I když by bylo velkou chybou orientovat se při výběru ERP řešení pouze na cenu, je to jistě jedno ze základních kritérií každého výběrového řízení. Kolik ale stojí ERP systém? Odpověď na tuto zdánlivě jednoduchou otázku vůbec není tak jednoduchá. Dodavatelé používají různé licenční modely, velkou část nákladů na pořízení ERP systému tvoří náklad na nezbytné analýzy procesů, implementaci systému a jeho přizpůsobení podmínkám konkrétního zákazníka. Z hlediska celkových nákladů na užívání systému samozřejmě hraje roli i cena souvisejících služeb, bez kterých se provoz ERP systémů neobejde. Na čem se tedy dá při pořízení ERP systému ušetřit, a co se naopak prodraží? A jak se k otázkám ceny ERP systému staví jednotliví dodavatelé na českém trhu?

Jaké cenové modely a možnosti financování používáte pro licencování a údržbu vašeho ERP systému?

Martin Jirmann, člen představenstva Abra Software

Tím hlavním faktorem ovlivňujícím cenu implementace není ani tak počet uživatelů systému, ten určuje zejména cenu licence, ale především rozmanitost vnitropodnikových procesů. Cena implementace v malé firmě se třiceti uživateli, se složitými procesy a rozsáhlými požadavky na automatizaci může být vyšší než implementace v obchodní firmě s jednoduchými procesy se dvěma sty uživateli. Dále ovlivňuje cenu datová integrace ERP s jinými specializovanými systémy. Náklady na provoz systému ovlivňuje cena maintenance, existence (respektive neexistence) vlastního IT oddělení ve firmě a také dynamika vnitřních změn ve firmě (nebo změn okolního prostředí), které vyžadují přizpůsobování ERP novým potřebám.
Hlavním faktorem ovlivňujícím cenu implementace je především rozmanitost podnikových procesů.
Pokud jde o skryté náklady, považujeme za velmi neetické, když zjistíme, že konkurenční nabídka vědomě neobsahuje například školení (které spotřebuje i třetinu rozpočtu na nasazení systému). Implementace je často „zredukovaná“ na pár dní konzultanta, přestože je každému od začátku jasné, že finále bude několikanásobně vyšší. V nabídkách totiž bývá krásná klauzule typu „služby nad rámec tohoto rozsahu se účtují dle aktuálního ceníku“. Takovéhle praktiky jsou pro nás naprosto nepřijatelné, přestože to často bývá náš handicap oproti konkurenci.
Model licencování systému Abra vychází z počtu konkurenčních uživatelů. Cena maintenance, která se může platit ročně, nebo měsíčně, se počítá procentem z ceny licence a neovlivňuje ji například cena zakázkových úprav nebo implementace.

Milan Pastorčák, vedoucí projektů, Altec

Naše společnost se vždy snaží svým zákazníkům navrhnout řešení tak, aby vždy vyhovovalo po stránce funkční a zároveň nebylo zbytečně nákladné. Při úvodních analýzách se snažíme vybrat moduly aplikace, určit počet licencí a najít optimální hardware, tak abychom byli zákazníkovi schopni nabídnout přesně to, co pro svoje podnikání potřebuje, a za minimální možnou cenu.

Velkou položku při pořízení ERP tvoří cena následné údržby.
Velkou položku při pořízení ERP tvoří cena následné údržby. Ta se ve většině případů odvíjí od ceny licencí a v konečném důsledku během několika let cenu licencí může značně převýšit. Z tohoto důvodu by si zákazník měl kromě primární investice uvědomit i náklady způsobené údržbou systému a případným přechodem na novou verzi, a to v horizontu pěti až sedmi let.

Filip Myška, customer account manager, Epicor Software Czech

Již před samotným zahájením výběru ERP systému by měla přijít otázka, co by nový systém měl přinést, jakým způsobem se v budoucnu může rozvíjet společnost, do které je nasazen, a jak samotné změny budou ovlivňovat potřebné funkcionality. Vítězem by se pak měl stát takový systém, který bezpečně pokryje všechny aktuální potřeby a zároveň dokáže se společností růst. Většina ERP poskytovatelů již v úvodní fázi jednání bude schopna se zákazníkem projít jeho procesy, analyzovat je a navrhnout adekvátní funkcionalitu k jejich pokrytí. Při hledání konkrétního řešení je stěžejní komunikace poskytovatele a zákazníka, důkladná analýza a následně použitá implementační metodologie. Pokud něco „zaskřípe“, mohou se objevit funkce, které zákazník požadoval, ale poskytovatel je nezohlednil, což vede ke změně rozsahu implementace i ceny licence.

Posun termínu nasazení systému do živého provozu může zákazníkovi přinést dodatečné náklady.
Dalším faktorem, který může být opomíjen, jsou samotní uživatelé. Pokud jsou jednoduché procesy, mohou být i školení poměrně rychlá, ale pokud se jedná o procesy složitější, pak se může školení i několikrát opakovat, což v závěru ovlivní cenu implementace. Samozřejmostí je důkladné plánování jednotlivých kroků, tak aby nedošlo ke zbytečným zdržením, kdy posun termínu přechodu do živého provozu může zákazníkovi výrazně zatížit byznys. Z dlouhodobého hlediska je důležitá maintenance (servisní poplatek), jaké služby v ní jsou zahrnuty, zda je případný upgrade licence zdarma apod. Například pokud je zákazníkem obchodní společnost, je v dnešní době internetu nasnadě rozšířit ERP o internetový obchod. Pak by se zákazník měl orientovat na poskytovatele, který ve svém portfoliu e-shop má, neboť případná integrace může opět výrazně navýšit náklady.

Michal Pasák, PR manažer, J.K.R.

Základní cena implementace je stanovována dle konfigurace celého systému. Tato cena může být ovlivněna požadavky zákazníka na uživatelské úpravy systému. Náklady na provoz nejvíce ovlivní špatná komunikace mezi zákazníkem a dodavatelem během úvodní „předimplementační“ fáze, jelikož zde se stanovují jednotlivé kroky implementace, a tedy to, co má ERP systém splňovat. Dle našich zkušeností se jako nejvíce skryté náklady ukazují právě uživatelské úpravy. Zákazník si vybere ERP systém, který je zdánlivě nejlevnější, ale ve výsledku zaplatí za dané řešení mnohem více, jelikož onen „poctivý“ dodavatel sice uvedl, že jeho systém dané požadavky splňuje, ale už se jaksi zapomněl zmínit, že nikoliv v základu, a tím pádem se většina požadavků zákazníka bude muset řešit nestandardně a zákazník si je také nestandardně zaplatí.
Náklady na provoz nejvíce ovlivní špatná komunikace mezi zákazníkem a dodavatelem během úvodní „předimplementační“ fáze.
Licencování systému je řešeno dle pojmenovaných přístupů do vybraných modulů. (ERP systémy třídy Byznys jsou modulové, to znamená, že si zákazník vybere moduly, které bude využívat, a stanový počet pojmenovaných uživatelů do každého z nich). Údržba systému je první rok zdarma (doba záruky), poté je zákazníkovi nabídnuta smlouva o údržbě ve výši maximálně dvacet procent z ceny licence.
Pro financování lze využít, kromě splátkového harmonogramu J.K.R, také úvěru společnosti Essox, dotačního financování ze zdrojů strukturálních fondů Evropské unie a financování prostřednictvím IBM Česká republika.

Marek Kučera, výkonný ředitel K2 atmitec

Otázka ceny ERP je častým tématem diskusí. V tomto bodě bych z hlediska doporučení postupoval od konce. Pro výběr dodavatele bych stanovil nejlépe na základě referencí podmínku, jak se podařilo implementační společnosti dodržet kontrahovanou cenu implementace vzhledem k jejímu rozsahu.
Dle mého názoru je klíčovým faktorem správná definice rozsahu implementace, tedy potřeb zákazníka, jejich správná formulace (srozumitelná zákazníkovi) a zodpovědné stanovení ceny. Tuto cenu vzhledem k definovanému rozsahu naše společnost dále považuje za neměnnou bez ohledu na oblíbené „nepředpokládané“ situace, které se během implementace vynoří.

Cenu vzhledem k definovanému rozsahu považujeme za neměnnou bez ohledu na oblíbené „nepředpokládané“ situace.
Celkově pak mají zákazníci tendenci podcenit etapu odborné přípravy zaměstnanců (školení a certifikace) a dále část implementace týkající se pilotního provozu. Pilotní provoz považujeme za milník, který má velmi hluboce otestovat připravenost celého řešení pro praktické použití.

Martin Šimek, manažer partnerské sítě Helios Green

Cenu implementace nejvíce ovlivňuje kvalita projektové dokumentace. Tedy čím je projektová dokumentace lepší, tím je stanovená cena přesnější. Cena je však ovlivněna také dodatečnými požadavky zákazníka, které jsou nad rámec projektové dokumentace. Svou roli samozřejmě hrají i různé nadstandardní funkcionality a úpravy na míru zákazníka. Naopak zbytečným vícenákladům v počátcích provozu se při implementaci systémů Helios dokážeme vyhnout důkladným proškolením zaměstnanců zákaznické firmy, a to od úrovně správce systému až po koncové uživatele systému. Co se týče nákladů na provoz a údržbu, v případě systémů Helios existuje standardní poplatek, který je navýšen pouze o údržbu související se speciálními funkcionalitami na objednávku zákazníka.

Zbytečným vícenákladům v počátcích provozu se dokážeme vyhnout důkladným proškolením zaměstnanců zákazníka.
K nákladům, které mohou být zákazníkem opomenuty a pak přijímány s údivem, patří například fakt, že informační systém potřebuje určité technologické zázemí nebo že vzniknou požadavky i na určité člověkohodiny na straně zákazníka, například v souvislosti s převodem dat do nového systému nebo se školením koncových uživatelů. Náklady může navýšit i nedůsledné popsání firemních procesů zákazníkem.

Pavel Šlesingr, specialista divize Microsoft Dynamics, Microsoft

Cena implementace ERP řešení je nejvíce ovlivněna množstvím změn provedených v systému oproti standardu. Což je vlastně i nákladová položka, která může zůstat dlouho skryta. Zákazník by měl mít ještě před implementací přesnou představu o tom, které podnikové procesy chce pomocí ERP systému řešit a do jaké hloubky. Poté by měla následovat analýza ukazující, které procesy zvolený ERP systém pokrývá, a které naopak bude nutno přizpůsobit včetně odhadované pracnosti úprav. Při takto jasně stanovených podkladech by nemělo dojít k nepříjemným překvapením v podobě dodatečných víceprací nad rámec původního rozpočtu.
Cena implementace ERP řešení je nejvíce ovlivněna množstvím změn provedených v systému oproti standardu.Základní cenový model produktů Microsoft Dynamics vychází z počtu současně pracujících uživatelů. Cena za jednoho uživatele je pak stanovena na základě zvolené edice. Ty se od sebe liší obsaženou funkcionalitou.

Alena Pribišová, vedoucí marketingu, Minerva Česká republika

Jednou z nejdůležitějších fází projektu je jeho přípravná fáze, která představuje předimplementační studii daného projektu. V kvalitně vypracované studii je odhalena většina potřebných customizací a cena implementace je známá již z této studie. Dalším faktorem je kvalita realizačního týmu, který se skládá z členů dodavatele a zákazníka. Cenu ovlivňuje, je-li realizační tým na obou stranách kvalitní a přistupuje k projektu s vysokou prioritou a zodpovědně, včetně managementu zákazníka. Pokud se ve studii podcení potřebná customizace a tento fakt je zjištěn až při modelování procesů, může dojít k navýšení rozpočtu. Náklady na provozování systému se odráží v nákladech na údržbu. Přitom přínosy, které zákazník z maintenance dostává, se u různých ERP systémů mohou výrazně lišit.

Cenu ovlivňuje, zda realizační tým na obou stranách přistupuje k projektu s vysokou prioritou a zodpovědně, včetně managementu zákazníka.
Minerva nabízí svým zákazníkům několik způsobů financování. Jednou z možností je pronájem licencí, s tím spojenou maintenance nabízíme formou splátek. Další podobou financování podnikového systému může být služba outsourcing. Minerva dokáže také pomoci při procesu čerpání dotací z EU na ICT projekty.

Petr Moravec, ředitel OR-Next

Klíčovým faktorem ceny implementace ERP řešení je schopnost definice rozsahu implementovaného řešení, a to jak na straně dodavatele, tak na straně zákazníka. Vedle toho jsou samozřejmě dalšími klíčovými faktory součinnost zákazníka, zkušenosti klíčových uživatelů na straně zákazníka a zkušenosti konzultantů na straně dodavatele. Paradoxně nepovažuji za klíčový faktor ovlivňující celkovou cenu implementace samotný konkrétní ERP systém.

Za klíčový faktor ovlivňující celkovou cenu implementace nepovažuji cenu samotného ERP systému.
Z našich dlouholetých zkušeností musím říci, že za nejvíce opomíjené nákladové položky při implementaci ERP systému považuji interní náklady na straně zákazníka (náklady a čas klíčových uživatelů, vedoucího projektu i managementu) a náklady na řízení rizik projektu. Nicméně za posledních pár let došlo k výraznému zlepšení ve vnímání celkových nákladů takového projektu a řada zákazníků je již schopna uvažovat i v dimenzích skrytých nákladů.