Informační systém KARAT u výrobce špičkových odlitků Prague Casting Services

Vývoj podnikové informatiky společnosti Prague Casting Services je úzce spjat se změnami vlastnické struktury a jejím začleněním do koncernu Walter Group. Ten používal „velké systémy“, jako jsou Oracle Financials, Avalon, Elanor, i2, a nástupnická organizace koncernu je zabezpečovala pro řízení Prague Casting Services až do poloviny roku 2009. Vzhledem k tomu, že se chystalo ukončení této spolupráce, bylo nutné ve velmi krátkém čase vybrat a nasadit informační systém, který by pokryl veškeré potřeby samostatné Prague Casting Services.

„Chtěli jsme opět používat informační systém, který by pokryl a propojil většinu procesů uvnitř firmy. Proto jsme se rozhodli vybrat komplexní ERP řešení, nikoliv dílčí aplikace, které by bylo nutné následně integrovat. Vzhledem k našim zkušenostem s Oracle a i2 jsme rovněž chtěli nasadit řešení, které by bylo funkčně a technologicky vyspělé, avšak s výrazně lepším poměrem ceny a kvality,“ komentuje požadavky na nový systém Petr Šída, vedoucí úseku informatika a logistika.

Specifika výběrového řízení

V prvním čtvrtletí roku 2009 bylo proto uskutečněno výběrové řízení, v němž zvítězil informační systém KARAT. Ten uspěl jak proti světové konkurenci, tak proti řešením tuzemské provenience. Výběrové řízení probíhalo ve dvou kolech. V první fázi odpovědní pracovníci oslovili se zadávací dokumentací dodavatele osmi aplikací. Z doručených nabídek pak vybrali tři nejlepší a jejich autory pozvali k prezentacím. Následovaly referenční návštěvy, jichž se u zákazníků všech tří finalistů uskutečnilo hned několik, a poté vypracování upravených nabídek.

„V prvním kole jsme vyřazovali uchazeče z několika důvodů. Jejich systém byl buď příliš drahý, nebo nebyl schopný pokrýt námi požadované procesy, popřípadě by jeho zavádění trvalo příliš dlouho. Ve druhém kole jsme pak posuzovali kvalitu funkcionality a poměr ceny a kvality celkového řešení,“ hodnotí výběr systému Petr Šída.

„Prvořadé je, aby výběr a implementace systému měly podporu vedení společnosti. Vedoucí pracovníci musejí firmu dobře znát a umět promítnout tyto znalosti do požadavků na systém a dodavatele. V neposlední řadě musejí umět vybrat odpovídající řešitelský tým a přidělit mu adekvátní kompetence,“ shrnuje své zkušenosti Petr Kocián, ředitel a předseda představenstva společnosti.

Systém byl zaveden za tři měsíce

Implementační projekt, který realizovala společnost KARAT Solution, byl zahájen na konci dubna 2009 předimplementační analýzou. Během úvodních tří týdnů byly zanalyzovány podnikové procesy a zpracovány požadavky uživatelů na údaje číselníků. Vzhledem k velmi krátkému času na přípravnou fázi byla procesní analýza provedena jen rámcově, detailní prvky a náměty na zlepšení se do procesů a systému zapracovávaly až později, což však nebránilo předání systému do ostrého provozu a jeho rutinnímu používání.

Po analýze následovala příprava dat, rozbor a porovnání datových struktur, exporty a importy. Celý tento proces byl poměrně náročný, neboť bylo nutné zajistit migraci ze tří odlišných systémů do jednoho. Po čtyřech týdnech práce s daty následovala školení koncových uživatelů, která se podařilo úspěšně zvládnout za dva týdny. Na začátku července pak mohl být systém předán do ostrého provozu, tedy v souladu s plánovaným časovým harmonogramem.

Kritické faktory úspěchu

Během rekordně krátké doby se podařilo nasadit téměř vše, co firma potřebovala k zajištění svého chodu. KARAT pokryl veškerou ekonomickou, účetní a personální agendu, skladové hospodářství a odvádění výroby. Systém odvádění byl přitom krátce po implementaci ještě vylepšen o čárové kódy. Některé dílčí funkcionality, jako podpora manažerského rozhodování modulem Manažer a workflow, byly odloženy na později.

Petr Šída k tomu uvádí: „Podílel jsem se na zavádění již třetího informačního systému a musím konstatovat, že rozhodující pro úspěch projektu jsou lidé, jejich znalosti, kompetence a podpora vedení společnosti. Vzhledem k tomu, že jsme požadovali velmi rychlou implementaci systému KARAT, bylo nutné celý projekt řídit direktivně tak, aby byly dodrženy veškeré milníky harmonogramu.“

„Při rychlé implementaci považuji za velmi důležitou spolupráci dodavatele na přípravě školicích materiálů. Proto mohu v těchto případech doporučit každé společnosti více investovat do školicího procesu včetně uživatelských manuálů, z nichž pak lidé mohou čerpat při své každodenní práci se systémem,“ dodává Petr Šída.

Co bychom příště udělali lépe

„Pokud bychom na implementační projekt měli více času a mohli si dovolit řešit pokrytí a integraci procesů do detailu včetně plánování a řízení výroby, které nás ještě čeká, pak bych bezesporu preferoval méně direktivní vedení projektu a zaměřil bych se více na pozitivní motivaci lidí,“ dodává Petr Kocián.

„V žádném případě bychom ze zkušenosti nepodcenili přípravu smluvního zajištění projektu. Smlouvy je potřeba doladit do nejmenšího detailu, a to jak z hlediska implementace, rutinního provozu, tak především servisní podpory. Tomu jsme i přes časovou tíseň věnovali maximální úsilí a mohu říci, že se nám to vyplatilo. Podařilo se nám tak nejenom eliminovat třecí plochy, ale také přesně specifikovat obsah a rozsah projektu. Dodavatel tedy přesně ví, co a za kolik od něj požadujeme,“ uzavírá svá doporučení Petr Kocián.

Přínosy implementace

Hlavním přínosem projektu je bezesporu zajištění chodu firmy i po ukončení poskytování IT služeb bývalého koncernu. K tomu významně přispěla rychlá implementace informačního systému a jím úspěšně zajištěné pokrytí klíčových podnikových procesů.

Dále se podařilo učinit pořádek v podnikových datech, který je viditelný zejména ve skladovém hospodářství. Stávající transakční systém představuje dobrý základ pro jeho doplnění o moduly podporující plánování výroby. Ve druhé polovině roku 2010 nasazuje Prague Casting Services modul Gantt, který umožní plánování podle materiálových požadavků, do neomezených i omezených kapacit.

„Důležitým přínosem je možnost vidět dispozice materiálu v delším časovém horizontu jako podklad pro komunikaci s dodavateli. Umožní nám mimo jiné predikovat objednávky a realizovat plánované kalkulace. V konečném důsledku nám lepší plánování celé výroby a navazujících logistických procesů dovolí zkracovat termíny dodávek, a posílit tak naši konkurenční výhodu,“ uzavírá Petr Kocián.