V podnikovém řízení je dnes často skloňováno slovo proces. Je kladen stále větší důraz na procesní řízení, analýzu a optimalizaci podnikových procesů, což samozřejmě klade nové požadavky i na podnikové informační systémy. ERP systémy ale doposud byly orientovány především na transakce. Jak se s novým trendem vypořádali jednotliví dodavatelé ERP systémů na českém trhu?
Zeptali jsme se jich:

Jaké funkce a vlastnosti by podle vás měl ERP systém mít, aby mohl být účinným nástrojem procesního řízení? Jakým způsobem je procesní řízení podporováno ve vašich produktech? Jak je ve vašem ERP systému řešena například podpora workflow, sledování výkonnosti procesů, automatizace rutinních procesů apod.
Co si myslíte o využití procesního modelu při vlastní implementaci informačního systému, a pokud tento přístup využíváte, jaké mají různé varianty výhody a nevýhody – na co si mají zákazníci dát pozor?

Martin Jirmann, člen představenstva Abra Software

V prvé řadě musí mít o vlastních procesech jasno samotná firma. Neříkám, že je nutné před implementací ERP systému provádět rozsáhlou procesní analýzu, ale je třeba výborně znát (a mít popsané) jednotlivé procesy a vazby mezi nimi, protože nikdy to není o samostatných procesech. ERP systém pak musí poskytovat podporu v každém jednotlivém kroku procesu, musí hlídat nejen kvalitu vstupních dat, ale také musí umět správně navrhnout přechod do dalšího kroku po splnění definovaných podmínek. Systém musí automaticky uživatele celým procesem vést, musí hlídat splnění dílčích úkolů a musí podporovat automatizaci všude, kde to má smysl.V systému Abra je procesní řízení řešeno speciálním modulem workflow, který umožňuje navrhnout libovolnou strukturu procesu, v příslušných krocích propojit proces s konkrétními daty uloženými v libovolných agendách informačního systému, připojovat libovolné dokumenty jako přílohy procesu (v případě jejich úprav evidovat jejich starší verze), definovat interakci s vlastníkem procesu i s jinými pracovníky (například při schválení dokumentu) a samozřejmě řeší automatické předávání úkolů mezi jednotlivými účastníky procesu.
Systém musí automaticky uživatele celým procesem vést, musí hlídat splnění dílčích úkolů a musí podporovat automatizaci všude, kde to má smysl.

Milan Pastorčák, vedoucí projektů, Altec

Využívání procesního modelu při implementaci informačního systému se stalo trendem posledních let. Stále více zákazníků vnímá implementaci ERP systému jako příležitost zrevidovat a upravit své podnikové procesy. Řada ERP systémů, včetně IFS Aplikací, nabízí nástroj, ve kterém je možné procesní modely podniku zpracovávat a provázat je s jednotlivými funkcemi aplikace. V rámci implementace si je však potřeba uvědomit, že zpracování procesního modelu může být pouze jednou z částí vlastní implementace a že v žádném případě nemůže plně nahradit dokumenty a činnosti s implementací související. Znám případy, kdy přílišná orientace na procesní řešení vedla k opomenutí ostatních problematik při implementaci a došlo ke značným skluzům v celkovém řešení.
Zpracování procesního modelu je pouze jednou z částí implementace a nemůže plně nahradit dokumenty a činnosti s implementací související.

Michal Pasák, PR manažer, J.K.R.

To základní je schopnost kvalitního systému nasát know-how firmy. Je důležité věnovat velkou pozornost už úvodní fázi implementace ERP systému. Správný partner na vás bude klást nároky při analýze vašich procesů a činností, protože tento moment je ideální čas na zpřesnění firemních procesů. Systém se pak musí přizpůsobit, tak aby pracoval pro vás. ERP systémy třídy Byznys obsahují samozřejmě modul Workflow, který slouží uživatelům jako nástroj automatizace podnikových procesů nebo jejich částí, během nichž se přenáší úkoly, příkazy či informace z jednoho účastníka procesu na jeho přímé následovníky. Hlavními přínosy jsou zpřehlednění a jednoznačná definice rutinního sledu činností, minimalizace chyb během procesu (díky zautomatizovaní sledu činností se minimalizuje hrozba selhání lidského faktoru), razantní snížení provozních nákladů (díky zautomatizování sledu činností si modul Workflow převezme část povinností po administrativě společnosti), porovnání plánu se skutečností (porovnání časové náročnosti a vytížení pracovníků) a v neposlední řadě jednoznačné určení odpovědnosti při nedodržení termínu.Správný partner na vás bude klást nároky při analýze vašich procesů a činností.Vlastní implementace informačního systému je ukázkový příklad pro procesní řízení. Pokud vezmeme v úvahu, že celá implementace systému se skládá z několika fází, které jsou časově ohraničeny, dále je do projektu zapojeno mnoho lidí, a navíc je třeba dodržet termíny pro jednotlivé body implementace, je žádoucí, aby vše bylo nějakým způsobem zastřešeno. Ovšem důležité je, aby si zákazník na počátečních jednáních dobře rozvrhnul harmonogram celé implementace, dle svých možností.

Marek Kučera, výkonný ředitel, K2 atmitec

Naše společnost klade vysoký důraz na procesní zpracování implementace informačního systému. Prakticky každého nového klienta zpracováváme procesně. Zákazník má možnost výběru z bohaté nabídky připravených, a tedy standardně řešených procesů. Při tomto způsobu práce získává klient nejen možnost využít našich rozsáhlých zkušeností, ale rovněž se více sbližuje svět, ve kterém se uživatelé každodenně pohybují, s odborným světem IT. Krátce řečeno, připravená definice procesů umožňuje jednoduše skloubit jazyk a potřeby uživatele s jazykem a způsobem vnímaní IT profesionálů. V neposlední řadě umožňuje procesně orientovaná implementace měřit výkonnost jednotlivých procesů. Jelikož naše aplikace jako podpůrný modul přímo na své úrovni integruje workflow systém s detailní deskriptivní, grafickou i funkční definicí procesů, je nasnadě, jaký je náš názor na existenci podpory řízení procesů v ERP systému. Naší představou je skutečně plně funkční řešení obsahující propojený svět procesů a ERP. Proto jsme vyvinuli workflow modul pro naše zákazníky.
Připravená definice procesů umožňuje jednoduše skloubit jazyk a potřeby uživatele s jazykem a způsobem vnímaní IT profesionálů. Vzhledem k velmi vysokému stupni propojenosti jednotlivých funkcí bez nutnosti existence propojovacího rozhraní na jiný externí systém můžeme o takovéto symbióze hrdě konstatovat, že je velmi efektivní. Obdobně jako u tvorby projektu implementace procesním způsobem máme pro zákazníky připraveny šablony workflow procesů. Samozřejmostí je pak možnost tyto procesy upravovat, popřípadě definovat své vlastní s příslušnou vazbou na chování systému jako celku. Logickým vyústění workflow modulu je přímá podpora celého systému jakosti, který je sám procesně orientovaný a mnohdy ve společnostech stojí „tak trochu“ stranou.

Miroslav Tichoň, project manager, Karat Software

Zákazníci požadují dokonalejší výrobky a kvalitnější služby, nabídka převyšuje poptávku, trh tlačí na ceny, klesají marže. Jak uspět, když se vše zrychluje? Proto se firmy snaží zjednodušovat a napřimovat procesy a nedělat zbytečné činnosti. To jim umožňuje lépe spolupracovat a spojovat síly se svými odběrateli a dodavateli. Zjistily, že je výhodnější podělit se o práci i odměnu. Úkolem poskytovatelů informačních technologií je dodat systémy, které podporují tento přirozený a jednoduchý princip. Funkční uspořádání s divizemi, středisky a direktivním způsobem řízení se zákonitě brání principům, na kterých stojí procesní řízení. Je to logické, každá změna „bolí“. Implementace procesního řízení je proto spíše otázkou filozofickou a strategickou. Sám informační systém procesní řízení ve firmě nezařídí, ale může hodně pomoci.
Implementaci vždy začínáme analýzou a návrhem. Většinou provádíme procesní analýzu. Má-li zákazník zájem, můžeme společně vyčíslit přínosy a návratnost zavedení nového informačního systému. Zvláště vyzrálejším firmám to přináší zajímavé výsledky. Někteří naši klienti pomocí systému Karat měří výkonnost firemních procesů. Jednou z nich je například PX firma roku 2007 Beneš a Lát, která vyrábí přesné odlitky z hlíníku a zinku a z plastů lisuje přesné technické díly a hračky pro děti i „tatínky“.
Sám informační systém procesní řízení ve firmě nezařídí, ale může hodně pomoci. S podporou IS Karat se snažíme zákazníkům pomoci řídit klíčové aktivity v rámci procesů. Máme k tomu řadu nástrojů a funkcí, například Workflow, Event Manager, manažerská nadstavba, internetový obchod, odvádění výroby v reálném čase, pokročilé plánování výroby typu APS, otevřenost apod. Do IS Karat se snažíme integrovat funkce a produkty, které našim zákazníkům usnadňují sdílet informace s odběrateli a dodavateli, spořit jejich čas, zkracovat dodací lhůty, snižovat náklady a zvyšovat kvalitu. Zda se nám to daří, to je otázka spíše pro naše zákazníky.

Eva Matysková, vedoucí týmu analytiků Helios Green

Proces ve firmě chápeme jako kontinuální předávání informací v čase z role na roli. Aby ERP proces v tomto smyslu podporoval, musí být informace v něm uložené a zpracovávané jeho funkcionalitami jednoznačně návazné. Systém nesmí mít ve své funkci mezery, kvůli nimž by bylo nutné některé informace uprostřed procesu ručně přepsat. Každá role ve firmě má odpovědnost za zpracování konkrétní informace určitým způsobem a v daném čase. Tento proces bývá v ERP systémech podpořen automatickým posunováním – workflow.
Veškerá data tedy systém eviduje pouze jednou a z nich se pak vytvářejí nová data prostřednictvím funkcionalit systému. Každá funkcionalita může být zařazena do konkrétního procesu, který si firma definuje dle svých potřeb. Definice procesu může být pak doplněna vytvořením grafického návrhu ve Visiu.Systém nesmí mít ve své funkci mezery, kvůli nimž by bylo nutné některé informace uprostřed procesu ručně přepsat.Procesní model při implementaci systémů Helios využíváme a považujeme jej za ideální způsob. Jeho výhodou je, že se takto vyloučí možnost zapomenutí některé činnosti „uprostřed dění“, jejíž absence v procesu by jej narušila.

Pavel Šlesingr, specialista divize Microsoft Dynamics, Microsoft

Podnikový informační systém, o kterém můžeme říci, že je procesně orientován, by měl především podporovat workflow a být zaměřen na konkrétní roli uživatele. Takový ERP systém pak dokáže velmi účinně podpořit a zefektivnit práci všech jeho uživatelů. V systémech Microsoft Dynamics najdete obojí. Propracované workflow umožňuje správně nastavit všechny podnikové procesy. Orientace uživatelského rozhraní na roli zaměstnance zase výrazně zjednodušuje jeho práci se systémem. Pro vyhodnocení procesů jsou využívány nástroje business intelligence, které prostupují celým systémem a pomocí scorecardů poskytují okamžitý přehled o stavu nejen podnikových procesů. Při implementaci našich systémů se postupuje podle implementační metodiky Sure Step, která není pouhým metodickým pokynem, jak implementovat, ale tvoří ji vzájemně provázaná skupina nástrojů určená k řízení projektů, správě dokumentace, modelování procesů, konfiguraci systému a migraci dat.
Informační systém, který je procesně orientován, by měl především podporovat workflow a být zaměřen na konkrétní roli uživatele. Všechny tyto nástroje jsou propojeny s produkty Microsoft Dynamics, a umožňují tak partnerským společnostem zvládnout implementaci rychle, efektivně, a hlavně úspěšně.

Vladimír Bartoš, manažer podpory prodeje, Minerva Česká republika

V Minervě nechápeme procesy jako něco nového v podnikovém řízení, ale pracujeme s nimi již několik let. Přesto je pravda, že až v posledních letech přibyla k procesnímu pojetí v námi implementovaném systému QAD Enterprise Applications nová dimenze – grafická podpora procesů. Lze tedy říci, že dnes provádíme implementaci ve všech stádiích procesně zaměřenou: prezentace ukazuje průchod zakázky systémem po procesech, od prodeje přes plánování, nákup a výrobu až po dopad do financí. Studie proveditelnosti má procesní strukturu – vede to k lepšímu chápání souvislostí a k návrhu směřujícímu k vyšší efektivitě. Implementace probíhá po procesech. Výsledkem je podrobně popsané řešení procesů v systému QAD a v modeleru procesů QAD probíhají i grafické návrhy. Uživatelské prostředí systému QAD je využívá k navigaci uživatelů při jejich každodenní práci. Usnadňuje to školení nových lidí a podporuje to globální vnímání fungování firmy.Doporučuji odlišit procesy, které přinášejí firmě přidanou hodnotu, od podpůrných a doplňkových.Při poptávání informačního systému a navrhování procesů je však nutné dobře pracovat s prioritami. Doporučuji odlišit procesy, které přinášejí firmě přidanou hodnotu od podpůrných a doplňkových. Implementovat všechny procesy se stejnou prioritou způsobuje špatné využití dostupných zdrojů a nižší efekt z implementace při rostoucích nákladech na ni.

Petr Moravec, ředitel společnosti, OR-Next

Slovo „proces“ se v poslední době stává určitým módním zaklínadlem v oblasti podnikových informačních systémů. Bohužel je často používáno nesprávně, či minimálně nevhodně. Jsem přesvědčen, že to, aby daný informační systém byl procesně orientován, musí být již v jeho „genové“ výbavě prvky procesního řízení, tj. musí být již při jeho návrhu a základním vývoji. Procesní řízení tak musí být duší celého informačního systému, ne pouze jakousi nadstavbou nad standardním ERP systémem. Společnost OR-Next dodává dvě ERP řešení – informační systém QI a informační systému Lawson M3. Obě řešení, ač určená do jiných tržních segmentů, jsou plně v souladu s procesním řízením, tzn. je v nich mimo jiné plná podpora sledování firemních procesů a činností, komplexní řešení workflow, možnost definice KPI ukazatelů a jejich sledování atd. Samotné řešení je však vždy závislé na potřebách a požadavcích konkrétního zákazníka.Procesní řízení tak musí být duší celého informačního systému, ne pouze jakousi nadstavbou.Bez používání procesního modelu při vlastní implementaci informačního systému je dle mého názoru taková implementace prakticky odsouzena k neúspěchu, a to v současné době i u relativně malých implementací. Zvládnutí procesu implementace v definovaných termínech a cenách je v současné době klíčovou výzvou pro IT firmy a používání osvědčeného procesního modelu nám takovou výzvu umožňuje naplňovat.

Zajímala by vás vyjádření IT dodavatelů k jiné otázce? Pošlete nám svoje náměty na adresu redakce: Tato emailová adresa je chráněna před spamboty, abyste ji viděli, povolte JavaScript . Rádi další anketu rozšíříme či upravíme podle vašich námětů. Ve svých návrzích ale prosím zohledněte, zda je dané téma uchopitelné formou ankety.