznamy), na trhu se lze setkat se systémy umožňujícími rychlejší a komfortnější přečíslování dokladů po vymazání či vložení záznamu. Systém ale disponuje poměrně důmyslnými automatickými kontrolami využívanými zejména při uzávěrce, například kontrolou formální stránky deníku nebo kontrolou na vyrovnanost saldokontních účtů, jejichž řešení je mimochodem v programu řešeno velmi dobře.
Účetní uzávěrka proběhne v programu zcela automaticky, a to i včetně zaúčtování zisku či ztráty běžného období, automaticky lze pak navázat otevřením rozvahových účtů příštího roku. Generovaná účetní závěrka (rozvaha, výkaz zisků a výkaz cash flow) je dodavatelem připravena pouze v české měně, i když zkušený uživatel si další výkazy, jako například výkaz o změnách vlastního kapitálu či rozvahu nebo výsledovku v cizí měně, může sám nadefinovat.

Obr. 2: Pohled na účetní deník. Vzhled a způsob ovládání ekonomického systému Altus Vario verze 12 je podobný Office 2007. K jeho výhodám patří přehlednost, snadný výběr zobrazovaných položek ze seznamu i změna rozvržení stejně jako vzhledu výstupních sestav, jednoduché řazení a filtrování záznamů včetně možností ukládání filtrů. Požadované údaje lze snadno exportovat v různých formátech pro další použití v jiných programech.

Dlouhodobý majetek

Dlouhodobý majetek je v systému rozdělen na „klasický“ hmotný nebo nehmotný majetek investiční povahy s relativně významnou cenou a majetek, dle mého názoru nešťastně nazvaný jako neodpisovaný, v rámci nějž lze evidovat majetek s delší dobou použitelnosti, jehož vstupní cena je však pro účetní jednotku nepodstatná (drobný dlouhodobý majetek). Tento majetek je v okamžiku pořízení zahrnut do nákladů.
Velmi důmyslně je oddělen účetní a daňový pohled na dlouhodobý majetek, je tedy možno například zohlednit odlišné vstupní ceny pro tyto účely a odlišit, zda vůbec půjde o hmotný či nehmotný majetek z obou pohledů. Dále lze zohlednit odlišné účetní a daňové odpisování po technickém zhodnocení apod.
Vlastností, se kterou se ne u všech ekonomických systémů uživatel setká, je možnost přímo z modulu majetku kromě zaúčtování obvyklých vygenerovaných odpisů připravit účtování samotného zařazení majetku či jeho technického zhodnocení do užívání, stejně jako při skončení užívání provést zaúčtování zůstatkové ceny na správný účet v návaznosti na způsob vyřazení. Tyto operace lze ale i obráceně prvotně provést v interních dokladech a ke kartě majetku následně přiřadit.
Pokud jde o odpisy, ty lze generovat jako odpisy časové s frekvencí účtování ročně, čtvrtletně či měsíčně, lze nastavit i jejich zaúčtování jedním dokladem pro určitou skupinu majetku. Pokud se uživatel rozhodne účtovat účetní odpisy ve výši daňových, program správně zvládá při jejich případném přerušení pro daňové účely dál pokračovat v jejich zahrnování do účetních nákladů.

Jediné slabší místo v této oblasti tak dle mého názoru představuje složitější postup při vytváření souboru movitých věcí odpisovaného jako celek a menší vhodnost použití modulu v případě firmy s větším množství finančního majetku s kolísající tržní cenou. Ve verzi nabídnuté k testu také nebyl zařazen modul pro evidenci najatého majetku formou finančního leasingu. Uživatel tak musí ručně splátkový kalendář zanést do knihy ostatních závazků a podíl mimořádné nebo první navýšené splátky řešit například v agendě dlouhodobého majetku, kde lze provést jakoby odpisování této položky do nákladů s příslušnou předkontací časového rozlišení, případně lze záležitost řešit až ručním zaúčtováním v rámci uzávěrkových operací.

Sklady

Nabídka možností v modulu Sklad je poměrně pestrá. Zásoby lze vést na libovolném počtu fyzických nebo virtuálních skladů, mezi kterými lze položky libovolně převádět. Položky zásob zde lze sledovat rovněž dle šarží, výrobních či sériových čísel či expirací. U zásob, u nichž jsou položky zaměnitelné, lze pro oceňování úbytku používat buď v informačních systémech velmi oblíbenou metodu váženého aritmetického průměru anebo lze využít i metodu FIFO. Metodu průběžného účtování (způsob A) nebo periodického vykazování (způsob B) lze v modulu aplikovat vždy pro danou skupinu zásob (např. materiál, výrobky apod.).
K samozřejmostem patří možnost sledovat jednotlivé varianty, komplety či balení zásob, stanovování minimálních či maximálních limitů položek, vytváření uživatelských ceníků včetně různých systémů individuálních či obratových slev apod. K nadstandardním funkcím tohoto modulu patří komfortní rozpočítávání vedlejších nákladů spojených s pořízením zásob, možnost rezervovat vybrané položky zásob či vyskladnit položku i bez znalosti pořizovací ceny s možností vyskladnění doúčtovat dodatečně.

Obr. 3: Základní modul Sklad slouží především k evidenci zásob zboží a materiálu. K přednostem patří komfortní rozpočítávání vedlejších nákladů spojených s pořízením zásob, snadné vytváření slev vázaných na kategorie produktů či odběratele nebo vytváření ceníků. V případě potřeby lze zakoupit další moduly sloužící k řízení výroby.

Velmi příjemně se také pracuje s odlišením variant prostřednictvím strukturovaných klíčů. Této volby je vhodné využít například u zásob, u nichž chceme doplnit u dané varianty položky zásob více než jedno upřesnění (zadávané textově nebo z definovaného seznamu). Modul lze navíc napojit i na systém elektronického obchodu. V návaznosti na předmět činnosti uživatele lze využít i další moduly, jako je například Výroba.
V oblasti zúčtovacích vztahů systém umožňuje přehlednou evidenci pohledávek a závazků z obchodního styku, včetně daňových dobropisů a vrubopisů či zálohových dokladů, méně propracován je však již systém vzájemného zápočtu pohledávek a závazků. Částečně systém podporuje výpočet daňových povinností podnikatele, z daňových přiznání lze v systému přímo sestavit přiznání k DPH a formulář Intrastat.
Daňové přiznání k dani z příjmů fyzických, respektive právnických osob sice přímo v programu vytvořit nelze, nicméně program alespoň disponuje nástroji k rychlému vyčíslení odčitatelných a připočitatelných položek z jednotlivých modulů, například z rozdílu daňových a účetních odpisů a daňových a účetních zůstatkových cen při vyřazení. Vytvořená daňová přiznání lze rovněž přes doplněk Elektronická podání podat finančnímu úřadu, případně potřebné výkazy podat správě sociálního zabezpečení.

Obr. 4: Modul Dlouhodobý majetek přehledně odděluje účetní a daňový pohled na tuto skupinu aktiv. Dobře je řešena i otázka zanesení účetních případů souvisejících s pořízením, technickým zhodnocováním či vyřazením majetku do účetního deníku.

Úkolovník

Tato funkce byla již zmíněna v rámci modulu účetnictví. Prostřednictvím úkolovníku lze zadávat úkoly i jiným uživatelům ekonomického systému a lze rovněž kontrolovat jejich dodržování, stejně jako úkoly od jiných osob přijímat. Kromě záznamů vytvářených přihlášenými uživateli jsou ale zároveň do toho modulu automaticky generovány určité povinnosti. Jako příklad lze uvést vyskladnění položky zásob ze skladu, jejíž pořizovací cena nebyla dosud přesně známa a následné systémem vygenerování povinnosti v budoucnu doplnit ocenění.

Výroba

Jak již bylo řečeno v úvodu, pro systém Altus Vario jsou k dispozici dva moduly pro řízení výroby. První řešení je vlastní modul Výroba sloužící pro jednoduché řízení výrobních zakázek malého rozsahu. Umožňuje definovat materiál pro výrobek, shromáždit požadavky na materiál, vydat materiál ze skladu a naskladnit hotové výrobky do skladu.
Pro výrobní podniky s vyššími požadavky je určeno partnerské řešení Výroba Asepo od společnosti Asepo SW. Jde o soubor modulů, které tvoří komplexní systém pro automatizaci technické přípravy a plánování a řízení výroby. Jde především o moduly:

Plánování a řízení výroby – tvoří spolu s moduly Zakázky a Sklad (materiálové hospodářství) logistickou část systému. Nastavení modulu není závislé na průmyslovém odvětví. Procesy lze do značné míry přizpůsobit specifickým provozním požadavkům, což se týká zejména zohlednění různých výrobních strategií, od zakázkové kusové výroby přes výrobu dávkovou, sériovou až po výrobu velkosériovou.
Plánování výroby CRP (nekonkurenční) – v této skupině funkcí dochází k plánování a koordinaci výroby na jednodušší úrovni. Úzká vazba na informační systém modulu Zakázky zajišťuje flexibilní a konzistentní přístup k plánování ve všech oblastech týkajících se zásobování materiálem a vytěžování disponibilních kapacit.
Plánování výroby ATP (do omezených zdrojů) – pomocí typu plánování ATP máme možnost přesně simulovat a hodnotit situaci v budoucích potřebách a zásobách. Toto simulační plánování lze provádět nezávisle na operativním plánu výroby. K dispozici pro toto plánování máme veškerá kmenová data operativního plánu. Při tomto dlouhodobém simulačním plánování lze kontrolovat disponibilitu přiřazených zdrojů a tvořit předpovědi pro nákup surovin a controlling zásob. Takto vytvořený a otestovaný plán lze porovnávat s plánem operativním, případně jej lze do operativního plánu kopírovat.
Výrobní kalkulace – kalkulace nákladů výroby je zajištěna vazbami kmenových dat modulu Plánování a řízení výroby na modul Sklad. Je tak zabezpečeno provádění efektivního a flexibilního stanovení nákladů na jednotlivé polotovary a hotové výrobky.
Plánování spotřeby materiálu – na základě primárních potřeb jsou vygenerovány požadavky pro jednotlivé komponenty vcházející do produkovaného výrobku. Ke všem těmto potřebám jsou vygenerované plánované zakázky na objednávku nakupovaných materiálů.
Kapacitní bilance – tato skupina funkcí zajišťuje na všech úrovních plánování přehled o požadavcích na kapacity zdrojů (pracovišť), případně jejich skupin tak, aby bylo možné zasahovat do průběhu jednotlivých zakázek a pružně řešit problematiku úzkých míst ve výrobě.
Dílenské řízení a evidence výroby – v této skupině úloh obsahuje výrobní zakázka údaje jako termíny, náklady a zdroje (tj. kapacity strojů a lidí, výrobní pomůcky a nástroje, materiál a dokumentaci). K dispozici jsou funkce pro postupné uvolňování výrobních zakázek s kontrolou disponibility materiálů, výrobních zdrojů a přípravků, dále tisk výrobních dokladů pro zjednodušené zpětné hlášení a odvádění vyrobených produktů a polotovarů do skladů a v neposlední řadě také řešení zmetků vznikajících ve výrobním procesu.
Informační systém výroby – informační systém výroby umožňuje analýzu a monitorování průběhu výrobního procesu, sledování stavu výrobních zakázek, naběhlých nákladů a dodržování termínů.
Kmenová data výroby – tato skupina funkcí popisuje výrobky, výrobní procesy a zdroje potřebné pro realizaci výroby. Součástí je široká škála funkčností včetně průřezového klasifikačního systému, systému správy dokumentace a propojení na CAD systémy.

Obr. 4: V modulu faktur jsou přehledně odděleny vydané faktury a dobropisy, zálohové faktury a daňové doklady k zálohám. Přes nabídku Agenda lze u vybraných dokladů jednoduše proplácet faktury, dobropisovat, vystavovat daňové doklady k zálohám či vystavovat penalizační faktury nebo upomínky. Kliknutím na jméno firmy se uživatel propojí s adresářem, v němž může být evidována řada důležitých obchodních i marketingových informací.

Verze a doplňky

Systém Altus Vario 12 je dostupný ve dvou základních verzích podle typu serveru (databáze). Jde o verzi Vario Office a Vario SQL Office. Cena systému závisí především na požadovaných modulech a počtu uživatelů. Zájemce si může zakoupit pevné licence dle maximálního počtu uživatelů či plovoucí licence omezující počet současně pracujících uživatelů.
Existuje ale i několik zvýhodněných start-up verzí, jejichž cena odvisí od maximálního počtu vystavených či zpracovaných dokladů (počty zápisů v jednotlivých agendách se nesčítají, rozhoduje nejrozsáhlejší agenda). Uživatelé (např. živnostníci) s minimem dokladů mohou využít i bezplatnou verzi Vario Free Office, která je omezena počtem sto záznamů v jedné agendě a tisíc celkových řádků v deníku. Pokud tuto hranici překročíte, můžete na potřebnou vyšší verzi vždy jednoduše přejít zadáním zakoupeného registračního čísla. Mohou tak postupně přejít na verze Vario Start (do tří set dokladů), Vario Small Ofiice (do tisíce dokladů) a Vario Business (do dvou tisíc dokladů).
Účetní a daňové kanceláře a daňoví poradci stejně jako podnikatelé v oblasti IT mohou rovněž využít koupě pro ně speciálně zvýhodněné verze programu.
Pro základní představu o ceně vhodné varianty programu může zájemce vyplnit na webových stránkách www.vario.cz elektronický formulář s parametry, jako je počet zpracovávaných případů v dané agendě, počet zaměstnanců, souběžně pracujících uživatelů či jiných parametrů pro orientační zjištění vhodné verze a její ceny.

Shrnutí a hodnocení

Systém Altus Vario představuje zdařilý, uživatelsky příjemný informační systém vhodný především pro menší firmy. Za jeho hlavní přednosti považuji ergonomické parametry, vyrovnanou kvalitu jednotlivých modulů a jeho otevřenost k dalšímu přizpůsobení potřebám účetní jednotky a schopnost růstu s růstem velikosti podniku či jeho předmětu činnosti.

Patrik Svoboda

Na co se zaměřit při výběru ERP?

Výmluvy, proč nový ERP "nefunguje"

Proč neodkládat inovaci ERP