V rychle se měnícím světě technologií není lehké se orientovat při výběru ekonomického informačního systému pro správu základních firemních procesů. V současnosti má nějaký ERP snad už každá společnost. Podle dostupných průzkumů řada z nich přitom řeší jejich obměnu.

Aktuálními důvody pro nasazení nového systému je zejména lepší integrace a další zautomatizování základních procesů ve firmě. Tak systémy pomáhají zvýšit efektivitu, zjednodušit procesy, přinést úspory na činnost či výrobu a zároveň snížit zátěž jednotlivých složek společnosti rutinními chody a umožnit jim posun k více pestrým a kreativním činnostem.

Podnikové systémy sladí činnosti

Jedním z hlavních aspektů moderních ERP systémů je výhoda jednoho integrovaného systému proti systémům, které jsou roztříštěné (zvláštní systém na každou jednu podnikovou činnost – plánování zdrojů, plánování výroby, docházkový systém, evidence obchodních a podnikových procesů atd.). Integrované ERP řešení umožňuje všechny tyto činnosti sladit vzájemně tak, že do sebe zapadá plánování nákupu materiálu, řízení lidských zdrojů pracujících s tímto materiálem, ale třeba i řízení logistického řetězce a tím pádem dochází k úspoře nákladů na skladování výrobků. Integrované systémy navíc umožňují i jednotný pohled na všechny aspekty podniku a podávají přehled o všech činnostech podniku, či přispívají ke sladění jednotlivých divizí a zároveň uchovávají všechna podniková data.

Důležitou součástí je zároveň i vysoká míra zabezpečení, která by měla pro takový systém být samozřejmostí a zároveň nabídnout i možnost řízení rolí v podniku – tedy kdo ke kterým datům může přistupovat a v jaké úrovni práv, zda je může pouze číst či má mít i možnost různé manipulace s daty. ERP ale také zároveň řeší i finanční stránku celého podniku jako je fakturace a mzdová agenda. Informační systém tedy přináší jednoznačnou výhody, které lze shrnout do následujících bodů.

Výhody ERP systémů:

1. Integrace – dobře zvolený ERP systém umí velmi dobře integrovat podnikové procesy. Aby toto splňoval, je nutné, aby byl integrován napříč podnikem a byl součástí všech procesů v podniku probíhajících od úplně prvního kontaktu se zákazníkem, dále pak přes plánování, výrobu či dodávku služeb/materiálu, personálního plánování až po následnou distribuci a ekonomickou stránku jako je fakturace.
2. Zvýšení produktivity – automatizace rutinních procesů zvyšuje efektivitu a snižuje náklady. Díky vhodnému ERP systému se část provozu podniku stává automatizovaný, čímž se snižuje riziko chyb, a naopak se zvyšuje rychlost realizace jednotlivých procesů. Zároveň poskytuje prostor pro zvýšení celkové výkonnosti, protože nasazením ERP systému napříč firmou dochází k omezení duplicity dat, snižuje se dublované vykonávání činností a celkově se zvyšuje výkonnost firmy.
3. Reporting – na základě kompletní analýzy celé firmy je možné snadno odhalit možnosti ke zlepšení kvality či výkonnosti. Dobrý ERP systém zároveň umožňuje vytvářet manažerské reporty, stejně jako provádět analýzu výkonu celé společnosti, vytvářet finanční přehledy či prediktivní analýzy, které pomáhají při plánování výroby.
4. Integrace – kvalitní ERP systém umožňuje plnou integraci dodavatelsko-odběratelského řetězce. Zajistí vstupy pro výrobu či poskytování služeb a distribuci zákazníkům v rámci logistického řetězce společnosti.

Komplexní nebo modulární verze

Na ERP systém bude mít každá firma jiné nároky. Jiné požadavky na něj bude mít společnost o 100 zaměstnancích působících na lokálním trhnu, jiné obrovský výrobní podnik zaměstnávající tisíce lidí a poskytující své výrobky pro celý svět se čtyřmi výrobními podniky na třech různých kontinentech a desítkami zastoupení po celém světě. Proto je nutné si důkladně rozmyslet, k čemu bude ERP systém sloužit, jak velká společnost jej plánuje nasadit a jaká je vidina rozvoje podniku. Je do důležité pro rozvahu o tom, zda nasadit najednou komplexní systém či jít spíše cestou modulárního řešení a ten v rámci rozšiřování působnosti podniku postupně doplňovat o další moduly.

Další aspekty, které je nutné při výběru sledovat jsou důvody, proč podnik uvažuje o nasazení ERP systému, vnitřní provoz podniku a skryté problémy. Velkou roli hraje také pořizovací cena a provozní náklady. Po tomto zvážení se někomu jako vhodnější může jevit on-premise řešení, někomu zase cloudové. V neposlední řadě je nutné definovat funkcionality, kvalitu provedení a odladění systému, správný postup pro realizaci nasazení systému a dbát se musí i na přívětivost rozhraní pro koncové uživatele.

Konzultační firma pomůže vyjasnit nároky

Důvodem vedoucí podnik k tomu, že uvažuje o nasazení či výměnu ERP systému bývá často nekonzistentnost dat pro reporting a jejich složité získávání z jednotlivých, často různě roztříštěných systémů a neúměrná administrativní zátěž pracovníků při jejich získávání. Dost často zaměstnanci nemají do všech systémů přístup například, když zaměstnanec controllingu nemá přístup do personální agendy, a musí potřebná data požadovat po ostatních složkách společnosti. Dalším aspekt může být nedostatečný výkon či vybavenost stávajícího ERP řešení a nutnost jeho inovace či výměny. U zákazníků se lze také často setkat s problémy se stávajícími dodavateli, jejich neochotou připravit, nebo upravit stávající řešení nebo toto řešení přizpůsobit, ale za neúměrně vysoké náklady.

Mnoho firem také zároveň neumí dobře rozpoznat či odhalit vnitřní problémy a upravit procesy či připravit vhodnější vstupní data pro systém. Tento zřetel je velmi dobře řešitelný externí konzultační firmou, která má firemní nadhled a je schopná takováto slabá místa odhalit. Stejně tak je schopná poradit, zda se investice do ERP systému za stávajících podmínek vyplatí, případně jaká je doba její návratnosti.

Investice na dlouhou dobu

Každý finanční ředitel se děsí nákladů. ERP není pouze o pořizovací ceně, kterou firma zaplatí za konzultační služby a nasazení ERP systému, ale zároveň je potřeba počítat s cenou, která se bude odvádět v rámci servisních poplatků a licencí. Kalkulovat se musí i případnými investicemi do budoucna za případné rozšíření či úpravu systému a také cenou, která je nezbytná pro samotný provoz EPR systému – tedy zda podnik bude provozovat systém v cloudu a platit tak cloudové služby, nebo zvolí on-premise řešení, a bude řešit náklady na chlazení a spotřebu energií přímo v podniku.

Správně nadefinované požadavky na ERP systém, dobře provedená analytická část a zároveň kvalitně nadefinované propojení jednotlivých složek společnosti výrazně zvyšují kvalitu celého provedení i umožňují významné snížení nákladů, protože umožňují jasně vydefinovat pracnost a tím i cenu za současného snížení nákladů na vícepráce a nutné úpravy systému.

Uživatelům musí systém především vyhovovat

Posledním a z hlediska využívání a smysluplnosti takovéhoto systému asi nejdůležitějším aspektem je uživatelská přívětivost systému, jeho jednoduchost na ovládání a celková funkčnost. Jednou z nich je flexibilita úprav pro koncové uživatele, tedy moment, kdy současné řešení, vzhled či funkcionality nevyhovují a dodavatel požadované úpravy obratem doplní či zajistí potřebný modul. Dobrý ERP by měl navíc nabídnout uživatelské přizpůsobení – potřebné moduly a funkcionality budou z pohledu controlingu jiné než z pohledu plánování výroby, a když si je budou moci navolit pomocí Drag & Drop, je to určitě pro uživatele užitečnější než měsíc čekat na úpravu od programátora.

Samozřejmostí je i možnost snadné úpravy a doplnění potřebných funkcionalit do probíhajících procesů včetně jejich nadefinování. Velké usnadnění je také při tvorbě reportů a výsledkových sestav, kdy si uživatelé jsou schopní nadefinovat vzhled a obsah reportu do předvolených funkcionalit a takto definované sestavy realizovat jedním klikem na myš.

Informační systém jako ideální nástroj pro řízení zakázek

I přes to, že výběr ERP systému či přechod na nový je vždy spojen s mnoha riziky a otázkami, jako je nutnost vyjasnění proč vlastně ERP systém chceme, kolik to bude stát na investicích a kolik na provozu, zda on-premise nebo cloudové řešení, modulové nebo komplexní řešení či vzhled a užitečnost pro koncového uživatele. Z hlediska zjednodušení jeho práce je odborně nasazený, správně nadefinovaný, léty provozu ověřený a vyladěný ERP systém velkou pomocí pro každou společnost.

Pavel Markalous Autor článku je analytikem ve společnosti ARBES Technologies.

< Předchozí		Další >